在上一篇中我们说了使用Excel时五个痒而不疼的问题，现在接着说余下的五个问题。
六、数据区域中存在空行、空列、空单元格。之前我们讲过，数据要保证连续与完整，否则会影响数据分析。Excel是依据行和列的连续位置来判断数据之间的关联性，当数据被空行、空列、空单元格分开后，Excel会认为它们之间没有任何关系。如果单元格本来就没有数据，为了保证数据的连续性与完整性，没有数据也要填上内容。如果单元格的属性为数值，则填上“0”；如果单元格的属性为文本，则填上相应的文本数据，如“缺省”等。
七、将同属性的数据分列记录。我们应该都见过下面这种表格，也可能动手做过这种表格。
这种表格不利于Excel做数据分析，甚至无法使用某些分析功能。正确的做法是将“已付”、“未付”归为一列，因为它们属于同属性不同情况。
同属性的数据占行不占列，目的在于便于使用筛选与数据透视表。同属性的数据占据一列，这样才能在数据透视表中将同属性的数据作为列字段，便于统计同一类属性数据中有几种不同情况。
八、一个单元格记录了多个属性。Excel是数据处理工具，不是文字处理工具，一个单元格内只能记录一个属性。因此短语和句子在Excel中是禁止使用的，我们可以把短语、句子按不同属性分列记录。如，地址：XX省XX市XX县XX镇XX村，可以分成省、市、县、镇、村。当然，如果Excel只是用来记录文本内容不作分析，也就另当别论了。那么像10箱、20斤、30本这类数量词我们该如何记录呢？我们记录数值的目的在于计算，在Excel中10+10=20，10箱+10箱≠20箱。所以对于数量我们应当分列记录，10、20、30是数，箱、斤、本是量。
九、数据格式不一致。这个问题最常见的情况是，在对某列数字进行运算时出现错误，这是因为这列数字中存在文本型的数字。在数据透视表中，统计结果应该是求和，最终却显示计数，也可能是某个单元格数据是文本的原因。
十、表格设计成二维表格。所谓二维表格，也就是既有列标题又有行标题，看着一目了然，其实不利于Excel做数据分析。将行标题放到列标题中成为一个数据属性，将二维表格改为一维表格（只有列标题没有行标题），一行记录一条完整的信息。我们可以看看我们的话费清单样式或者银行账户流水记录，那就是标准的一维表格。
错误的表格各有各的原因，但是正确的表格却只有一种。那就是一维型表格，并且数据格式规范、属性完整、描述简洁、数据区域连贯没有空白、没有合并单元格。只有当我们录入的数据符合Excel的规则时，Excel的那些功能才能帮助我们。
