时间管理
优先级判断原则
事项的分类:
- 第一象限(重要且紧急):这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。
- 第二象限(重要且不紧急):这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响。
- 第三象限(紧急但不重要):这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要。
- 第四象限(不紧急且不重要):这些不重要不紧急的事情只能填补你的空虚。
对待的策略:
- 第一象限(重要且紧急):如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
- 第二象限(重要且不紧急):尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
- 第三象限(紧急但不重要):我们应该认识到它是我们忙碌而且盲目的源头。对于这个象限的事情最好授权让别人去做,或者通过委婉的拒绝减少这类事务的投入。
- 第四象限(不重要不紧急):say no!
番茄工作法
好处
- 提高目标拆解能力,提高时间规划能力
- 时间分块,提高效率
- 保持专注(自律,时间紧迫感)
- 主动拒绝干扰(番茄时间内,不可被中断)
原则
- 一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成
- 每4个番茄钟一组,之后有15-30分钟休息时间
- 番茄钟不可分割。没有一半或四分之一番茄钟
- 一旦番茄钟启动,就必须走到响铃
- 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效,和没开始过一样,不能标记X,完成一个番茄钟标记X。
- 如果番茄钟开始后,一项工作提前完成,继续检查同一个活动,直到番茄钟响铃
- 保护番茄钟。有效告知、快速协商、重新安排中断,遵守约定,回电给中断者。
- 超过5-7个番茄,就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动。
- 不够1番茄,就合并。简单任务可以合起来做。
软件推荐
- 滴答清单
- Be focused
番茄大战(实践)
番茄钟的用途
- 第1个番茄(1X25=25min):做好规划
- 用第2~3个番茄(2X25=50min):处理重要且紧急的事情
- 用第4~8个番茄(5X25=125min):重要且不紧急的事情
具体的番茄钟
上午(10:00~12:30):
- 10:00~10:25:第一个番茄(早安!开始享受美好的一天),规划当天的工作,包括罗列事项和做好番茄钟。
- 10:30~10:55:第二个番茄(要开始做事情了!),开始重要紧急的事情。
- 11:00~11:20:晨会
- 11:25~11:50:第三个番茄(终于把重要紧急的事情忙完了!舒畅!),继续重要(不)紧急的事情。
- 11:55~12:20:第四个番茄(加油!做完这个番茄可以休息一中午了!),继续!
午休(12:30-14:00)
- 12:30-14:00:吃饭聊天打豆豆睡觉!
下午(14:00-18:30)
- 14:00-14:25:第二场番茄大战,下午的第一个番茄(5),继续处理今天的主要工作。
- 14:30-15:00:会议(需求评审、需求讨论)
- 15:05-15:30:第6个番茄,继续加油,今天的事情要大告成功了!
- 15:35-16:00:第7个番茄,最后再修改一下,就完美了!
- 16:05-16:30:第8个番茄,这个番茄吃完,应该今天的目标就能达成了!
- 休息10分钟,活动活动
- 剩余2个小时,沟通的时间
结构化思维
what:
当大脑接收信息时,结构化思维可以让复杂琐碎的信息变得简单。