部门月度工作总结汇报的时候，小K发现小组里好几个成员的工作都没有按计划完成，项目经理让每个人都深刻反思一下为什么工作没有如期完成，下个月有什么提高工作效率的对策。不少同事都发表了自己的看法，轮到小K发言的时候，他这样说到：
“为了提高小组的工作效率，我建议缩短会议时间。说到会议，大家记得今天开完会之后，把桌子上的东西收拾干净，椅子放回原位。我们每次开会一开就是一两个小时的时间，一周要开两三次会，一开会什么工作都做不了了，太耽误时间了。还有就是会上发言的人总是滔滔不绝，不发言的人就真的是一言不发。……（此处省略1000字）。总之，我建议我们要好好学习会议管理，提高会议质量，缩短会议时间，从而提高工作效率。”
你看小K的发言，开篇非常明确的抛出了观点，做到了结论先行：“为了提高小组的工作效率，我建议缩短会议时间。”结尾也能画龙点睛，呼应主题：“建议缩短会议时间，从而提高工作效率。”可是中间的内容部分却是想到哪里就讲到哪里，这个问题没讲完，又讲到那个问题上，毫无重点、杂乱无章。既没有主线，也没有层次，让听众听的一头雾水。
出现这个问题的原因主要有3个：
01 讲的太多
讲了太多重点就等于没有重点，比如小K的发言，唠唠叨叨的说了10个开会的问题，听众根本就记不住。
解决这个问题的方法就是只讲三点，围绕要汇报的主题，挑选三个与之相关的问题进行展开。
在《乔布斯的魔力演讲》一书中，作者卡迈恩·加洛说到：
乔布斯为他的听众口头描绘了一幅通向未来的路线图。通常这些路线图分为3个组成部分——一般情况下，演讲可分为“三幕剧”，对产品的描述为“3个特征”，演示则可分为“3个组成部分”。短时间内，我们只能接受少量的信息，当代科学家们把我们可以很容易记住的项目总结为“接近3个或4个”。
可见“三”是一个神奇的数字，重要的事情说三点。比如刚刚小K的发言，按照只说三点的原则，他可以这样来说：
为了提高小组的工作效率，我建议缩短会议时间。原因有三点：
第一，参会者时间观念不强，约定好1点开始的会议，到了1点10分，还有一半人没到。
第二，会议期间的讨论大幅偏离主题，每个人喋喋不休说个没完。
第三，参会者没有针对会议要讨论的问题事前做好准备，导致被问到的时候支支吾吾，左顾而言他。
解决这三个问题的对策分别是：
……
如此执行，我们就可以缩短会议时间，从而提高工作效率。
很多人总想汇报的时候，多说一点，其实重要的不是说太多，而是说清楚。
02 没有提炼
很多人在汇报的时候，过多的描述细节和过程，造成主次不清晰，让听众听起来感觉非常的糊涂。就好像我们看一篇大段文字的文章，没有加粗的对大段内容提炼的标题，会让人没有看下去的欲望。
解决的方法就是提炼归纳关键词，关键词是一个部分的概括和总结。
还是以刚刚小K的发言为例，增加了关键词之后的发言如下：
为了提高小组的工作效率，我建议缩短会议时间。原因有三点：
第一，开会不准时
约定好1点开始的会议，到了1点10分，还有一半人没到。
第二，目标不明确
造成会议期间的讨论大幅偏离主题，每个人喋喋不休说个没完。
第三，准备不充分
参会者没有针对会议要讨论的问题事前做好准备，导致被问到的时候支支吾吾，左顾而言他。
解决这三个问题的对策分别是：
……
如此执行，我们就可以缩短会议时间，从而提高工作效率。
在讲述这些关键词的时候，我们还要有停顿和重音。就相当于标题另起一行和加粗一样。这样听众就知道你这一段要讲什么了。
在归纳总结关键词的时候，要特别注意语法结构。比如开会经常迟到、没有明确的会议目标、开会前不做好准备，这三个关键词语法不一致、字数不统一，会增加听众吸收和消化的负担。
很多人做PPT的时候，也存在把大段文字直接丢到页面中的问题，比如下图所示的这个页面。
如果你要拿着这一页PPT来进行工作汇报，你是打算一个字一个字全部说一遍吗？我们来看看提炼了关键词之后修改后的版本：
这样在汇报的时候，我们只需要汇报到第一层级的内容就可以了。如果领导感兴趣，再针对对方感兴趣的点展开细述。
麦肯锡有一个非常有名的“30秒电梯法则"，这个法则来源于麦肯锡公司一次沉痛的教训。该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，项目负责人在电梯间遇到了对方的董事长，董事长问项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该负责人没有任何准备，也无法从30层到1层的30秒内把事情说清楚，最终失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。
所以无论是日常表达，还是设计PPT，我们都要养成分层分级的习惯，只讲三点，提炼关键词。
03 缺乏论据
即便你有关键词，如果没有论据支撑你的观点，也无法说服听众。
解决的方法就是举例说明，有了关键词之后，要想说服听众接受你的观点，你需要举例说明，或者引用数据，或者讲一个故事。总之要用一些具体的内容，来支撑你的要点关键词。
在《全脑演讲》一书中“为什么听众会质疑你的演讲”开篇说了这样一个故事：
在年度销售会议上，全国销售总监和各大区销售负责人就1-8月份的业绩展开讨论。张总监让各个大区的负责人说一说各自的情况。
华北区的负责人王凯先发言，他说“眼下经济形势不是很好，客户预算开始收紧，销售们都在加班加点工作。未来我们会加强市场推广，争取在第三季度完成任务。”
听完王凯的发言，张总监眉头紧锁，把目光转向了华东区的负责人陈刚。
陈刚整理了一下笔记，看着张总说到：“华东区第三季度7-8月份的销售额是200万元，比去年同期低了20%。我们调查发现，因为经济不景气，目前30%的客户资金受到了影响，所以减少了采购量；有20%的客户明确表示，他们的采购量没有变化，只是采购周期推迟了。剩下50%的客户采购计划不变，应该能在9月份下订单。……”
听完陈刚的发言，张总满意地点了点头。
为什么同样是汇报，王凯的发言让张总眉头紧锁，而陈刚的发言却能让张总满意呢？作者大卫祁说到，王凯只是笼统地介绍了一下目前的形势，整个汇报没有提供任何事实和数字，所以根本不可能说服张总。而华东区的陈刚就不一样了，他在论述问题原因和解决方案时，举了很多事实和精准的数字，整段汇报有理有据，最终打动了张总。
如果你也存在工作汇报时主次不清、细节繁多、可信不足的问题，不妨试试这三个方法：只讲三点、提炼关键词和举例说明。
