手把手教你如何成为邮件写作高手（建议收藏版）

【一】使用邮件的3大优势

优势1：便于追踪

邮件可以保存，日后能“有据可查”，也可以对工作任务进行定期的追踪和检视。

优势2：表述精确

可以避免口头沟通中的歧义，将理解偏差减到最小，邮件里还可以附加文档和表格。

优势3：正式有效

邮件更加正式，具有商业效力和法律效力。在进行一些重大关键性的沟通，比如与外部合作者进行沟通时，一定要使用邮件，并留档。

【二】不用邮件的3种情况

情况1：不确定

如果需要沟通的内容没有明确选项，建议先通过电话或者会议进行口头沟通。邮件不适合需要讨论的开放性议题。

情况2：太复杂

如果一个工作事项流程比较复杂、涉及的因素很多，不适合用邮件。

情况3：太紧急

如果事情紧急、突发，需要对方在第一时间知悉的，可以先通过电话沟通，随后把细节在邮件中描述清楚再发送给对方。

【三】适用邮件的6个场景

场景1：请示工作

要诀是：有主见、给出选择项。

例如，可以这样写：

客户有如下的投诉……，相关部门建议如下，一……、或，二……。两种做法的优缺点分别是这样……，请领导给予指示。

场景2：汇报工作

要诀是：突出结果、尊重上级偏好。

场景3：发出需求

要诀是：态度诚恳、量化工作、给出理由。

场景4：任务分工

要诀是：说清任务4W、激发能动性。

4W分别是，Why、Who、When、What、。就是说清做这项任务的原因是什么，由谁、在什么时间前、做到什么。

让利益相关方明白，这事情对团队或公司的重要性，激发下级及同事发挥最大能动性去完成工作。

场景5：审批回复

要诀是：态度明确、指令清晰。

场景6：确认共识

要诀是：确认目标一致、留存证据。

当你通过口头、电话、会议，与同事或客户交流敲定事情后，你可以再发一封邮件给对方进行确认。

【四】怎么写好一封得体的邮件

1.明确目的写邮件

第一、明确自己写邮件的目的。

想清楚你用这封邮件做什么？目的是通知、询问意见、寻求支持还是申请审批？

第二、了解读者的需要。

邮件的目的不仅是为了达成你的需要，也要达成读者的需要，想他人之想，告诉他所有他需要知道的。

第三、确保一封邮件一个目的。

《请协助反馈相关人员信息，并通知相关职能部门于下周五召开PMO例会》有什么问题？

2.标题激发行动和兴趣

好的邮件的标题有两个特点，一是呼唤你，二是愉悦你。

呼唤你