手把手教你如何成为邮件写作高手（建议收藏版）
【一】使用邮件的3大优势
优势1：便于追踪
邮件可以保存，日后能“有据可查”，也可以对工作任务进行定期的追踪和检视。
优势2：表述精确
可以避免口头沟通中的歧义，将理解偏差减到最小，邮件里还可以附加文档和表格。
优势3：正式有效
邮件更加正式，具有商业效力和法律效力。在进行一些重大关键性的沟通，比如与外部合作者进行沟通时，一定要使用邮件，并留档。
【二】不用邮件的3种情况
情况1：不确定
如果需要沟通的内容没有明确选项，建议先通过电话或者会议进行口头沟通。邮件不适合需要讨论的开放性议题。
情况2：太复杂
如果一个工作事项流程比较复杂、涉及的因素很多，不适合用邮件。
情况3：太紧急
如果事情紧急、突发，需要对方在第一时间知悉的，可以先通过电话沟通，随后把细节在邮件中描述清楚再发送给对方。
【三】适用邮件的6个场景
场景1：请示工作
要诀是：有主见、给出选择项。
例如，可以这样写：
客户有如下的投诉……，相关部门建议如下，一……、或，二……。两种做法的优缺点分别是这样……，请领导给予指示。
场景2：汇报工作
要诀是：突出结果、尊重上级偏好。
场景3：发出需求
要诀是：态度诚恳、量化工作、给出理由。
场景4：任务分工
要诀是：说清任务4W、激发能动性。
4W分别是，Why、Who、When、What、。就是说清做这项任务的原因是什么，由谁、在什么时间前、做到什么。
让利益相关方明白，这事情对团队或公司的重要性，激发下级及同事发挥最大能动性去完成工作。
场景5：审批回复
要诀是：态度明确、指令清晰。
场景6：确认共识
要诀是：确认目标一致、留存证据。
当你通过口头、电话、会议，与同事或客户交流敲定事情后，你可以再发一封邮件给对方进行确认。
【四】怎么写好一封得体的邮件
1.明确目的写邮件
第一、明确自己写邮件的目的。
想清楚你用这封邮件做什么？目的是通知、询问意见、寻求支持还是申请审批？
第二、了解读者的需要。
邮件的目的不仅是为了达成你的需要，也要达成读者的需要，想他人之想，告诉他所有他需要知道的。
第三、确保一封邮件一个目的。
《请协助反馈相关人员信息，并通知相关职能部门于下周五召开PMO例会》有什么问题？
2.标题激发行动和兴趣
好的邮件的标题有两个特点，一是呼唤你，二是愉悦你。
呼唤你
