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教学课件、学术论文、办公文件、规章制度......这是高校在日常教学、科研、管理工作中，产生的各种文件。
数十年积累下来的教学资源文件，更是一笔宝贵的知识财富，亟待科学有效地存储管理和高效地挖掘利用。
学校在对文件资源进行存储、管理、利用的过程中，还存在以下问题：
1.文件量级大且存储分散
有的学校文件量超百TB，并且分散存放在老师的电脑、手机、U盘等个人设备。文件容易因为设备损坏，人为误删除等各种突发状况遭遇“不幸”，没有及时备份让人措手不及。
2.师生之间、教职工之间文件共享不便
各院系、校区之间信息不对称，跨部门协同工作效率低。学生获取老师教学课件依赖传统U盘、邮件等方式，超大文件传输失败率高。
3.教学科研文件资源检索速度慢、利用率低
教职工在科研工作中，需要查找大量学术论文、文献资料，做专题研究。仅能通过搜索标题的方式来查找文件。大海捞针式检索，速度慢到让人崩溃。还想看看与之相关的研究情况更是无从找起。
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对于高校来说，如何搭建统一存储文件资源的管理系统，快速整合优质教学资源，为老师、学生提供共享交流平台，深度利用有价值信息，提升文件资源利用率，显然是当前急需解决的一大难题。
EDU作为一款非常实用的电子文件利用系统，它符合高校文件存储管理的应用场景需求，为高校提供有效组织、整合科研资料、教学课件、学术论文、办公文件等文件资源，架起师生共享交流平台，提高跨部门协同工作效率，重点挖掘利用核心价值信息，推动整体科研、管理水平快速提升。
01教学科研文件资源集中存储
通过电子文件利用系统（EDU），可以将分散在老师U盘、电脑、手机等个人设备里的科研成果、教学课件、论文资料，统一上传存储，避免多年积累的知识资源遗失。老师在应用电子文件利用系统（EDU）时，可以拥有专属的存储空间，自由创建主题文件，设置文件标签。
学校管理员可以对师生进行权限设置，授予相应的查看、创建、编辑等操作权限，以免造成重要科研成果资料泄露。
EDU基于128位AES加密算法，对上传文件进行存储加密，防止学校文件自由拷贝复制。针对师生和管理员的日常操作进行日志记录与审计，实现文件访问安全的痕迹可追溯。
02文件自由分享，提高师生协同工作效率
老师之间分享科研成果、师生之间获取论文作业、教学课件，往往以邮件、U盘等方式进行，超大文件在传输过程中失败率高。学校通过应用EDU，为师生创建文件共享平台，按照学校组织架构或者科研项目等分类规则创建文件目录，精准、规范各类文件，实现师生全员文件共享，提高工作协同度。
老师还可以选择文件资料，一键推送给其他老师，分享交流最新科研进展。
03全面搜索精准定位，关联推荐投其所好
学校多年积淀的知识资源，只有充分的挖掘利用，才能发挥应有的价值。针对学校海量文件资源检索效率低的问题，EDU弥补了传统单一标题搜索的缺憾，只需搜索任意关键词即可快速、准确定位想要的文件。
EDU支持办公主流格式文档的全文搜索，比如word、excel、ppt、pdf等，师生在线预览文件详情，无需下载相应软件，即可直接原版原貌展现。
老师在对学术资料进行全文检索的过程中，EDU会依据文件内容，推荐相关主题学术文件，提供延续阅读。同时，系统还会基于语义关联与师生行为分析，个性化、有针对性地推送相关文件。
此外，老师借助EDU可以设置专题名称和规则，系统自动汇聚相关知识文件，快速创建专题，方便进行课题专项研究。
