记录要及时，总结要及时，归档要及时，汇报要及时，更新要及时。
记录要及时
好记性，不如烂笔头，不用在细小的事情在工作当中，都有可能，是极为重要的。有可能是一个电话，可能是一封邮件，有可能是一次会议，及时记录随时记录。记录时间，要点，即可。当然啦最好的办法那是，记录在excel表格里边，如果平时在接电话的过程中随手一记，那么，在事后记录在excel里是非常有必要的。记录的时间，记录的事情多了，自然形成了，历史档案。有时需要调取一些信息的时候，那么这个时候哪怕是一句话都有可能再现当时的场景，串起整个历史的痕迹。
总结要及时
如果说记录是是第一层级的，那么，更上一个层级的应该是总结归纳。在简单记录信息的基础之上进行总结归纳分门别类形成一套体系。久而久之则会形成系统性的宝贵材料。
归档要及时
有了材料，电子材料，尤其是纸质资料进行归档是十分必要的也是工作中，基本的要求之一。及时归档，就是说要在事情完成之后，办结后立即进行，而不是等着堆了一堆文件之后再进行整理。
汇报要及时
无论手上的事情多忙，该汇报的，一定要做到及时汇报。一方面是寻求解决的方案，另一方面，信息的共享对于团队内部工作的推进十分必要，如果所掌握的信息，没有及时，上报领导，或者传达给其他的同事，那么自然会影响工作的进度。随时汇报，随时知会，随时告知，随时转达会形成顺畅的，交流机制，提升工作的效率。
更新要及时
有一些重要资料性质的材料，随时会用到的，必备材料，要做到及时的更新，更新什么？更新的是数字，更新的是表述。或许只是框架不变，而内容呢则要与时俱进，保持最新，确保在调取掌握最新的情况。
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