在项目建设与管理中，会产生大量的数据及文档，最终会沉淀为公司的组织文化资产。所以有必要对项目过程中的文档及资料形成知识并进行管理。下面将从三方面进行总结。
一、项目文档管理
1、信息系统相关信息（文档）是指某种数据媒体和其中所记录的数据。具有永久性，并可以由人或机器阅读，通常仅用于描述人工可读的东西。
2、文档的种类
①一般分为三类：开发文档（描述开发过程本身的文档，包括可研报告、需求规格说明、功能规格说明、设计规格说明、开发计划等）、产品文档（描述开发过程的产物，包括培训手册、参考手册、用户指南、软件支持手册、产品手册和信息广告）、管理文档（记录项目管理的信息，包括每阶段的进度和进度变更记录、软件变更记录、团队的职责定义、项目计划、阶段报告等）。
②文档质量分级
a、最低限度文档（1级文档）：适合开发工作量低于一个人月的开发者只用程序；
b、内部文档（2级文档）：没有与其他用户共享资源的专用程序（自用）；
c、工作文档（3级文档）：适用于一个单位内若干人联合开发的程序，或可被其他单位使用的程序；
d、正式文档（4级文档）：适合那些要正式发行供普遍使用的软件产品。
3、项目文档的规范化管理主要体现在：文档书写规范（遵循统一的书写规范、包括符号的使用、图文的含义等等）；图表编号规则（对图表进行有规则的编号，可以方便图表的查找）；文档目录编写标准（为了存档及未来使用的方便，应该编写文档目录）；文档管理制度。
二、配置管理
为了系统地控制配置变更，在系统的整个生命周期中维持配置的完整性和可追踪性，而表示系统在不同时间点上配置的学科。配置管理包括6个主要活动：制订配置管理计划、配置标识、配置控制、配置状态报告、配置审计、发布管理和交付。
1、配置项：为配置管理设计的硬件、软件或二者的集合，在配置管理过程中作为一个单个实体来对待。典型的配置项包括项目计划书、需求文档、设计文档、源代码、可执行代码、测试用例、运行软件所需的各种数据等，他们经过评审和检查通过后进入配置管理。
2、配置项的分类：基线配置项（所有的设计文档和源程序等）；非基线配置项（项目的各类计划和报告等）。
3、所有配置项均由CMO进行严格管理，基本原则是：基线配置项向开发人员开放读取权限；非基线配置项向PM，,CCB及相关人员开放。
4、配置项状态：草稿（初始）、正式（经评审后）、修改。
5、配置项版本号：处于草稿状态的版本号格式为：0.YZ；处于正式状态的为X.Y（配置项第一次成为正式文件时，版本号为1.0）；处于修改状态的版本号为：X.YZ，正在修改时，一般只增大Z值。
6、配置项版本管理：不能摒弃旧版本。版本管理的目的是按照一定的规则保存配置项的所有版本，避免发生版本丢失或混淆等现象。
7、配置基线：为了在不严重阻碍合理变化的情况下来控制变化，称为配置基线。它由一组配置项组成，这些配置项构成一个嫌贵稳定的逻辑实体。基线中的配置项被“冻结”后，不能再被任何人随意修改。变更需遵循正式的变更控制程序。
8、一组拥有唯一标识的需求、设计等和用户文档构成一条基线，产品的测试版本是基线的一个例子。一个产品可以有多个基线，也可以只有一个基线。交付给外部顾客的基线叫【发行基线】，内部开发使用的基线叫【构造基线】。
9、配置基线的作用：未开发工作提供可一个定点和快照；新项目可以在基线提供的定点上建立；当认为更新不稳定或不可信时，基线为团队提供一种取消变更的方法；可以利用基线重新建立基于某个特定发布版本的配置，以重现已报告的错误。
10、配置库：存放配置项并记录与配置项相关的所有信息，是配置管理的工具，使其不致于管乱、管混、管丢。配置库分类如下：
①开发库：保存开发人员当前正在开发的配置实体，又称为动态库、程序员库、工作库，这里无需进行配置控制（不会影响到项目的其他部分）；
②受控库：开发的某个阶段工作结束时，将当前的工作产品存入配置库，包含当前的基线加上对基线的变更，又称为主库。受控库中的配置项被置于完全的配置管理下；
③产品库：最终产品，等待交付用户或现场安装。又称静态库、发行库、软件仓库，包含已发布使用的各种基线的存档，被置于完全的配置管理下。
配置库的建库模式分为：按配置项类型建库（适用通用软件的开发组织）、按任务建库（适用专业软件的开发组织）。
11、配置管理委员会：CCB，负责对配置变更做出评估，审批以及监督已批准变更的实施。
12、配置管理员：CMO，负责整个项目生命周期中进行配置管理活动，包括编写配置管理计划、建立和维护配置管理系统、家里人和维护配置库、配置项识别、建立和管理配置基线、版本管理和配置控制、配置状态报告、配置审计、发布管理和交付、对项目成员进行配置管理培训。
13、日常配置管理活动
①制定配置管理计划：主要内容包括配置管理活动（配置标识、配置控制、配置状态报告、配置审计、发布管理与交付）；实施这些活动的规范和流程；实施这些活动的进度安排；负责实施这些活动的人或组织，以及他们和其它组织的关系。
②配置标识：又称配置识别，包括为系统选择配置项并在技术文档中记录配置项的功能和物理特征。基本步骤包括：
识别需要受控的配置项→为每个配置项指定唯一性的标识号→定义每个配置项的重要特征→确定每个配置项的所有者及其责任→确定配置项进入配置管理的时间和条件→建立和控制配置基线→维护文档和组件的修订与产品版本之间的关系。
③配置控制：即配置项和基线的变更控制，包括：
变更申请→变更评估→通告评估结果→变更实施→变更验证与确认→变更的发布→基于配置库的变更控制。
④配置状态报告：有效记录和报告管理配置所需要的信息，目的是及时、准确地给出配置项的当前状况，供相应人员了解，以加强配置管理工作。
配置状态报告的内容：每个受控配置项的标识和状态；每个变更申请的状态和已批准的修改的实施状态；每个基线的当前和过去版本的状态以及各版本的比较；其他配置管理过程活动的记录。
⑤配置审计：也称配置审核和配置评价，包括功能配置审计（配置项实际功效是否与其需求一致）和物理配置审计（配置项的物理存在是否完整）。
配置管理的作用：防止向用户提交不合格的产品；发现不完善的实现；找出各配置项间不匹配或不相容的想象；确认记录和文档保持着可追溯性。
⑥发布管理和交付：存储、复制、发包、交付（按合同中的规定交付产品或服务）、重建（应能重建软软件环境）。
14、配置管理工具：付费包括CA CCC、PVCS、VSS；开源软件包括SVN、GIT、CVS。
三、知识管理
对有价值的信息进行管理，包括知识的识别，获取、分解、储存、传递、共享、价值评判和保护，以及知识的资本化和产品化。涉及四方面的工作：
①自上而下地检测、推动与知识有关的活动；
②创造和维护知识基础设施；
③组织和转化知识资产；
④使用知识以提高其价值。
1、知识的分类
①显性知识：能以文字或数字表达，而且以资料、科学法则、特定规格及手册等形式展现的知识；
②隐形知识：相当个性化而富弹性的东西，因人而异，很难用公式或文字来加以说明，难以流传或与别人分享（个人的主观洞察力、直觉等）。
2、知识管理的目标
①知识发布，以使一个组织内的所有成员都能应用知识；
②确保知识在需要时是可得的；
③推进新知识的有效开发；
④支持从外部获取知识；
⑤确保知识、新知识在组织内的扩散；
⑥确保组织内部的人知道所需的知识在何处。
3、方法及工具
知识管理是将可得到的各种信息转化为知识，以便于知识的产生、获取和重新利用，并将知识与人联系起来的过程。
①显性知识的管理：是一个战略过程，存在采集、过滤、组织、传播和应用5个过程，主要是构建相关制度平台，必须做到以下4点：
a、创造更多的团队成员之间的交流机会；
b、建立显性知识索引；
c、组织高层的参与和支持；
d、与绩效评估体系的结合。
②隐形知识的管理：是知窍和知人两方面的知识，具体表现为个人的技能、经验或诀窍、心智模式、解决问题的方式和组织惯例。
a、隐形知识的层次包括：团队成员个体拥有的隐形知识；群体拥有的隐形知识；组织层次拥有的隐形知识；从组织外部获取的隐形知识；
b、隐形知识的共享：方法主要有编码化、面对面交流、人员轮换和网络，主要途径有：创建学习型组织，充分发挥知识团队的作用；构建项目组织内部的信任机制；项目组织隐形知识编码化；设立知识主管，加强隐形知识的学习与共享；项目组织内部建立限制知识垄断的机制；通过利益驱动，促进隐形知识的共享；创建以人为本的组织文化。
③知识管理工具：知识生成工具、知识编码工具、知识转移工具三大类；。
④学习型组织：能熟练地创造、获取和传递知识的组织，同时也要善于修正自身的行为，以适应心得知识和见解。
学习型组织的要素：建立共同愿景、团队学习、改变心智模式、自我超越、系统思考。
4、知识产权保护：著作权法、计算机软件保护条例、商标法（注册有效期10年，期满前6个月申请续展注册，未申请，给予6个月宽展期，仍未提出的注销原商标）、专利法（发明专利20年，实用新型和外观设计专利10年）、不正当竞争法。
