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职场上,有一个能力,是你务必要重视的,它就是“推动力”!
推动任务往前发展,推动项目落地执行,推动伙伴达成目标,推动大家提交数据…等等!
你的工作处处要求你有“推动力”,而太多太多人,是不知道如何推动的,最后的结果往往是,进度跟不上,绩效很难看,领导不满意。
如果你的工作,需要对接协调很多人,那么你一定深有体会,工作好难推动啊,你会永远觉得自己的推动力不足。
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你从一个人,到管1个人,2个人,3个人……成为一个团队的负责人,你的对接协调工作,只会更多,不会变少。
你能协调推动多少人做事情,你的职场就能走多远,除非你自暴自弃,甘于一直做“被推动的人”,而不是推到别人的人。
职场上,推动同部门做事,你只需要跟你老大说一声,你老大命令下去,工作就立刻开展起来,这个难度不算大。
最难的是,推动旁部门开展工作,你们不存在职称上的上下级,别人不是非得听你的,即使你通过旁部门的老大去推动,有了一次,可下次呢?下下次呢?
旁部门老大要盯的东西会比较多,尤其是你推动的事情,不属于他部门的关键KPI,但对你是最重要的。
你不能指望他把你的事情,当成他自己的事情,很多时候他会让你直接去对接他下面的人,并不会参与进来。
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这个时候,你就要讲究方式方法了,也就是我们这篇文章的主题,如何推动旁部门?
我把它细化到一个场景,诠释如何去做旁部门的推动工作。
如下图,假设你每天都需要对接红框里面的8个人,需要跟进他们的项目进展情况,及时收集数据。
怎么做呢?
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一、梳理跨部门间的流程,并使之滚动起来。
两个部门,若每天或者定期存在一定量的工作对接,那说明它属于你的常规工作,常规工作一定要整理出可视化的东西,比如,画流程图。
画流程图有两个好处:
其一,你只有画出了步骤,你才知道哪些环节是可以优化的。
其二,有了流程图,你委托给别人做的时候,就会变的非常方便,避免重复沟通。
流程图相当于“跨部门协调工作模块”的行动指南,每个人都清楚自己负责流程图中的哪部分工作。
犹如一台机器,环环相扣,有条不紊,流水线作业。
若你没有梳理部门间的流程图,那你的工作每天都会在救火,今天催他们,明天还得催他们,整个过程,你会非常心累。
你的心理成本会很大,他会不会配合呢?他怎么没有反应?可恨的是,你还不能强压,毕竟你们之间没有上下级的关系。
但若把流程图定下来了,就不存在这个问题,你只需要盯死这台机器的运转情况,一旦按流程图跑起来,后面就会自动自发,借此你把它变为了对方每天必做的事项。
不过,要强调的是,流程图,你一定要和对方的部门老大,过一遍,达成共识,然后建议对方,在开部门会议的时候,一定要把这个事情重点说说,会上解决大家的疑惑,都确认没问题后,就按此执行下去。
这个动作相当于你拿了尚方宝剑,把每天重复推动这8个人的事项,打包为推动流程图运转,把对方需要配合你的工作,每天固化下来。
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二、与对方部门负责人沟通,选出“接口人”。
与旁部门协调工作的时候,你要清楚对方的组织架构,像上面这种情况,你要对接8个人,日常存在很多的数据收集,你在群里收集,每个人发一遍,你就要重复新增一次,非常繁琐,有的时候,发的晚的,你又要去@对方。
这种情况,你一定要想办法,把这部分任务转嫁出去,你可以跟林经理沟通,建议对方部门选出一个“接口人”,有什么问题,你直接找接口人就行,向他哭诉,理由就是你对接那么多人,对接不过来,效率非常低。
建议你们部门选出一个接口人,并且明确接口人需要配合你的工作,比如:收集大家的数据汇总到一起,然后交给你。贵部门有什么问题,直接通过接口人反馈就行。
接口人相对于把对接8个人,变为对接1个人,由接口人在收集数据的过程中,帮你把工作推动起来。接口人和他们属于同一部门,很多工作会更好开展。
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三、数据视觉化,更新到群里,推动执行。
一旦依据流程图把这台机器跑起来了,接下来你要关注的是这台机器跑的怎么样?有没有执行到位?
判断是否执行到位,就需要做数据对比了。4个主任,相对于4个小团队,有些可能会比较积极,有些只是敷衍你。怎么办呢?
把对方的工作成效,进行数据量化和对比,把他们分为4个小组PK,定期把结果反馈到群里,数据难看的,他肯定会不好意思,毕竟对方领导也在群里。
总之,没有对比就没有伤害,没有伤害,事情就推不动,你必须把数据和进度量化出来,定期更新到群里,不断的去伤害那些进度慢的人,形成你追我赶的氛围,最后达成你要推动的目标。
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部门间,不论是他推着你,还是你推着他,往往就看,这项工作是谁的关键KPI,占比最大的,往往就是推动方。
理想的状态是,大家占比都重,你我利益共同体,这样的工作就会很好的推动起来,甚至对方推着你跑。
可现实情况,常常是,协调工作的关系到你的关键KPI,但并非对方的关键KPI,甚至都不是对方的KPI,只是对方有义务配合你而已。
这种情况下你的推动会变的比较艰难,但你又别无他法,只能硬着头皮解决掉。不过越难的事情,你做到了,你的收获会更大。