4D工作法|分清轻重缓急,提升工作效率

01

我们每天都会被焦头烂额的事情搞得晕头转向,导致许多事情不能完成,许多计划变为空想。

2016年3月,参加了一个读书会,要求每天进行读书打卡。那个时候我正在实践时间管理,于是,我每天都列出待办的三件事情,并于当晚进行复盘,看是否完成目标。

一开始是兴致勃勃,基于自己总是想法很多,行动很弱,开始的第一天,我给自己列出了以下三件事:

1.完成读书会作业

2.完成一篇公众号文章

3.找5个学生聊天

头一天,劲头比较足,六点半听完早课,匆匆吃过早饭,就开始做公众号文章,可心里还一边记挂着读书会作业打卡。

想到下午还有时间,就放下公众号文章,又开始听课。可是心里惦记着下午的课怎么上,而且两点半就要进行,又不时拿出课本思考(事情多头,导致精力分神)最后啥都没有做好。

一天下来,熬到大半夜,勉强完成,我告诉自己,应该是计划太满了。

第二天,我列出了这样的工作计划

1.完成读书会作业

2.找5个学生聊天

3.完成读书会作业

可一天下来,忙到下午五点,完成上课,其他两件事还未进行。计划中,上午时间充足,来完成公众号文章,等吃完午饭再找学生,结果一件事情未完成,影响到了其他的事情。

到了晚上,已经累到不行,只好作罢。

自己的每日三件事虽然清楚的列在了清单里,可都忙到一起,反而增加了我的压力与焦虑。比如公众号文章,需要大段的时间完成,不是立即需要办理的,可以将它分解,在几个碎片时间来按步进行。

和学生聊天可以放在大课间,一来它不需要大量时间,二则符合对方的时间安排。而读书会作业也是立刻要办的,截止时间12点之前.

02

在《只管去做》中,提到了每日“4D工作法”,它是一种将时间和精力最大限度的整合的工作法。按及时去做,计划去做,授权去做,尽量别做四个类别划分工作和生活中遇到的事情,明确下一步行动,提高执行力,落实。

它的具体步骤如下:

第一步:思考自己目前待办的事情有哪些?(加入自己的年度计划)

第二步:将待办的事情分出及时去做,计划去做,授权去做,和尽量别做,分别列在清单表上。

注:及时去做的重要事情,可安排每日靠前的时间,比如早晨的时间段。

计划去做,没有具体时间的事情则可列于自由区,充分利用碎片化时间,将事情做出分解动作,分批次完成。

具体时间要做的事情则可列于时间刻度表上,按步骤进行行。

授权去做的事情,则可与执行人确认好完成时间和进度,写到月历。如此进行整合,则所有事情仅仅有条,且确定到下一步的行动,不忙乱,有行动。

第三步:按待办清单进行。

1、将读书会作业打卡列为及时去做的事情,则可利用早晨的大段时间,完成作业。(及时去做)

2、将和学生聊天放到大课间和谈话课,充分考对方时间的匹配度,又利用了碎片时间。

3、而公众号文章则可列为没有具体时间完成的事情,可将它进行分解,落实规划。(计划去做)

4、对应左边的时间刻度,将事情一一归位,列出今日清单,并开始行动。

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