深度工作实践~会议中如何挽救注意力

浅度工作是发生在任何场景的。在会议中是不是走神,这是不可避免的,我也不回避这种现象,但是如何在注意力分散的时候及时把注意力挽救回来,这是我今天想分享的。最近正在努力克服的场景是就会议中的注意力分散,取得了一些进展,这里做一个总结。

问题(Situation)

常见的会议情形有多种。从形式上分,一种是有实体的,如会议室开会或者参加外部的研讨会,另外一种虚拟的无实体的,如电话会议。从内容上分,一种双向的,需要互动的,一种是单向的,比如全体员工会议。如果把两个维度结合,就会有四个场景。第一,实体双向型,会议室的讨论或小规模研讨会;第二,虚拟双向型,如电话讨论;第三,实体单向型,参加论坛分享会,在公司咖啡厅举办的员工大会;第四种,虚拟单向型,如电话会议形式的员工大会,电话会议的外部分享会。当然也有混合型,比如员工大会时,一部分同事在现场一部分同事在电话线上,比如现在很多论坛也开通了网络直播。我这里的所有分类都是针对个人的,对于某一个人,她只能处于一种状态。

对于这四种形式,我也是按照注意力的影响程度排序的。因为只要是双向有互动,无论是实体还是虚拟方式,我一般都会高度集中注意力,因为要发言要讨论要输出。实体和虚拟相比,虚拟最容易分散注意力(走神),实体是和同事在一起,或者有其他参会者在一起,有屏幕或者投影显示会议内容。而虚拟,大多数情况下是孤零零一个人待在会议室或者办公位上,对着自己的电脑屏幕。

我注意力分散最严重的场景就是在虚拟单向型,尤其是全球性质的会议,一般是在晚上举行。完成了一个白天的繁重工作,已然身心疲惫,晚上在家里(本来家里就有很多让我注意力分散的东西),面对电脑,听的是英文,不需要发言,常常开着开着会,就神游八方了,或者是不知不觉的拿起手机刷刷朋友圈和新闻了。

解决(Action)

从上面可以分析可以得出,虚拟单向型最容易走神,实体双向型最容易专注。那么解决方法自然也是显而易见了,那就是把所有的会议变成实体双向性。经过这段时间的摸索,我终于找到了一个好方法,那就是——用笔记本记笔记,这里的笔记本可不是电脑笔记本,而是实体笔记本。如何变成实体,用纸和笔。如何变为双向,把听到的内容记下来,把单向输入再输出。当然记得同时让手机远离你(我也找到了好方法,会用另外一篇文章介绍“使用APP让我不使用APP”)

Why:为什么要用纸和笔?我曾经是坚定的电子笔记支持者。电子笔记拥有众多优势,无论是在电脑上还是在手机上都有很多笔记APP,这是APP比笔记本便携,记下的内容可搜索可整理,笔记格式简洁美观。但是问题来了,当我用电脑记笔记时,我会打开网页;当我用手机记笔记时,我会打开朋友圈/抽屉新热榜/知乎/即刻。当注意力都不在记笔记的时候,何谈笔记内容呢?当我用纸和笔的时候,我的注意力就回归到会议内容本身了(当然除了会议,我的注意力也没有其他地方可去)。

What:用什么样的纸和笔?买一个好一些的文具,是会让做笔记的心情更愉悦的。品牌就不详细介绍了。

从形式上,我推荐的笔记本使用方式是”A5方格本横着记“。用A5,是因为A5不大不小,太小不利于记下内容,太大不利于携带,而A5介乎两者之间,是使用下来最适合我个人的。用方格本,如果想了解方格本的使用方式可以阅读高桥政史的《聪明人用方格笔记本》。对于我而言,方格本最大的好处是美观而随意。因为有方格,所以在竖向很容易对齐,所以美观;因为有方格,我可以把一页作为一整页用,可以把一页分为两部分使用,比如左右对等分割,左边宽右边窄,上面窄下面宽,分为三部分或者四部分使用等等。另外要横着用,就像脑图一样,大脑是联想型的,横着记有助于不打断自己的思路,延展着一直向右写下去

选择什么样的笔呢?笔要书写顺滑,这是基本要求,就不多说了。我此外,个人觉得至少是多色笔吧。至少有两种颜色,一种颜色作为基准色,记录内容,另外一种颜色作为提醒色,提示重点。《聪明人用方格笔记本》介绍了用红蓝黑三色笔区分内容。佐藤惠《神奇手账:四色手账笔记术,从此改变你的人生》介绍了用四色笔区分内容。经过我的使用体验,我中意PREMEC CHALK巧可四色中性笔。在四色笔中,巧可四色笔是水笔,不是圆珠笔,书写非常顺滑。对于颜色,我很少用黑色,更倾向于绿色。因为绿色代表着植物,象征着灵感、希望和顺利。

How:如何记?如果是为了保卫注意力,那所记内容就没什么限定了。当我意识到我走神的时候,我会立刻做听写记录,就是不管演讲者在分享什么内容,我都会逐字逐句的记录下来,这样会以最快的速度完成实体输出的转化,把注意力迅速重新回归到会议内容上来。如果是总结型的记录,有框架的记录就好,就像我的这篇文章,有STAR的框架(situation/task/action/result),有why/what/how的框架。

成果(Result)

上周(2018年1月15日到1月19日),参加了四场容易分散注意力的会议。两场员工大会(其中一场是英文),一场在晚上10点半的英文会议,一场外部分享会(有将近4个小时)。我用了记笔记的方式,非常成功的在会议过程中保持了较高的注意力。会议中当然还是时常走神,但是记笔记确实很好的挽救了我的注意力,确保我可以深度参与会议。

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