在很多企业，内部的各个组织多多少少都会有一些“小金库”，主要是把各种福利费提前报销出来，按需再用于各种大小聚会或其他方面。
运营和行政人员可能就负责进行这些费用和账目的管理，管的好不好还是差别很大的。今天分享几个我们团队的要求和经验：
1、Excel模版写清楚：在excel模版中把出账和入账参考财务的记账方法分列清楚。提出这个要求的原因是发现原来的行政在记录收入和支出的时候总是把数据放到一列，支出用负，收入用正，但是看起来总是别扭。所以后来团队就定下来内部小账也参考财务的记账框架，明显可视性提高很多。
2、变动及时处理和反馈：任何入账和出账完成后都发邮件给该费用所属的业务部门领导，告知该组织账目变动详细（特别注意一定不能只发本次变动数据，要把这次作为业务领导审核费用的依据，历史变动和余额全包含，只要业务领导看这一个邮件就可以了解所有过往信息，同时每次备注变动详细细节和经手人和支出凭证，为什么每次变动都要把历史信息附加上呢？因为领导可能你上次发的邮件他没有及时查看，你这次发全貌可以不必麻烦他找过往全部历史信息，通过一次就可以了解到整体的信息，也不至于领导再问，彼此的效率都会提高。
3、费用支付双记录：及时反馈处理进展的同时，也要记得同步及时的把纸面凭证和电子凭证归档和更新，避免其他任务来耽搁忘记了。除了电子表格记录外，对于支出凭证（转账、微信等付款凭证）要双存（保存在电脑中一份电子档同时打印一份纸档保存）。
这些看着似乎都是小事，其实能管理清晰，账目清楚一方面考验新同事的细心，同时也锻炼综合统筹能力，把每件小事用心思考，也可以有很多创新的方法。
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