有句广告语叫做“×××××，简约而不简单”，简约和简单，一字之差却是两种状态。对照大多数人的工作状态，现状往往是低效而忙乱，那么怎么才能实现高效忙碌而不是忙乱呢？
1. 大事小情，划分类别
我们梳理下几种情况：
- 事情１：后天要开项目评审会了，别人提供的材料不全，内容也不充分
- 事情２：领导临时交办要查个资料，催着你要结果
- 事情３：下个月项目要结题，觉得要保证节点任务好多，困难好大
- 事情４：过几天要报账了，一堆发票还没贴
- ……
有没有种似曾相识的感觉，每天忙活起来无非就是这几类事情，按照一般时间管理划分象限的方法，事情可分为重要紧急、不重要紧急、重要不紧急、不重要不紧急四种，各对应到一个象限。按道理讲，我们每天忙乱处理的事情总能找到对应的象限，那么该如何归类这些事情呢，很多即使知道四象限分法的人也未必知道这一点。这四类事情分为两个维度：紧急程度和重要程度，紧急程度根据可支配时间及工作量确定，重要程度的判断则依据的是个人价值观，这个说法有点大，但的确如此，个人价值观是对个人工作的定位和自己工作目标的描述。
比如，对自己而言，作为项目负责人把项目做好，掌握更全面更深入的的业务知识，具备强大的综合管理能力进而获得晋升是个人的价值观，一切工作行为的判断方式就是围绕这个价值观开展。所以，上面例子中事情1和3，做好项目是自己的核心工作，事情1时间节点马上就到，所以需要优先处理，列为重要紧急；事情3还有较多时间完成，列为重要但不紧急；事情2和事情4虽然不符合自己核心价值观，但都必须要做，尤其是事情2领导交办自然是大事，所以列为不重要但紧急，事情4贴发票不过个把小时，时间节点未到，列为不重要不紧急。
2. 讲究策略，应对分类
当各个事情不再一锅粥，各自有了分类，我们便能采取不同的策略来应对。通常来说，只要是紧急的事情就应该马上着手开始准备，对于重要的事情要认真准备。特别说的是每个人的工作重点应该是重要但不紧急的事情，碰到紧急的事情可以随时中断这个过程，去完成紧急的事情，尤其是那些不需要费太对精力就能处理的紧急事情。如果重要不紧急的事情处理不当这些事情就会变成重要且紧急的事情。
处理不重要不紧急的事情，首先应想到是不是可以甩给别人去做，如果推不出去则自己可以寻找闲暇时间、碎片时间去做，比如贴发票的事情完全可以在工作累了时开展权当休息。
3. 重点突破，分解目标
理想情况下，我们大部分的时间应该用来解决重要但不紧急的事情，但这样的事情往往不是一下子就能解决的，往往会有老虎吃天无从下口的感觉，只是觉得好大的任务，好重要的任务，但就是不知道具体该干什么。化解这种问题最有效的方法是将“项目”（大的任务）分解，好的分解过程会形成相对具体的“行动”。个人通常做法是在白纸上涂鸦，嘴里开启碎碎念模式，要实现Ａ是不是需要Ｂ和Ｃ两个条件，最好Ｄ也具备，先做这个还是先做那个，相当于是个头脑风暴。有了基本样子后马上在思维导图软件里敲出来，敲的过程是个梳理的过程、是个将行动描述更准确的过程。这样，便明确了具体行动，从而解决了老虎从哪下口的问题。同时结合个人感受，这种方法还会有两个好处：一是可以做到心中有数，相比不分解目标边干边看的方式简直有种一览众山小all in control的感觉；二是可以减少后续工作过程中的焦虑感，避免总是觉得工作压力大的状况。
4. 掌握技巧，事倍功半
知易行难，工作中执行行动过程中，往往会发生各种各样的事情打乱我们的节奏和进程，掌握和总结一些技巧对于提高工作效率大有帮助，这些技巧好用与否就看是否有助于过程专注，因为只有专注才能产生高效率。
- 凡事先放inbox
为自己建立个收集箱，来了事情一股脑放进去，后面统一整理或者利用碎片时间整理，好处是减少对当前正在专注的工作的影响。有一类事情是例外，一两分钟能解决的马上解决，比如别人送个文件签个字，在电脑上找个文件等。 - 牢记帕累托法则
帕累托法则已深入人心，花80%的精力在最核心的20%事情上是值得的。不要因为核心问题难度大就绕着走，如果能完全绕开便不是核心问题，一定要有佛挡杀佛的气概去搬走工作路上最大的石头。 - 记录时间设定奖赏
保持长时间专注是不可能的，除非像打游戏那种能够获得及时反馈的事情，相信每个人从工作中都不能获得那种及时反馈感觉吧，所以只要在一个时间段内比如40分钟内保持专注就可以了。用本子或手机记录下自己的时间吧，或者用番茄时钟25分钟的方法，有助于提高专注程度。时间截止了给自己个奖赏是个正反馈的过程，有助于开始下个专注周期，所以还应该及时给自己个奖赏。 - 别人甩来的包袱先别接
工作中相互协作是很正常的事情，别人甩过来需要你完成的工作时应该集中精力想落实需要哪些条件，哪些需要他事先给出，如果不满足不要接，否则会面对接下来再去找人家要条件的问题，与其这样不如不接。 - 安排工作或者被安排工作牢记要求
不管是给别人安排工作还是被别人安排工作，都要想到有哪些要求最好同事情一并提出，不要分成两个过程，那样大家都浪费时间。比如，一件事情至少要有时间进度要求，工作标准要求等。
熟知了这些事情，至少能够帮助大家找到前进的方向，最终实现忙碌而不忙乱。最后推荐一个工具和一本书：doit.im（个人使用心得：http://www.jianshu.com/p/11e2533f551b）；《小强升职记》（https://book.douban.com/subject/3558629/）。
