标准随时在进化

资料来源为今周刊的杂志书「SOP的关键练习」

逐步优化,止于至善!

从细节找关键

像《鼎泰丰,有温度的完美》一书提到,从生产线到餐桌,有张无形的数据网,作为员工执行工作时的思考基础,某种程度,也像最低的安全数值,只要确实照做,可以不出错,类似弹跳特技演员脚下的那张安全防护网。

数据网不只是食材定量、制作定时的标准作业程度(SOP),也不只是「资讯化看板」管理,从点餐、烹调到上菜,全使用触控式电脑达到资讯共享,减少错误机率。任何从后台传送到前台的过程中,鼎泰丰在可能的出错点,贯彻现场数据主义,设立「防错」关卡。

所谓的现场数据主义,是结合数据分析与现场观察,找出真正的原因,换言之,只有看见现场的细节还不够,要能透过数据分析,更进一步找到解决问题的关键环节,进行控管,保持稳定一致的标准。

标准指的是各项作业的做法和条件,依据「标准」逐步完成工作,因为有这样的「标准」,作业和品质才能维持一定的水准,有标准就清楚应当努力的目标,部属因此学会自己判断,工作的准确度也会逐渐提升,有「标准」的职场,员工的养成会更快速。

订定标准只是为了让「所有人顺利完成工作不浪费」,并由此再逐渐改善。有了标准,就能作为一项判断的依据,因此,所谓的「标准」随时都在进化。


以下为周明达的分享:

永远没有最完美的标准化,只有不断完善的标准化。

标准化建立之后,要不断的根据现场丶根据数据,去找出问题,然后逐步去优化。

先固化再优化

标准化在还没有写下来之前,都还只是经验、都是虚的,属于隐性的知识,上一刻还讲得头头是道,下一刻就忘记了,或是讲得跟上一刻不一样了。

隐性知识变成显性知识

因此要借由「写下来」、「画下来」这个动作,将隐性的知识变成显性的知识。也就是把看不到的变成看得到的;把抽象的变成具体的;把脑袋里面的变成教材上面的;把个人的经验谈变成团队的教材。

看得到才好修改

因为看得到的,所以我们就可以去探讨它的有效性;去讨论它的优缺点;去论证它的科学性,然后运用集体的智慧去找出更好的方法。

因为看得到,所以具体。比如说使用「少许产品」,我们会觉得少许不好衡量,于是根据经验把它改成「五克」,经过实际操作之后,发现「五克」又太多,最终调整为「四克」。

现场主义与数据观察

现场主义就是要到第一线去看、去听、去感受,去真正了解基层第一线的人员在做什么。

数据观察是看报表,看数据与数据之间的关联。去看离职率与业绩的关联;看满意度与业绩之间的关联;看耗卡与业绩之间的关联;看每个品项在整体业绩当中的占比;看员工收入数据与离职率的关系。

现场主义是有温度的的,是有感觉的,是有感受的。但是光有现场主义,有些时候又会以偏概全,不够科学,因此要加上数据的观察,才能够客观和具体的去找出前因后果与相互之间的关系。

数据是科学的,是有脉络可循的,是可以分析比对的。但是光有数据又会比较没人性,冷冰冰没感情,因此加上现场主义,才能在人性与科学上取得平衡。

优化八法

标准化的优化方法,可以参考「优化八法」,也就是增加、删去、增量、减量、分割、合并、调换、替换。透过以上的八个方法,让流程越来越快、越来越好、越来越科学、越来越有效率、越来越能够达成预先设定好的目标。

「优化八法」文章点这里!

标准化心法

标准化的心法是:「先求有,再求好;好,还要更好;没有最好,只有更好。」

有做比没做要来得好,所以是先求有,再求好。

做好了之后,还要不断的优化、不断的调整、不断的修正,把成功经验加进去,把失败经验作为注意事项去警告与预防,如此一来,自然会越来越好。

「永远有更好的方法,去做原来的事情」。随着工具不断的改善、方法不断的推陈出新,我们要相信,永远有更好的方法,可以把现有的工作做得更好。

因此要保有旺盛的企图心,就算已经非常棒了,仍然要不断的去改善;虽然已经是第一名了,仍然也还有很大的成长空间。

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