在微信已经发达到24小时随时在线，随时可沟通的现在，邮件的重要性似乎正在下降，越来越多的人宁可选择在微信中直接用语音来说，也不太愿意写一封邮件了。

但即使如此，邮件在商务沟通中，还是占据着非常重要的份量。一份正式的邀请，一次重要的商务会晤，你不能只是在微信里打几行字，或者留一段语音就完事，很多时候，你还是得写一封准确且有效率的邮件才行，否则，对方可真就会觉得你太没有诚意了，太不专业了。

实际上，微信的语音沟通，正在变成沟通中的新的障碍，太过于琐碎的信息传递，太过于散乱的观点表达，以及，过于及时而缺乏梳理和沉淀的信息传递，在谈论公事时，反而会带来新的隐患，使得严谨准确的信息表达变得支离破碎，缺乏逻辑，更容易被误解。

我们不得不承认，就沟通的完整与准确性而言，微信式的沟通远不如一封精准而有效率的邮件来得有效和有价值。因此，不管是从商务需要还是个人表达的角度讲，学会写商务邮件的技巧，变得非常重要和必要。

其实，对于复杂事情的沟通，不只是我，很多商务人士都不喜欢在微信中沟通，即便是有些客户喜欢用微信沟通，也还是希望在复杂事情的沟通结束后，能收到一封准确描述事件的邮件，以便对所讨论的问题进行确认。

毋庸置疑，用电子邮件来进行商务方面的沟通，可以避免很多错误和误解，也更加保险，并容易追溯。

在阅读和撰写商务邮件的沟通中，我得出的第一条经验就是：相较于礼数周全，不如简单且明确化沟通内容与重点。

商务邮件不是写文章，文采是次要的，对于对方和自己来说，用最短的时间确认沟通的所有重点，才是第一要满足的目的。因此，在写邮件的时候，简短而完整，才是我们真正需要掌握的技巧。

但这并非说，写邮件就连基本的礼仪都不要了。非也，非也。不管任何时候，该遵守的礼数，还是要遵守的。特别是第一次写邮件给客户时 ，或者第一次与还不曾有过交往的人和客户接洽时，这点就显得尤为重要了。坦白说，此时过与不及都不好，太精简，对方会觉得你提供的信息太少，难以判断，不知如何回应，可能会干脆不理你；太啰嗦，反而会词不达意，堆积的信息过多，也可能使得对方抓不到重点，出现其它的误解。

以下是我总结的商务邮件撰写中需要注意的7个法则，希望对于那些常常写商务邮件的朋友有所帮助。

法则1：邮件标题表达清楚主题

邮件的标题是让对方快速了解这封邮件用途的第一重要信息，不管对方是决定立即打开，还是决定过段时间再说，或者干脆删掉了事，都与邮件主题所表达的意思有密切关系。

好的标题，不仅能让对方清楚知道你的来意，还可以有效增加对方打开邮件的几率。

下面是我写邮件标题时 ，总结的一些经验和原则，希望对你有用：

提到对方

不管是对方的名字、职位还是尊称，我喜欢在第一封邮件的标题中提一下，这样做的目的，是让对方相信，我的邮件不是广告邮件，不至于因为误判而立即删除。另外一方面，也是表达我特意写给他看的意思。一般这种情况下，对方都会打开看看。

写上自己公司的名字

虽然邮件的列表中，也会显示寄件者的名字，但如果交往不够频密的话，对方可能对寄件者没有印象，自然也就对寄件者所在的公司没有印象。注明自己的公司，一方面，可以让他快速知道是哪家公司写的邮件；另外一方面，可以表明自己的来信立场，让对方感觉到这是一封正式来信，从而建立起信任感来。

开门见山，直奔主题

商务邮件，一定要有主题，而且最好开门见山，立即表明来意，不必绕弯，否则反而会适得其反，降低对方阅读的意愿。

那到底标题应该怎么写呢？比如，我邀请一位行业专家来讲课，标题是这样写的：

标题：业丰科技邀请XX科技王总工讲授未来5年PCB技术发展方向与展望

当然，这是给自己相对陌生，没有太多交往的人写商务邮件，如果是相对熟悉的人，或者有过多次交往的人，我可能就会省略掉对方公司的名字，避免啰嗦和“多此一举”。

法则2：目的清晰，要素完整

我认为，一封好的邮件，开头最好结论先行，以始为终，以便阅读者快速掌握你要表达的内容和意思。

要做到以始为终，就得把结论写在开头，描述清楚邮件的核心重点是什么。这样，即便对方因为时间很忙，或者被杂事打扰，甚至他没有太多时间读邮件，只是匆匆扫一眼，他也会明白并记得我讲的什么。

继续以前面的邮件为例：

写完标题后，便要开始正文了。

开头第一段，我一般会这样写：

王总工，您好：

我是业丰科技研发部总监古尔浪洼，想邀请您在2017/1/6来深圳业丰科技举办一场两个小时左右的技术讲座，向晚辈们分享您对于未来5年PCB技术发展方向与展望。

我认为先说结论并不会失礼，相反，还能让对方节省时间。另外，在一开始就讲清楚我是谁，我为什么写这封邮件，把人、时、事交代清楚，有助于对方快速判断，既不会浪费他的时间，也不会让他产生误解和误判。

法则3：条例重点，一目了然

在邮件中，与其长篇大论，不如直接条例重点，尤其是在商务邮件沟通中，更应该在开头第一段结束后，就把重点罗列出来。

写商务邮件时，千万不要长篇大论，更不要把重点穿插在长长的邮件中间，或者内文段落中，这样不仅自己表达起来很散乱，对方阅读起来也很费力，容易错失重点。

相对于在邮件中没有用太多的寒暄之词，或者文绉绉的各种谦辞，我倒是觉得未能把重点内容突出出来，或者分条罗列清楚，要让对方去替你整理，那才是真正的失礼。

怎么条列重点呢？接着上面的内容，举例如下：

1.希望您以上月中旬在行业协会演讲内容为主题即可（您关于PCB未来发展的方向和展望给我启迪良多，非常希望我的同仁也有机会听到您的演讲）

2.请问您的酬劳费如何计算为妥？

3.请您帮忙确认，两小时时间足够吗？如需要调整，多长时间合适？

4.希望您能在讲座结束后，多预留30分钟现场回答听众提问。

如此以来，对方收到邮件之后，就能很明确的知道应该采取哪些行动，应该回答哪些问题，需要做些什么样的准备。这才是真正节省对方的时间。

法则4：补充资料也用条列式

如在正文沟通重点结束后，还有需要补充的资料，建议也采用类似正文的条列式，附在正文后面。这样，对方阅读起来会觉得同样贴心。接着上面的内容，举例如下：

以下为从广州到深圳业丰科技的相关出行资料，供您参考：

1.可从广州南站搭乘高铁至深圳坪山站，我会去高铁站接您；

2.我们可担负您来回的高铁及计程车费用（请保留好单据，以便我们的财务进行核销）；

3.我是您的忠实粉丝，非常期待能邀请您来我司讲课。

期待您的答复。

古尔浪洼敬上

当然，你也不必像我一样，非要搞这么死板的数字来罗列重点，但无论如何，重点都要清晰明了，不要让对方到处替你找重点。

法则5：节省字数，内容能短则短

为什么要节字数？内容多短合适？

节省字数，句子尽量短，读起来明快，句子过长，就会显得啰嗦，容易出现词不达意的情况。

怎样才能节省字数呢？尽可能把握以下原则：

1.精简形容词

2.使用主动句

3.主词明确简短，最好放开头

4.使用简洁动词

例如下面两句对比，第二句就比较简短：

很抱歉要麻煩您，如果可以的话，最好能做一份PPT格式的讲稿

请您提供一份PPT格式讲稿（抱歉要麻煩您）

如果需要一些语气上的补充，可以用（）补充在后面，其实也不失礼。

另外，我也提到邮件要尽量短，多短合适呢？

当然不能一句就结束，但如果可以表达清楚的话，建议尽量不超过20行（也就是半屏），半屏是电子阅读的最佳阅读篇幅，不用滚动鼠标便可以阅读完。当然也可以长些，但过长，超过一屏（要滚动两次鼠标），容易让阅读者是去耐心，从而降低读完的可能性。

法则6：段落分明，焦点明确

当然，商务邮件的写法不必全是我上面所说的格式，不一定非要1、2、3、4……往下罗列数字，也可以采用类似下面我用到的为开头的表达方式和变通格式。

但不管如何变，一下几个原则则是共通的：

  每一段焦点要明确，在一段里，不要包含太多重点，避免重点失焦；

  同类型重点要归纳在相连的段落里，不要跨几个段落后，又回头讲与前面相连的重点；

  需要对方行动的内容，与给对方参考的、闲聊的，要分开，不要混在一起。

这样的邮件，才是精准的沟通内容。

法则7：需要修改的附件，尽量使用云端存储方式

为什么？三个理由：

要修改时，不需要重新寄送邮件，避免混乱；

不用担心对方的邮箱空间不够，收不到附件；

可控制查看附件的权限。

本文是本人多年写商务邮件的心得，同时也参考了一些别人写邮件的技巧，希望对你有用。