把十年来跟文件名持续斗争的体会分享一下，供烦心于此事者参考

1. 命名原则 —— 一切从需求出发

为什么要给文件命名？为了最快地找到目标文件。

在什么时候会需要找目标文件？两种需求，短期内编辑，长期内查询。

短期内编辑要求能够快速定位，寻找时间越短越好，点击次数越少越好，os系统下的标签功能我只能羡慕，windows里面就只好用桌面快捷方式了。此外，要达到快速定位的目标，这些文件可以在短期内不按照严格的文件归类原则，暂时放在主文件夹下，等过了频繁使用期，再去到它该去的地方。

长期内查询要求能够准确挖掘，因此标题关键字要提炼准确，要用自己习惯的表达方式，而且要内容、作者、时间完整，便于以不完整的关键信息就能索引到目标文件。匹配everything使用，甚至可以牺牲一点命名的简练美观性，将文件的关键字也放在文件名中，检索时不要太爽。

2. 一般命名规范

我自己的习惯是“标题 - 子标题 - 子子标题（作者）_160503V2”。最近还喜欢用“标题 - 子标题 - 子子标题（作者）【关键字1 关键字2 ...】_160503V2”

给别人的文件和自己留用的文件对标题的要求是不一样的，可以在发送邮件时单独修改标题。比如，我在A部门，有一个项目需要与B部门合作，我的文档命名就不需要A部门这个信息，但是如果给B部门的伙伴们发文件，文件名就要加入A部门的信息，便于B部门的同事对接收到的文件区分来源。

3. 按时间还是按内容

我的经验是，绝大多数文件夹都应该按内容或者“时间+内容”来命名。

我曾经看到很多人喜欢工作文件夹下建立2010、2011、2012等若干个文件夹，窃以为这种命名方式只适用于能清楚地记得某件事情发生在哪一年，并且工作不跨年度，而且年度之间文件关联性不大的情况下。在学校时管理课程我比较偏爱这种命名方式，因为有很多场景可以联想到哪一年上了什么课，每到过年翻篇，大一上的课跟大二上的课也没什么关系。离开学校，大概记性也变差了，做的事跟年份也没什么逻辑关系，而且可以预见到未来几十年都要跟这些文件打交道，还是不要到时候在2015、2016、……2050这些文件夹里沉浮了。

还有很多人喜欢用会议、汇报做文件夹命名，建立第一次小组会、第二次小组会等若干个文件夹，窃以为这种命名方式是无意义的，除非你是专门负责会议安排，并不关注会议内容的秘书角色，要不然相信我，你马上就会忘了你在哪个会议上用了什么文件，这种分类方法跟把文件随机分为几堆扔到几个文件夹里，几乎没有区别。这就是文件夹按时间的坏处—不直观。

有人说用时间是为了排序，易于寻找。按内容的文件夹如何排序呢？

如果是强逻辑顺序，可以在文件名前加数字的方式排序，比如可以用0.申请立项 1.需求调研 2. 问卷设计 3. 数据分析 等等，来表征内容的逻辑顺序。

如果是弱逻辑顺序或者无逻辑顺序，可以加上事件发生时间以便于索引（对，按内容并不是不要时间，而是说内容为主），对于项目的管理非常试用。比如201605-201609 XX课题，201509-now XX项目等。

什么时候可以按时间呢？比如每年度都会产生一些非常随机懒得归类的文件，比如2017年一场演讲比赛的稿子、一次论坛的宣传页，想省事的话都丢到“2017年度文件”里好了。又或者做的事情重复性比较强，典型的如党务工作、财务工作，也可以在适当的层级上采用时间命名。

4. 版本管理 —— 以防万一

我们的文件大体可以分为三类：我确定有用的，我确定没用的，和我不知道有没有用的。各种历史版本往往属于第三类，为了以防万一，建议还是还是留着吧，我们都经历过讨论了半个月又回到最初的起点的事情对吧。看着不顺眼的话，在最终版本所在文件夹下，建一个历史版本文件夹，统统扔进去。版本的命名，如果没有正式发布，按照时间+版本号的方式，如今天的是XX_160501，明天的是XX_160502，明天的第二版是XX_160502V2。小的版本改动（如错别字修改，格式调整）就覆盖旧版本好了。如果是正式发布，就要在文档里做正规的版本更新记录，这个就不提了。

其他的小tips：

1. 一级目录下的文件不宜超过15个

纯属个人感觉，再多了一两眼瞟不见，视域极广、眼神极好的除外。

2. 养成随手整理的习惯

年纪越大，过一段时间就啥都不记得了

3. 定期备份，不要坐在电脑盖子上哭，推荐goodsync