远程办公如果没有在团队成员之间约定一致的流程和工具, 可能会增加团队成员之间的合作摩擦, 降低团队的工作效率. 我根据自己的经验, 总结了团队远程协作时, 需要约定的一些流程, 以及需要准备的工具.
- 站会
- 任务计划看板
- 知识共享和保存工具
- 视频会议工具
1. 站会
远程办公期间, 交流的频率相较在办公室要低很多. 所以要约定几个固定的时间开会进行交流. 开发团队每天有两个固定的会议点进行交流:
a. 早上的站会. 站会时团队中每名成员更新自己昨天完成的工作, 正在进行的工作以及即将进行的工作. 如果工作被一些事情延误或者block, 需要在此时说明, 因为站会是难得的团队中所有人都在的场合, 可以更快协调相关工作.
b. 下午的代码审查, 这是开发们参与的一个会议. 大家会一起审查每个人今天完成的代码, 并提出自己的意见. 这样做, 第一可以规范代码质量. 第二可以让开发们明白彼此正在做什么. 其他角色的团队, 可以根据自己的情况, 约定一个时间进行回顾性会议.
2. 任务计划看板
团队需要有一个所有人能看到的任务计划看板. 市面上也有很多这样的工具, 其中出现频率最高的一款免费工具, 就是Trello (https://trello.com/)
. 使用Trello, 可以为每个Task创建一张卡(Card), 并根据Task的状态, 将它挪动到不同的列. 下图中, 有Backlog, ToDo, Doing, Done 几列.
每张卡可以详细描述任务, 并添加评论.
在线或者离线的Excel表格也可以作为简易的任务计划看板, 但是不管使用何种工具, 首先要保证团队成员可以随时访问最新的任务计划看板.
在站会时, 大家可以使用这样的任务看板, 帮助理解目前各任务的状态.
其实任务计划看板不只是远程办公时需要使用, 在日常工作中, 它也是很重要的在团队内对齐项目进度的工具.
3. 知识共享和保存工具
团队内部的业务知识需要被及时的共享和保存. 与任务计划看板相似, 知识共享和保存工具也不应该只用于远程工作, 而是在日常工作中就使用起来, 一个好的工具, 可以让远程工作时的摩擦更少.
一般在线文档编辑器都可以作为知识共享的工具. 只是在易用性上有所差别. 同时由于业务知识一般属于不能对外暴露的信息, 所以最好是使用公司允许的, 或者与公司软件生态有关的在线文档编辑器.
如果公司在使用企业微信, 那么就可以使用腾讯文档 (https://docs.qq.com/). 如果公司在使用钉钉, 可以使用阿里巴巴的语雀(https://www.yuque.com/).
也可以使用石墨文档, WPS在线文档等等. 当然也不能忘记 Confluence.
4. 视频会议工具
视频质量稳定, 接入方便且功能齐全(共享屏幕, 白板, 录屏 etc.)的视频会议工具, 绝对可以提高远程工作的效率. 如果公司或者团队已经有了视频会议工具, 可以继续使用已有的. 如果没有固定的视频会议工具, 可以尝试以下几个.
在新冠疫情期间, 有很多视频会议产品都提供了免费使用的选项. 包括:
ZOOM (https://zoom.com.cn/), ZOOM 提供了屏幕共享, 白板, 录屏功能, 在电脑端和手机端, 可以通过一个会议链接和一个浏览器加入会议. 接入方便.
腾讯会议(https://meeting.qq.com/).
华为WeLink. (https://www.huaweicloud.com/product/welink.html).
根据我的经验, 开发团队在远程工作期间, 需要频繁的通过视频会议沟通问题, 一个方便的, 功能齐全的视频会议工具是很重要的. 反面的例子, 就是企业微信内置的视频会议功能了, 只有简单的屏幕共享功能, 没有白板, 没有录屏等. 好处是电脑端和手机端都可以接入, 可以作为应急工具.
5. 总结
远程工作的挑战之一, 是团队成员间无法及时地沟通信息, 因此选择方便的工具进行任务计划和知识共享, 约定一个合适的时间进行每日例会和回顾会议, 可以减少远程工作导致的不顺畅.
另外, 还有两篇更详细的文章可以参考.
你该试试这 16 个远程协作神器 详细介绍和对比了多种远程协作工具.
