2018 年《财富》世界 500 强排行榜中，丰田汽车名列总体排名第 6 位、全球汽车行业排名第一、日本企业排名第一，利润几乎是同行业排行第二名的两倍。几十年来丰田打造出了长盛不衰的企业神话。

取得如此傲人成绩的丰田有着极具影响力的精益管理哲学。通过持续不断的改善，把「消除浪费、创造价值」作为基本原则、追求目标和获利源泉。

「会议」在企业中无处不在、耗时耗力又不易计算产出，几乎已成为最贵的商业活动。在精益管理的理念下，丰田公司是如何降低会议成本，精益化开会的呢？

   会前    

明确目的、成本，做好准备

精益理念：消除浪费  

美国麻省理工学院的 Daniel T. Jones 和 James Womack 在其著作《精益思想》中提出，精益管理的核心思想可概括为：消除浪费、创造价值。

丰田公司视浪费为企业最大的毒瘤，将浪费细分为：加工时间的浪费、等待时间的浪费、制造不良的浪费、动作的浪费、搬运的浪费、在库的浪费。不仅关注显性成本，同样重视隐性成本的浪费。

在你的公司里大家每周花在开会、打电话和回复邮件的时间大概有多少？很多公司里，这些事项占去了大约 80%左右的时间。

——《哈佛商业评论》

会议是最大的浪费。

会议赤裸裸的消耗掉所有参会人的时间、参会人的成本也可以通过公式计算：

会议成本＝每小时平均工资的 3 倍 x 2 x 开会人数x会议小时 + 异地开会还会产生差旅成本（如火车、飞机等交通费用、住宿费用、餐饮费用等）。

除此以外，是否真的有必要开会，开会的机会成本也不容小觑。

为什么需要召开这样一场会

为避免浪费，丰田公司在会前需要明确为什么需要召开这样一场会。做好会前准备，把重点放在重要的而非全部琐碎的事情上。用一到三句话定义会议的总体目的，并把会议目的分解成明确结果的目标陈述。明确的会议目标可以让会议不跑偏，是检验会议成果的重要依据。

标明每个与会者一秒钟值多少钱

丰田公司每次开会前会贴出告示，标明每个与会者一秒钟值多少钱。通过每秒钟的价格乘以开会的总时间，就是每个人每次开会的成本。把每秒钟开出价码，把宝贵的时间计算成金钱，会议的成本看得见、可衡量。

   会中    

有效沟通、达成共识

精益理念：团队合作  

精益强调「系统」，整个公司是一个有着共同目标的团队。员工在团队中积极参与，而不仅是被动执行上级命令。清晰的团队目标、透明可视的过程管理、高效的沟通协作、达成共识的决策决议是团队协作的必要保障。

不超过 7 分钟讲清楚

丰田开会时，即使是部长级别，在做年度汇报时也不能超过 7 分钟，如果超时会被轰下台，而且董事长会要求重新做报告。丰田有条不成文的规定：员工在交流时必须使用简明扼要的语言，尽量采用图表、表格等形式，让随便一个员工，哪怕是刚来的实习生都能很快看懂。

带着一页 A3/A4 纸加入会议

每个丰田员工手边总会有一页 A3/A4 纸，在这张纸上用最少的文字、形象化的图表，放入最重要、最精华的内容，清晰的展现问题解决的整个思考流程。在丰田所有工作都建立在一页纸基础上。带着一页纸加入会议可以有效缩短时间，高效沟通，有助于迅速达成共识。

   会后    

产生行动

   精益理念：创造价值   

丰田精益管理的核心是以越来越少的投入创造出尽可能多的价值。创造价值至关重要，会议最大的价值是产生行动。没有行动的会议直线拉升企业成本、让组织效率低下直至毁掉组织。

产生行动。

丰田号召只开有实际效果的会议，管理者和员工需要具备强大的执行力。会议如何产生行动呢？清晰记录会议纪要、明确会后任务、责任人和落实时间有助于让会议产生行动。

全时空间提供专业纪要模板轻松记录语音/文字/图片等多形式会议纪要。在纪要中可以将任务@责任人指定好完成时间。还可以轻松追踪和我相关的任务，动态更新任务状态，有效保障会议产生行动。

 全时空间会议纪要模板

现地现物，可视化掌握第一手信息。

现地现物是丰田的一项重要原则，强调解决问题的方法是要深入现场，亲自看到实际情况，及时掌握第一手信息，避免闭门造车的形式主义和官僚主义。

会后如何迅速的掌握第一手信息？及时了解行动状态和进展是十分必要的。为此有些公司甚至专门成立督办处，紧盯每场会后的任务安排和落实情况。然而这种「人追着事」的方式是低效的。

任务追踪器可以轻松实现「事追着人」。自动追踪每场会、每个人的任务数量、状态和进展；时时推送任务数据报告，将任务数字量化；将会后任务落实和责任人绩效关联，轻松掌握工作效率和饱和度。

 全时空间任务追踪器

1937年创立的丰田汽车，已从最初的 300 多名员工、资本金 1,200 万日元，已发展为拥有三十多万名员工，收入 265.2 亿美元，利润 22.5 亿美元，注册资金 3,970亿日元的超级企业。精益做为丰田的管理哲学，渗透在丰田企业管理和运作的每个细节之中。

无视细节的企业，它的发展必定在粗糙的砾石中停滞。采用精益化思想管理会议这件小事，可以显著的降低会议成本，创造会议价值，丰田的方法值得一试。

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参考资料：

《节约=创造利润》侯树森 马露霞，中国商业出版社

《丰田1页A3纸的整理与沟通技巧》，北京时代华文书局

开会也要讲成本，中国石化新闻网

震惊！都是世界500强前五，丰田利润为何能超三家中国央企之和？  正和岛