今天剽悍晨读分享的书是《搞定》。这本书畅销了10多年,并且创造了GTD工作法,GTD即“Getting Things Done”的缩写,也是本书的英文名字。书中介绍了如何通过横向整理任务、纵向管理项目以及三个关键原则,成为效率达人。
001 横向整理任务
横向整理任务是指把所有需要处理的事项,不管任务大小、需要时间长短、难度大小,全部以任务清单的形式罗列出来。
其目的在于把大脑清空,把一切待办事项集中储存到纸质清单、电脑文档或者手机软件等大脑之外的存储工具上。注意,要尽可能地将任务集中在极少数的工具上。
如何处理这些任务,作者给出了3个原则:
1. 立即执行
能够短时间处理完的事情,要立即执行,不拖沓。
2. 指派他人
如果事情不能立即处理完,先确定这件事是不是非你做不可。如果不是,指派他人去做。
3. 延迟处理
如果事情不能立即处理完,又非你完成不可,则加入“下一步行动”清单。
002 纵向管理项目
这部分和大家介绍如何高效处理一个具体的工作任务,以写某专项行动工作方案为例。
1. 确定目标和原则
在写作之前,首先要明确为什么要开展这项行动,意义是什么,主要解决哪些问题,有哪些人参与,大家各自负责什么事项。
2. 展望结果
设想一下,如果专项行动进展顺利,能够获得什么成果,目标任务是什么,是否要落实到人。完成了任务如何奖励,未完成的如何处理。
3. 头脑风暴
大量收集以前发布的各种工作方案,多与人交流、讨论本次行动有什么重点特征,集思广益。要追求各种想法,重在数量,把批判和质疑的意见放到下一步处理。
4. 组织整理
通过头脑风暴,把所有能够想到的都记录下来,把所有可能的结果都梳理出来,分析权衡利弊,组织整理各类素材。
5. 明确行动步骤,并成文
根据收集的所有素材,结合工作实际,确定行动步骤,明确资源分配、任务安排,确保每个人都知道自己接下来需要做什么。
003 三个关键原则
1. 养成收集的习惯
把所有的任务都放到任务清单里面,就可以释放大脑内存,使大脑能够集中精力做它该做的事,比如思考、反思等,而不需要浪费大量精力去记住要做哪些事。
2. 确定下一步任务
在任务清单里要写清楚下一步的操作步骤。很多压力往往来源于不知道下一步该怎么做。所以,一定要明确下一步的具体任务。
3. 学会关注结果
领导安排一项任务,最关心的是结果反馈,这就需要你跟他确定好这件事情需要做到什么程度,他希望得到什么具体结果,什么时间内完成。把任务具体化,你才更有把握执行好。
所以在日常工作中,也要学会关注结果,时常反思一下,我为什么做这件事,做成了我能够有什么收获。
总之,掌握GTD工作法,横向整理任务,列出清单,释放大脑内存;纵向管理项目,把项目步骤具体化,一步一步完成各个步骤;坚持三个关键原则,养成收集的习惯、确定下一步任务、学会关注结果,你也可以称为高效达人。
知道不如做到,赶快请动起来吧。