项目中的俄罗斯方块

项目实施,最紧要的就是明白什么是因地制宜、因势利导、资源整合,只有合适这个概念,没有什么绝对的对或绝对的错。

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四小时的车程,网络受限,习惯了电子设备随身相伴的我,确实有些无聊。想起最近跟过的项目,用手机做个梳理和摘记,自说自话,打发打发时间罢。

首先想从一个游戏开始说。很多时候,游戏与工作是互通的。

对于一个游戏最先介绍的,往往是规则。俄罗斯方块的规则再简单不过了:移动、旋转和摆放各种不规则的方块,使之排列成完整的一行或多行,消除得分。换个角度,可以这么理解:我们手里拥有的资源是各种不规则的方块,可使用的手段是移动、旋转和摆放,要达成的目标是排成完整一行或多行,最终的目的是不要让方块满屏。

利用仅有的资源,通过一定的手段,达成既定的目标。项目的实施,其实也是一个道理。

有限资源的梳理

接手一个新项目后,首要的任务是从各个方面了解项目目标是什么、做什么事情、解决的核心问题、给谁做,项目当中涉及到哪些人物,总共有多少种立场,每个不同立场的不同人物对于这个项目的看法是什么,各自的期望又是什么,这其中还包括自己公司对于这个项目的期望以及支持力度。信息了解得越全面,对后续工作的开展越有利。综合了解以后,估算一下自己手上有多少资源可以利用,可以按照人、财、物、时间,大致分类。

手上资源的多寡,直接影响实施过程中采用的方式。

好记性不如烂笔头

对于项目有了初步判断以后,接下来很重要的一步是落实到纸面上。根据项目的大小,可以用不同的方式,大项目可以罗列一份详尽而全面的项目说明书,小项目的话,邮件中简要说明即可。

书面文档的必要性,其一,是完整全面的描述清楚需要做什么事,做到什么程度,如何检验每个阶段的完成情况;其二,是借由书面文档,明确职责,将具体需求落实到每个人身上;其三,是作为一份证据,一份后续出了问题,能够上得了台面的证据(关键阶段,要找相应的人签字)。很多时候,口头上说了和没说是一样的。如果某个环节卡住了,就要明确标注责任人。

不可或缺的文案能力

项目进行的全程,需要整理的文档着实不少。首先,针对整个项目的施工计划安排文档,就是说明做什么、怎么做的文档;其次,一份需求报告,将项目实施过程中可能存在的风险明确出来,相应的需要什么样的资源,这些资源对方是否能满足,都要注明;再者,各个环节的签收、审批文档,具体的环节还需要涉及到签字流程,都要单独的文档进行说明;最后,对于整个项目进展的记录文档,包括联系人、进展状态、需求地点、变更的需求点,都需要单独的文档记录。除此之外,有些时候还需要培训客户,配合做宣传,都会涉及到特定的文档整理。

大致罗列下来,可以形成4-5张大表。我领导跟我强调过一句话:项目管理,无非就是管理几张表。这么看来,真是那么一回事。

明确沟通的规则

参与过实际项目之后,体会最为深刻的就是沟通这个大坑。很多项目卡壳,都是沟通上出了问题,不明确具体责任和进展。

项目不是靠一个人就能做完的,它是一门综合科学。在执行过程中,主要涉及到如下几个不同的立场:渠道、业主、第三方、本公司参与项目的不同部门成员,每个立场的人的沟通方式千差万别,往往是人多种沟通方式并存。

在具体执行之前,需要明确沟通的规则,之前看过一个描述,挺不错,拿来借鉴以下:规定信息流动的方式和介质,是推还是拉。推的意思就是主动发布信息,拉的意思就是项目负责人作为一个信息中转或收发站,其他人有什么信息需求就去问这个负责人,这潜在的意思就是我这有信息或者共享的相关信息了,你没有去看就不要说我没告诉你。这个问题的重点,就是明确了信息传达不完全的责任问题。正常情况下,这两种方式是共存的。

赶鸭子上架

工作状态下,学习的模式会有很大变化,没有人会像学校里一样给你安排好所有的课程,安排好老师督促,今天学习这一章,明天学习下一章,一个月后就考这些内容,考前还给画重点。工作中,学习往往是自发并且与实践同步的,不懂的自己想办法解决,在实践的过程中自己领悟。在此,要感谢大学老师的提醒,让我稍早的明白了这一点。在实际的项目中,这样存在造成的现象就是,有些技术员是赶鸭子上架的,并没有完全准备好,但这就是现状,太多太多了。对于很多技术员来说,一线就是训练场,即使伤痕累累,最后买单的往往是企业。

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2017.3.30

待续……

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