本篇主要说这个QuotationTool这个自动化脚本能解决我们什么问题。
代码地址：https://gitee.com/duyang2903/quotationTools

为什么要有自动化脚本

售前工作中的痛点

我们售前工程师天天都离不开与报价表格打交道，比如说给客户报价，做竞争分析，投标等等，这些都需要使用报价表格。可以说如果能快速的处理好一份报价表格，可以省50%的时间。

通常，我们做报价的方式是在NHCT（我司的在线配置器）完成每一套设备的详细配置，然后导出成Excel，再进行后续的处理。

然而NHCT会严格按照配置规则来，比如说48口的交换机只能配48块光模块，但是有的时候，我们可能会需要多几块光模块，在线配置器就不能修改了，所以我们极有可能还需要在导出来的Excel上进行再处理

但是问题就来，每份报价表格光处理表格的时间就占了整个时间的50%甚至更高，有人说咋可能？不信你想想，改完了以后，需要调公式吧、需要改颜色吧、甚至还要按照标书的要求进行行列的变换，最最关键的是，还需要检查一下公式对了对吧。报错了一个价格，可是我们自己背锅啊……

可以说，前线人员天天加班基本上就是因为这个表格的问题。这点在我负责的金融行业尤为明显。

招商银行、平安科技等公司，他们都有自己的一套采购模板，要求我们每次报价的时候都转换成模板的格式。而且这两家公司都有框架标，也就是需要我们把公司所有的设备、配件、板卡列成统一的表格，这里面当然会涉及到大量的表格调整，简直是苦不堪言

所以如果能有一种自动化的工具可以帮助我们把日常表格调整工作给搞定了，那么省下来的时间不就是我们自己的的呢？

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是否值得做

上面分析了，调整表格式是每天逃不了的工作任务，按照一天7份大大小小的配置来说，调整格式的时间可能就会花一个下午的时间，直接占了我们工作时间的一半。

而且因为每次要调整的格式其实都是差不多的，所以写一个自动化脚本是非常值得的，同时领导也比较喜欢我们自己去搞一些脚本来提升工作效率。

所以我趁着下班时间和周末时间（独身在深圳的好处），前前后后用了一个多月的时间把代码写了出来，后面就是不断的加功能和debug。

自动化脚本能带来那些好处

使用这个自动化脚本可以带来那些好处呢？

• 避免我们陷入重复的调格式等机械工作中，减少加班

• 可以将更多的时间用于创造性的工作里面，比如研究解决方案、行业趋势等

• 可以提升50%以上的工作效率，按照每天节省3小时算，一年可以节省750个工作时

• 避免报价中常见的低级错误，比如总价算错了，小计错了等

• 可以自动生成下单模板，提升下单效率，减少出错

为了更直观的感受一下这个工具的魅力，我们先看看原始的表格有什么样的缺点

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原始表格的缺点

下图是我司NHCT导出来的一个报价单，大家可以看看存在那些问题

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首先我们来说价格明细页的问题。

• 存在大量的无用的部分。

  图里面用方框画出来的部分都是冗余的，毫无意义的。

  也许你会说没关系，将就着来呗。

  但是我们投一个标，可能里面的配件都有上百行，经常会看得眼花缭乱。

• 没有单套设备的数量，只有总数量，极不便于核对
  

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  这一点是我非常不能忍受的，输出的Excel只有总的数量，但是往往我们要核对的就是单套设备的数量。比如这张表格里面，我们有2套机器，每套设备含有16条内存，最后只会显示，而不是显示每套设备里面含有多少内存条。核对起来非常不便。

• 不能批量修改折扣

  
  
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  明细页里面不能批量修改折扣，非常不便。

接下来，我们看一下导航页的问题。

• 导航页不能链接到明细页中，而且如果修改了明细页，汇总页不会同步更新。

  
  
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  如果是投个比较大规模的表，可能明细页就有上百行，翻起来就特别的痛苦，这个时候，汇总页就比较清晰明了了，但是官方的表格不能链接到明细页，而且修改了明细页还不能同步更新，使用起来非常不便。

• 还有就是没有占比，这样不能看出项目中占比最大的是哪个部分。

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最后是散件页

散件页没有把同类项合并起来，所以也没有办法知道某种散件在整个项目中的占比。

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这是一个非常常见的需求。

比如说现在一个300万左右的项目，我们想看一下里面是哪些散件占比最多，然后为它申请一个特别的折扣。

如果只使用公司的模板的话，需要使用透视表，然后各种分析。非常的麻烦。

总的来说，原始的表格最大的问题就是不够灵活，需要手动修改的部分太多，无法很好的辅助决策

那么这个自动化脚本做了哪些改进呢？

主要做到了什么事？

首先是明细页的变化

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• 去掉页面上大量的冗余信息，我们只关注最关键的部分。

• 加上单套数量。

• 可以批量修改折扣

然后是导航页和散件页

• 加上统计信息。在投标、做竞争分析的时候，我们经常需要看某一散件占总价的多少
  

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• 加上导航页。投一个大型的标，可能散件都有200行，如果只有明细页，则找起来特别麻烦，所以我专门做一个目录页，可以快速索引到每一套设备里面。

  
  
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另外可以自动生成PMS（销售管理系统）上传模板，方便我们下单。

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最关键的是，如果修改了表格，只需要再运行一次，里面的格式以及这些增加的Sheet还会再次出现。非常的方便。

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对我们有什么样的价值

总的来说这个自动化小工具可以

• 提供工作效率50%以上，我们可以把时间花在更多更有价值的事上

• 可以对每一个Site或者散件进行占比分析，辅助我们决策

• 表格修改以后，只需再次运行即可，避免低级错误

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