PMO治理职能-项目管理的管理

项目治理是建立一套得到共同认可的规则和流程,然后对规则和流程是否被正确执行进行持续监控,其中包含决策机制,对相关方的权力、职责和获益的平衡。项目管理关注对项目工作的执行,实现项目收益;项目治理关注对项目管理过程的监控,实现战略目标。

PMO有时会抱怨项目团队不支持治理活动,而项目团队有时也抱怨PMO需要提交过多的报告、执行过多的审查,干扰了项目的进程。高层有时也抱怨PMO提供的资料太多,没有重点,且都是过期的信息,不能起到预警作用。这种情况都与项目治理的目的不清有关。项目治理的目的不是收报告,也不是搞检查,而是通过适当干预,辅助组织做出正确的决策。

确定适当的干预频率和深度时,需要考虑项目包含的阶段、总体风险、团队的能力、总工期、项目的重要性等因素。风险越大,PMO对监控的颗粒度应该越细,PMO也可以根据优先级对项目设定不同的治理频率;PMO需要收集的数据,或者通过项目审查需要掌握的内容,所有这些信息要围绕项目决策,与决策直接相关的信息才需要获取。曾经有一个研发机构的PMO,要求项目团队提交的报告中包括上月完成的主要工作、下月计划完成的工作。每次收到报告,PMO看着密密麻麻的专业术语,除了感觉研究领域的深奥之外,别的什么收获都没有。

有些PMO为了确保定期收到项目团队的报告,设立奖惩措施,给项目团队增加了额外的工作量,与项目治理的目的背道而驰。真正产生收益的是项目产品,并不是交付给PMO的绩效报告。建立有效的治理和决策框架,让正确的人在正确的时候做出正确的决策,促进项目成功交付并实现收益,才是治理的目的所在。

无效治理有3种典型情形,分别是治理过度、治理不足和治理走偏。

治理过度

PMO在项目治理上使用了过多的流程,浪费了组织资源,却起不到应有的作用。比如对短期、低风险的项目设置过多阶段,频繁评审go no go,反而给项目增添了额外工作。发现这种情况,PMO应着手消灭官僚主义行为,根据项目复杂程度,简化治理框架,保持对项目的适度监控。

治理不足

PMO在治理上使用的流程不足,导致项目风险不能得到控制,项目目标受到威胁。常见的例子是组织中没有PMO,或PMO部门的人数极少,所有项目都由1~3位PMO成员监管。这种情况,组织应该立即组建PMO,为PMO配备合适的人员数量,确保对项目的适度监控。

治理走偏

PMO从根本上不了解或错误了解了治理的目的,根据自己的错误猜测开展治理行动。比如,一个PMO要求项目团队每月提交一份包含10页的WORD文件,其中还内插6个excel表。项目团队为此专门雇用了一位实习生来替他们填写月度报告。还有一个PMO为了控制预算,对每个团队的出差费用进行100%审查,而这本应该是项目团队自己的职责。

除以上3种典型症状外,无效治理还可能呈现以下症状:

不以项目成功为目的,而以长官意志为目的。

没有明确的决策标准,过分依赖领导和专家的主管判断。

项目审查会形式主义严重,会议结束,审查就结束。会上提出的措施无人落实,也无人跟踪。

项目治理必须包含对执行阶段中子阶段末控制关口的治理,只按照通用模型执行的宏观治理不足以发现项目问题。同时,并非每个子阶段都需要启动治理,过多的治理活动影响项目的执行。


PMO治理环

tips:在阶段关口按上述PMO治理环评审项目go no go。

不要频繁评审,避免影响项目的执行工作,just go,除非环境改变较大,否则到达关口再评审。

最后编辑于
©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
【社区内容提示】社区部分内容疑似由AI辅助生成,浏览时请结合常识与多方信息审慎甄别。
平台声明:文章内容(如有图片或视频亦包括在内)由作者上传并发布,文章内容仅代表作者本人观点,简书系信息发布平台,仅提供信息存储服务。

友情链接更多精彩内容