华为公司内部,专门开设有时间管理培训课。
一次课上,培训师总结出了人们浪费时间的六种原因,分别是:
低效率、不在意、坏情绪、不专心、包揽工作、被打扰。
其中任何一项,如果员工不能正确处理,就会使自己失去大量时间。这节课和你分享,华为员工做好时间管理的2点方法。
1、列出时间记录表进行自我诊断
时间记录表,是华为员工用来诊断自我时间利用情况的基础工具。
具体做法是,员工要使用这个记录表,详细记录自己每天的一举-一动。从早上起床,到晚上睡觉,中间的大事小事,都要逐个记录下来。
如果有可能,最好具体到分钟。这样做的目的是,为员工的时间使用情况,提供准确的分析依据。
与时间记录表一起使用的,是另一份时间开销清单。
时间开销清单记录的是,各项内容的预计使用时间、实际使用时间、两项时间差,以及占用时间总额。
有了这个时间开销清单,员工就可以按照《时间管理诊断表》,诊断自己的时间管理能力。
接着,借助这张表,员工会向自己提出一些问题,比如:
我是否可以在工作中更努力?
我是否常常把事情留到最后一分钟才做?
对我来说,开始着手一项工作任务是否很难等等。
这样自我诊断和反省后,员工就可以发现自己的时间使用情况,以及时间管理能力的不足之处。
2、规避时间管理不善的5个方面
一般来说,时间管理不善,主要源于以下5个方面:
1)工作没计划;
2)组织工作不当;
3)时间控制不足;
4)工作环境不理想;
5)进取意识不强。
因此,规避时间管理不善的办法,也要从这五个方面着手。
首先,在工作计划上,华为员工极其强调计划的实效性认为计划越周密完整,任务执行起来就越顺利。
比如,华为员工会把工作计划,细化到年、月、周、日为了有效执行计划,他们还会罗列一份主要待办事项清单。
其次,针对组织工作不当的问题,比如内容重复、沟通不良、节奏间断等,华为人有3项处理原则:
1)在接受委托方面,要根据“成本一 效益分析法”,合理地进行取舍;
2)善于利用一切可用资源,给自己节省时间;
3)从不在无关紧要的小事上,浪费精力。
接着,在时间控制方面,华为员工会从培养紧迫意识、保持快速工作节奏和克服决策犹豫等方面入手。
最后,如果是工作环境不理想,他们会运用丰田公司的“5S”工作法,通过扔掉多余的办公室物品、保持环境卫生、整理个人仪容等方式,提高工作效率。
以上,就是华为员工做好时间管理的2点方法:
1、列出时间记录表进行自我诊断;
2、规避时间管理不善的5个方面。
分享来源:好多课职场学院《华为工作法》