原文载《浙江档案》1992年第9期第44-46页，图片除署名外均来源于网络
在美国，总统是国家的元首，是联邦政府的首脑。总统形成的档案文件当然是具有重要意义的。可是，在一个相当长的时期内却没有得到应有的重视，对总统的档案文件没有统一的归档管理办法。从美国首任总统乔治·华盛顿起，就带头未向联邦政府移交自己在公务活动中形成的档案文件，从而造成了以后历届总统档案文件的散失和遭受损坏。但是，华盛顿本人对自己形成的档案文件是非常重视的。
18世纪50年代，年轻的华盛顿决定到英国军队里去做事，1753年就任弗吉尼亚州志愿兵少校。他在参加对法军和印第安人的战争中，立了功，晋升为上校，却没有能够在英国军队中获得什么地位。这段指挥作战的经历，使他能在十余年后的美国独立战争中去指挥抗击英军。他作为大陆军队的总司令，长达8年之久，他获得了极高的荣誉。接着，战争结束了。1783年，华盛顿辞去总司令的职务，又成为芒特弗农的普通公民，而他所获得的崇高声誉是永世不衰的。
颇有远见的华盛顿清楚地意识到，他在工作中形成的档案文件，对于历史研究，对于子孙后代都是具有重要意义的。在独立战争中，他远离家乡转战各地。他的堂兄伦德·华盛顿一直负责为他照管原籍芒特弗农的各项事务。1775年8月20日，他在给伦德的信中写道：“我简直不能想象，邓莫尔伯爵的行动会如此迟缓，而没有去我的家乡抓住我的夫人以进行报复。……如果有这方面的迹象，我请求你设法把她和我的档案文件护送到亚历山德里山亚或其他的安全地点。”在危急的时刻，把档案文件看得与自己的妻子同等重要，这是难能可贵的。
这里所说的档案文件，都是他离开芒特弗农去指挥独立战争之前形成并保存下来的。主要包括两部分：一部分是他在农场、贸易和土地经营等方面活动中形成的。这是他自己生存历史的详细记录。他写的日记，记录了每天谁来谁往，记录了芒特弗农逐日的天气。他每年都记录下来在什么时候，在什么地方，种植何种作物，怎样耕作，怎样进行田间管理，怎样收获，如何组织安排的。
他精心制作的会计帐簿，详细记载了他自己和夫人、两个孩子的对外往来帐目。在与英国商人往来的订货单上，经常列有成百上千的项目，有时是他自己写下的，有时是重抄上的，然后又记在帐簿上。还有关于奴隶的、购买图书、杂物的清单。档案文件的内容还涉及磨粉作坊、养鱼塘、纺织作坊，这些都是他经营活动的分类帐目。另一部分，是他在对法国和印第安人战争中，作为弗吉尼亚志愿兵指挥员时的大量书信集。上述这两部分档案文件终于没有被英军掠去。华盛顿的总管家堂兄还是尽职尽责，协助华盛顿夫人把它们安全转移了。
就在华盛顿为自己家乡弗吉尼亚的档案文件的安全焦虑不安时，他也开始考虑如何管理和保存自己任总司令期间迅速增多的各种文件了。1776年7月，华盛顿预料豪伯爵会袭击纽约，就把涉及波士顿战役的有关文件从纽约运送到费城的国会以求安全保管。他很快发现，自己和参谋部需要经常查阅这些文件，又不得不命令将它们运回来。此后，直到1781年，他的习惯做法是命令警卫人员将全部档案文件带在身边，随他转战各地，以便于随时随地查阅利用。
1781年，他认为自己的军事文件仍然处于零乱状态，不能达到随时可供利用的程度。这年4月4日，他从位于纽约的纽堡的总司令部写信给国会主席，要求加强保管这些珍贵文件，希望配备专门人员来帮助整理和复制这些文件。国会迅速予以批准。华盛顿于1781年5月25日任命纽约律师理查德·瓦利克来主管此事，同时委任了3位秘书。他们要按照华盛顿的指示，将文件进行分类、登记、排列和装订，包括他的全部命令、指示和信件。这些都要进行誊录，制出副本，包括华盛顿指挥战争的会议记录，但不誊录别人写给他的信件。
这项工作花费了两年时间。在华盛顿的严格督促下，任务顺利完成。档案整理得统一、美观，副本书写间隔相同，字迹清晰工整，索引完备齐全，便于查阅。瓦利克还必须向华盛顿总司令送回档案文件的原件，并正确进行摘要和科学的整理，这些原始文件和副本通通属于华盛顿本人。但是，他在1782年曾经宣称：“这些档案文件是掌握在我手中的神圣不可侵犯的公共财富。”
华盛顿一直与瓦利克保持着密切的联系，瓦利克经常写信汇报工作进展情况。这项工作进行了两年多之后，即1783年8月，瓦利克和他的3个秘书已将当时所有的文件制成副本，共有28册：给国会的信件6册；给他的官兵的命令与信件14册；给地方官员的信件4册；给外国人士的信件1册；战事会议记录2册；他个人的私人信件1册。瓦利克完成任务之后，于1783年12月返回自己的律师事务所。而华盛顿也离开纽约转赴费城、安纳波利斯和芒特弗农等地，同时将全部档案文件及一些图书资料运回自己的家中。
在回到芒特弗农之后，大约在1786年，他开始审阅自己22-26岁时形成的档案文件，即从1754年末到1758年结束他作为上校统领弗吉尼亚志愿兵对法国和印第安人作战期间形成的命令、报告和信件。这些本来已誊录了副本，这次重新审阅发现了许多缺点：不易理解的结构，语法错误和拼写错误等。这位革命英雄就来修改青年时代所写的材料。及至后来，在他离开总统岗位之后，他又一次审阅那些材料，而且继续进行删节、增补和替换，修改完毕之后，他再请人重新制作副本。作为原始历史记录的档案文件，有些就这样被华盛顿本人加以修改增删了。不论他的动机是什么，他对原来文件上的词句进行修改，有时就会造成原意的变化，或者改变了原来强调的重点，改变了原来的语气。这样也给后来他的文件、信件汇集的编纂者和利用这些材料的历史学家带来一定的麻烦。
其实，华盛顿早期形成的档案文件可能显示出他在某些方面的年幼无知和天真无邪，也许会降低那些遗产的价值，但却使后来的子子孙孙看到，他们的国父离自己如此的近。早期文件中的缺点，无损于华盛顿作为军事指挥家、作为首任总统的光辉形象。
华盛顿对自己所形成的档案文件是相当重视的。但在独立战争之前，他仅仅是把自己写的涉及经商和军事方面的信件进行复制，并保存别人写给自己的信件。到1784年，即他从军队回到芒特弗农之后不久，他聘请了一位私人秘书，为他保管所有的信件和文件材料。其结果是，战后年代绝大部分的个人来往信件得以完好地保存下来。
1797年，华盛顿总统任期已满，他将离开总统岗位。他指示秘书们将新总统到职后所需要的文件留下，其他绝大部分档案文件都装箱运回自己的家乡，秘密地保藏在自己的庄园里。这就开创了一个先例，一个不妥当的先例。华盛顿之后的每位总统都效仿他的做法，在离任时带走全部档案文件，而按其遗嘱可以出售、转送和销毁。
在一生中最后的两年里，华盛顿经常考虑他的数量浩繁的军事、行政和私人的文件，当然包括总统任期内的文件。他曾谈到过要在家乡修建一所房子，专门供安全存贮这些档案文件。这个愿望没能实现。在1799年12月4日弥留之际，他仍然念念不忘自己的档案文件。他的秘书托拜厄斯·科尔加回忆说：“我回到他的床前握住他的手。他对我说：‘我感觉我要走了。我的呼吸很困难，不能持久。我从一开始就相信，这次的病是致命的。请你务必将我全部的档案文件、信件整理出来，还要整理我的帐簿和图书。你比谁都熟悉它们。’”6小时后，华盛顿离开了人世。
华盛顿为其后代保存起来的档案文件后来怎么样了？以后发生了什么事？由于他将那些档案文件视为私人财富，没有向联邦政府移交，由于没有建立专门的机构加以妥善保管，有许多文件逐渐散失了。只是由于许多历史学家的重视和呼吁，从他逝世到1904年，其大部分档案文件已通过各种方式存在美国国会图书馆。这些情况在1964年多萝西·伊顿编辑出版的《乔治·华盛顿文件索引》一书中，已有权威性的说明。
更好地利用和保存这些档案文件的方式之一是编纂文件汇集。华盛顿文集不同版本的连续出现，受到历史学家和华盛顿的崇拜者的热烈欢迎。在19世纪30年代，美国文献编纂工作的先驱斯帕克斯就开始汇编华盛顿文集，一直到20世纪30年代有约翰·菲茨帕特克编纂的文集。20世纪60年代末，在一大批历史学家的敦促下，弗吉尼亚州大学决定发起编辑一套现代版的华盛顿文集。同时进行编辑的还有杰斐逊、汉密尔顿、亚当斯、麦迪逊、富兰克林等人的文集。这项工作得到全国历史出版物和文件委员会的大力支持。1969年在主编唐纳德·杰克逊、副主编多萝西·图伊格的指导下，在夏洛茨维尔成立了编辑部办事机构。开始主要是继续寻找华盛顿的文件和信件，并收集他的手稿照相副本，进行编目，结果成绩相当不错。他们从国家档案馆和国会图书馆，以及马萨诸塞州和宾夕法尼亚州的历史协会，找到了成百件的手稿。他们还从国内300多个单位，国外70处查阅出10万件材料。此后每月总有五、六次从一些手稿拥有者，特别是一些手稿收藏家和书商那里，寄来华盛顿文件的副本，其中一次竟然有一件从来未被人知的信件手稿。这项工作得到了广大民众的支持。
从1976年到1979年，夏洛茨维尔出版了带有详细注释的6卷版的《乔治·华盛顿日记》。1981年又出版了《总统议事录：1793-1797》。这两套书对编辑《乔治·华盛顿文集》的准备工作大有裨益。因为华盛顿对外联系广泛，拥有数量极其庞大的来往信件，对其进行研究、编辑、出版，显然是一项艰巨的任务。有了上述两套书就可以顺利地查找出一些人名和事件的有关情况。
大家知道，华盛顿的一生可以划分为几个不同的阶段，从事着不同的工作，如庄园主、志愿兵上校、革命军总司令、制宪会议主席、首任总统等。他所形成的档案文件，也同样分别属于这些不同的阶段。编辑部决定，为了满足不同的需要和兴趣的读者，将《文集》分为以下不同的文件系列进行编辑出版。第一，《殖民地文件系列》，18卷。第二，《革命战争文件系列》，3卷。第三，《邦联政府文件系列》(1783-1788)，2卷。第四，《总统文件系列》，3卷。《文集》的每卷都附有索引，每一《文件系列》都有累积索引，检索非常方便。
乔治·华盛顿一贯重视收集、保管和整理自己在各项工作中形成的档案文件、来往信件、日记等，这是应当予以肯定的。这在他生活的那个时代也是难能可贵的。但他没有注意保持这些历史真迹的原貌，他曾多次谨慎地润饰年轻时所写下的文件和信件。这种心血来潮的任性确实给后来的档案学家和历史学家带来不少的麻烦，要花费许多时间和精力去校对，去考证，去加以注释说明。
那时，根据英国的传统，一般的惯例是，公务人员在工作中形成的档案文件属于他们的私人财产。华盛顿也把全部档案文件运回芒特弗农自己的庄园。这就开创了先例，从而造成以后历任总统形成的档案文件大量散失和损毁的严重后果。直到19世纪末，国会图书馆增设手稿部，才开始广泛征集历任总统的文件和手稿。这种状况才有所改善。从罗斯福倡导创建总统图书馆以后，特别是1955年国会通过了《总统图书馆法》，明确规定总统的档案文件必须移交给国家档案馆，待该总统图书馆建成后再运回集中保管。这样，总统档案文件的归属问题终于解决。
华盛顿档案文件的收集保管、归属私人所有、大量散失、重新征集、编辑出版的全过程，不仅为美国档案工作，而且也为档案学家和历史学家提供了宝贵的经验教训。
参考文献：
1. 唐汝信：美国总统图书馆的诞生，《天津档案》1991年第3期。
2. W. W. Abbot: “An Uncommon Awareness of Self: The Papers of George Washington”, 载于Prologue Quarterly of the National Archives Vol. 21, No.1
3. 黄绍湘：《美国通史简编》，人民出版社，1979年第1版。
