又到一个周六,对这周工作生活做个总结复盘。
这周是非常忙碌的一周,突然一个大任务下达打乱了原先任务计划不说,还侵占了早上自己难得的跑步、阅读的时间,这让我压力巨大、也心情抑郁。但这个大任务也是紧急且必要的,而我无法改变它,只能思考如何改变自己适应它。于是我就开始思考,我如何才能用更少的时间搞定更多的工作?如何才能面对繁多任务不感觉压力,做到胸有成竹?
我仔细想了想,我感觉压力焦虑的原因是因为我失去了对事情的掌控感,突发插入的任务需要我在同样的时间内做完更多的事情,也打乱了我原有的次序,而两样任务都必须完成,跑步阅读我也不想放弃。
如此我就必须思考如何在工作时间内把这些加重的工作都完成,我就需要把事情都列出来,并按重要紧急程度来排列个优先级,并梳理清楚每个任务的前因后果截止时间,并对他要花的时间做个估计,如果当天事情加起来超过了你的工作时间,那么思考哪些可以求助他人帮忙,哪些步骤可以再做一些简化?与人沟通的时候可能会很耗费时间,让时间超出你的预期时间,那么怎么做才能让它显得紧急重要,让你的求助者第一时间帮你处理它呢?
于是我的做事原则就变成了:
1、任务有哪些?罗列当天的任务。
2、按任务的紧急重要程度排序优先级(这里需要明确每个任务的截止时间,以及思考如果不做会怎么样,会不会对目标无影响,或者它的产出相比于投入的时间而言,对目标的加成有没有那么高?)。
3、梳理一遍每个任务、明确WHY、HOW、截止时间、需要花费时间,对目标的投入产出比。
4、思考:有没有可以简化的步骤?
有没有可以去掉的流程,一次性说明全部事情,不需要其他沟通交流的时间成本?
5、思考:有没有投入产出更高更有效的方法?
有没有其他更省时省力的方法可以达到同样的甚至更好的效果?
6、思考:有没有人可以求助,让事情变得省力?该怎么求助才能省时?才能让事情显得重要紧急,无法拖延?
7、过完以上流程之后,预计完成它需要多少时间。
8、同时,当私信过来的时候,完成手上的一个小步骤后(半小时以内,若超过1小时,那么就要先给他做预期管理了),再处理他,避免多线程工作,徒劳增加隐性认知资源,侵占显性认知资源,让人变迟钝,做事思考效率变低。
理清楚这些之后,突然就感觉放松了许多,这就是我需要的管理模式初级版本,在以后的实践反馈中,我会再次更新迭代其他的内容。