谁的工作里面没点儿重复简单、没技术含量又耗费时间工作呢。我的工作里也不免会有类似任务，起初也是被虐得焦头烂额、体无完肤。好在之后尝试了一些小对策，终于从烦成狗的状态里解脱了出来。
【1】
刚参加工作时，办公室的前辈带着我熟悉工作。其中有一项就是给下级单位下通知，十几个下属单位，一个个的打电话通知。为了引起重视，还要把文件中要紧的地方着重拿出来说一说。前辈说“你讲话要慢一点，要么他们反应不过来”，“你要跟他们简述一下重点，要么他们get不到”，“deadline之前，你得再通知一遍，催一催，要么他们会假装忘记”…我只想说：额…
工作两年来，一直按照前辈交代的方法来做。文件先发送到公共邮箱，标红旗并置顶。之后依次打电话给各个下属单位负责人，语速慢慢地讲一遍重点内容，挂断电话并记录下来打给了谁。每一次下通知都至少要用掉半天的时间。好在一直以来工作任务不算多，这样子低效的工作也没什么问题。
今年年初起工作量加大，又凑巧部门减员，工作强度一下子就翻倍了，一天天下来根本没有时间喘息。下通知这件事首当其冲地需要改进，这实在是太低效了。碰巧那会学了秋叶大叔的职场课，就寻思着按规范来发邮件。邮件的主题写明附件关键词和接收部门；正文把文件关键的部分摘出来，最重要的地方标记红色；邮件末尾注明该工作负责人和电话；邮件发送后标记蓝色置顶，与其他科室的邮件做出区别。之后打电话通知便只需要告知对方看置顶蓝色邮件就好了。打电话一圈下来，时间缩短至一小时以内。大大节约了精力、时间和唾沫星儿。
【2】
刚刚工作时，办公室的公共电脑文件乱得如同一锅粥，每找一个文件都需要全电脑搜索。如果是简单命名成“总结”、“重要”之类的名字重复性极高、内容又相去甚远的文件也就罢了，更甚者还会遇到任性的命名成“新建Word文档”之类的文件，真是无从下手。
学习了秋叶大叔的职场课之后，按照课堂上的讲解（人家真的不是来打广告的），将文件规范命名。虽然很长、命名的时候有点繁琐，但是过后找的时候很方便。节约了不少时间，更重要的是：清晰、明了，不心塞啊！课程里提到的命名方式如下：
文件命名：当前文件的日期+文件名+项目名称+文件描述+作者/修改人+版本号
文件夹命名：项目起始创建的日期+项目名称+项目描述+项目结束的日期
【3】
由于基层人员学历水平参差不齐，加之一些老员工对新事物的接受能力较低。操作性工作培训时，发现受训人员很难理解文字版操作说明，现场演示与操作指导也没办法一次就学会，反复讲解平均需要3次以上方可独立操作。每次操作培训，培训人员单次仅能同时指导2-3人，效率很低。
基于以上情况，我们将工作规范与操作流程制作成简单易懂、生动形象的图文版PPT，加入视觉引导的元素。让PPT文件替代工作人员的人工讲解，既能够节约人力，还能够让需要的人反复观看学习。至此，领导再也不用担心我们操作培训了。
忙则思变。不想累成狗，总要想想招。
文：晓冰
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