如何高效地完成工作?

我们都知道要高效完成工作。在我这里,高效完成工作意味着我可以把节省下来的时间做喜欢做的事。

可是昨天有项工作明明10分钟就能完成的,我却花了2个小时。工作是这样的,我需要从2000多家企业中筛选出20家企业作为样本,关键在于如何筛选,确定筛选的标准。但我在还没想清楚该如何筛选时,只模糊知道我要先找出这些企业近5年的数据指标。呼哧呼哧地在平台上下载了5年的数据,然后又是复制粘贴、又是做表拉图。等把5年数据整完,发现已经快到下班时间了,正准备今天的工作先告一段落,明天再整时,头脑中突然冒出一个问题:筛选的企业需要满足什么条件?3个条件无非是:1)营业收入高于多少;2)从业人数高于多少;3)所处行业波动大。前两个条件我可以直接在EXCEL里直接筛选出来,而我需要找的只是最后一个条件而已。这样一分析,发现我只要通过比对5年数据找出波动较大行业就可以,10分钟就能做出图表一目了然。就在最后10分钟,完成了这项工作。

下班路上,我开始反思,为何明明10分钟的工作我却花了2个小时,那1个小时50分钟的时间等于做了无效功。

对于工作目标倒是清晰的,知道要得出什么结果,但是实现路径却是模糊的。没有在一开始把实现路径清晰化,带着模糊的想法,试图一边做一边想。结果是,做得时候大脑带宽被占用,留给想的空间不足,想得不够专注投入,几乎没想。当想都想不清楚时,自然不知道该如何有效地做,只能摸着石头过河,经过大量试错后才能踉跄到达。

那为何我会在路径模糊时贸然开始呢?像这种事务性工作,不是应该磨刀不误砍柴工吗?不是想清楚后再做会事半功倍吗?没想清楚就做是个大问题,这么简单的道理我一直都是知道的呀。

和朋友一讨论,觉得是思维惰性在捣乱。如果把对一个问题的思考画成3个同心圆,最外一层就是浅显易知的,中间一层是稍微要费些脑力的,最里面一层是关键核心区,是解答这个问题的关键节点,同时也要耗费较多精力脑力去琢磨的。我的思考容易停留在舒适区里不愿出来,而我的思考舒适区就是第二层。把第一层浅显易知的破解后,较为轻松地进入第二层,在这一层里,给了纵容自己惰性思维的理由,看吧,我已经思考破了一层,已经在努力了,第三层太费脑力先做着看吧,于是不愿再深入到第三层,去破解核心关键点。但是,因为对问题的认知是停留在第二层,带着这一层的认知处理问题,没get到核心层关键点,只能在做的过程中不断试错,凭模糊的感觉摸着石头过河,这个过程的时间、精力成本很大,这也正是因惰性思维而付出的代价。

可见,工作上思路清晰是多么重要,知道目标是什么的同时还要清楚地知道实现路径是什么,当想清楚了再去做。开始一项工作前,用目标、路径、时间这三个维度去思考,这才是高效完成工作的关键。

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