大学生如何使用清单与番茄工作法提高效率

这是好吃的柚子第二篇文章,共3063字,建议阅读时间6min


从零开始的清单革命与番茄工作法入门体验

我不想讲方法论,不喜欢写“我”是如何。。。月入百万”类型的标题党文章。我将尽我力所能及,把清单与番茄工作法根据进行拆解,手把手教会您如何理解这个方法,还有如何使用,从而有效提升自我能力。这是方法,而不是方法论。

我一直认为好的方法可以复制并具有可操作性。谢谢阅读。

推荐书目:

《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法 》[瑞典]诺特伯格(Staffan Noteberg)

《清单革命》 [美] 阿图·葛文德(Atul Gawande)


1min 阅读版

1、使用清单归总我们的目标


首先,我们讲讲为什么需要清单。

白宫健康政策顾问、影响奥巴马医改政策的关键人物,阿图葛文德在他的《清单革命》中提出:

1、大脑的缺陷,并不能把所有的事情都记住。所以,用清单可以解放大脑,外包大脑记忆的工作。

2、人的经验和记忆的不稳定性,容易麻痹大意。所以,用清单可以保证任何时候重要的项目都不被遗漏,提高都绩效表现的可靠性。

也就是说,清单不是简单地将我们要做的工作罗列出来,而是通过将我们需要记住但不重要的东西模块化,将原本需要耗费我们大量脑力的“记忆”工作外包给我们的清单,从而解放我们的大脑。无论我们进行多么细致的专业学习和培训,一些错误还是无法避免,这是我们必须得承认的人脑力的局限性。金融巨头巴菲特说,他之所以比其他人投资更成功,不仅仅因为他有正确的决策,更重要的原因就是他能够避免犯一些愚蠢的错误。将记忆的简单重复工作外包,为随机应变留出足够空间。所以,我们需要清单来避免犯错。

清单可以设置为:愿景—目标清单,接下来会具体分析清单设置的注意事项。


2、快速进入心流状态的番茄钟


PDCA戴明环

p(plan)

清单归结到目标,就是我们每日的to-do list

我不赞同通过机械的安排每一个时间段,在什么时候要去做什么事情这样子的时间管理手段——这样子与初高中课程的模式无异。大家可能认为意志力是一种美德,应该通过教育引导的方式提升内在境界来培养。然而Baumeister教授的实验表明意志力其实是一种生理机能。它就好像人的肌肉一样每次使用都消耗能量,而且用多了会疲惫。这就需要我们节约我的的意志力能量。所以清空你大脑的内存。把所有要做的事情分门别类,另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。这时就需要使用到我们的清单技术了。

我推荐使用目标清单工作法,与我们上面提到的愿景清单清单配套使用,将我们的愿景分解为具体的可操作的步骤。


将愿景分解为最具体的每日工作

我们可以看到,我们设置“为六级英语考试进行准备”,这是我们需要完成中期目标,也就是我们的愿景。但是面对这一个长期目标,我们很可能会失去目标方向。这时候就需要我们将愿景进行分解,一般做法是分解为月目标清单—周目标清单—每日完成清单。通过这种分解,我们的长期目标就具有可操作性。比如需要针对口语进行训练,那就分解为每周需要复习的part,然后每日需要学习的口语量。而且经过精心设计的清单不仅不会让你变得死板,而且还会帮助你节省有限的脑力,你不需要时刻记着我接下来有什么工作,从而不让你的头脑被繁杂的检查项目所占据,你的大脑更具有应变与创造的灵活性。

当然,我们需要完成的长期愿景当然不止一个,这时也需要通过to—do list进行记录。

设置好愿景—目标清单之后我们要回过头来检查我们的清单是否符合以下几点:

简洁: 不要将各种注意事项、操作准则事无巨细全部列出来,而是精简到:

             我要完成任务时间+预估番茄数+地点

高效:以效果为导向,强调清单的效果。如果你不能够完成大部分的清单任务,那么这就是无效的清单。清单的任务工作量设置在自己时间精力上限的80%为最优(简单来说,工作量就是每天躺在床上20min就能困得睡着的程度,而不是精力过剩睡不着或者沾枕即睡)。

可测:清单要具体,要有可操作性,其效果应该能进行观测,并由此改进。还是那句话,任何没有操作性的方法都是在耍流氓。

D(do)

25min的工作+5min的休息≥30min专注工作≥30min一心二用

有一种精神状态称为“心流”,它具有以下特点:明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和即时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一。《番茄工作法图解》

所以心流状态是我们希望在工作中能够进入的高效模式,那我们如何培育快速进入心流的状态?

以下是一个番茄钟完整的流程:


25min+5min的番茄循环

这并非简单的分配时间,而是通过这种流程,在克服前期的不适并强制自己在25min的时间内心无旁骛基础上,每当25min倒计时的按钮摁下,你就会很自然进入心流的状态。这是通过你的潜意识告诉你,当25min的工作时间开始的时候就是自然的专注状态,不需要耗费时间进行调节以期进入工作状态。通过执行一套相同的动作和准备程序,可以使大脑自我调整,进入执行某类事务的最佳状态。这种最佳状态就是“心流”。

几条规则:

1、一次只做一件事,如果任务在番茄范围内完成,则为下一项工作进行准备。

2、如实记录番茄的打断,不要沉溺在许多劣质番茄的虚假虚荣感。

3、在需要长时间工作的情况下,可以在三到四个番茄钟间设置长时间的休息

C(check)

设置清晰的检查点(清单+番茄综合check)

每天十一点半的例行检查时间

检查清单:

 1、今日完成或打断的番茄钟的个数。

 2、打断的番茄钟的缘由与是否能够调整。

 3、完成的番茄钟具体如何分配到每一项工作。

 4、 每一项工作分配的番茄钟是否合理。

5、番茄与我们愿景是否匹配。

更重要的步骤是 设置清晰的检查点

通常而言,我认为大学生设置检查点可以在以下几个点:

早餐时间点:我今天要做些什么

午餐时间点:我早上做了什么和下午要做什么

晚餐时间点:我下午做了什么和晚上要做什么

睡前日记(夜宵)时间点:我今天做了什么和没有做什么

大概就这样子吧╮( ̄▽ ̄)╭

           

                                    

A(adapt)

工具升级与反馈

在我们每日记录的基础上,建议在每周进行回顾与分析。


每周番茄股市走向

分析要点:

1、定量分析每周番茄的动态,评价自己的工作状态与能力。

2、预估每一项工作分配番茄钟的误差及原因。

3、与愿景清单做比对,是否遗漏或者拖延了我们的工作或者学习。

3、技巧配套工具的推荐


番茄土豆

在app市场有许多关于番茄工作法的应用,我使用的标准是,能够与清单相结合,并且能够收集每日的番茄数据,方便进行检查反思。


任务清单界面


工作界面
check总结界面


奇妙清单

奇妙清单是很多文章已经推荐过的应用,比较简单实用。



长期愿景+今日工作
先做重要的事
推送到微信

4、一些补充后记


这篇文章写作用了九个小时,从到10月9日~10月14日,共18个番茄钟。 完成任务的偏差为+4番茄,这意味着写这篇文章超过我的原计划是2个小时的时间。

这是我第二篇文章,写这篇文章的目的很简单,求关注求阅读求分享。如果你有其他的觉得不错的知识与技巧,欢迎一起分享。很喜欢一句话,只有人与人的知识放在一起做爱才能够诞生新的智慧。所以评论分享呀年轻人们。

我希望得到您的收藏,助力你的工作学习。而不是点击之后往下拉,耗费您宝贵的十几秒时间,哦,是这样子,关掉,似懂非懂。

我没有能力进行日更,所以大概是周更(吧)。忍不住最后吐槽几句,恕我直言,日更如果不是通过组建工作室进行小组协作,例如我一直很喜欢的新世相与新京报书评,那么日更会导致文章质量的严重下降,这不是针对谁。(菜头叔:喵喵喵?)

所以我尽量打磨每一篇文章,写东西也是一个过程。


我是好吃的柚子,一个喜欢分享的大学生。我尽量保持一周一次分享,为简友们分享知识。

下期预告:复盘思维。(给自己立个flag不然可能会拖更啊喂⁄(⁄ ⁄•⁄ω⁄•⁄ ⁄)⁄

我的理念是,我吃难啃的书,你吃好吃的柚子。谢谢大家。

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