概述
项目风险是一种不确定的事件或条件,一旦发生,就会对至少一个项目目标造成影响,比如范围、进度、成本、质量等,项目风险也可能对组织或组织的目标造成影响,比如财务、声誉等。
项目从构思的那一刻起,就存在着风险。而应对风险的方式,并不总是规避。如果风险给项目造成的威胁在可以承受的范围内,并且与可能得到的收获是相平衡的,那么这个风险就是可以接受的。
要想在充满不确定性的大环境下取得成功,组织应该致力于在整个项目期间,积极而又持续地开展风险管理。
系统化风险识别
风险识别的主体,应该包含项目中的团队成员在内的各方干系人,而不只是项目经理。组织中的每个层级,都必须有意识地积极识别,并有效管理风险。 系统化的风险识别,是一个反复进行的过程,应该从构思阶段开始,贯穿项目规划和执行的始终。
识别风险过程的主要输出,就是初始的风险登记册, 包括已识别的风险清单,以及潜在应对措施清单。对于已识别的每个风险,都要评估其概率和影响,并进行优先排序。
其中,风险概率是指每个具体风险发生的可能性,风险影响则是风险对于项目目标(进度、成本、范围、质量)的潜在影响。
我们可以通过访谈或会议的形式来进行风险概率和影响的评估,参与人员包括熟悉相应风险类别的人员,以及项目外部的经验丰富人员。以下是一个风险登记册的示例:
冰山下的风险
实际上,执行中最大的风险,不是那些显而易见的、冰山上的风险,那些冰山下看不见的风险,往往才是最要命的。
通常,项目组中最坏的情况是,大家对项目里的风险避而不谈,避谈风险的原因可能是:
试想一下,你的项目中鼓励坦诚沟通风险吗?
你的项目中有恰当的程序和渠道,可以让你跟干系人沟通项目风险吗?
没有人反馈风险,不代表没有风险。
如果一个项目经理只能依靠正常的渠道识别项目风险,这类问题就不可避免。那么,如何识
别冰山下的风险呢?
- 当寻常的渠道不管用的时候,就要看项目经理的信息网络了。项目经理一定不能脱离团队。如果没有群众基础,只是坐等着别人给你上报风险,那你的工作就远远没有做到位。
一个优秀的项目经理,必须是一个优秀的“情报人员”,上至最高的项目发起人及组织的各层决策者,下至项目最边缘的人群,比如外包、实习生、短期借调支持人员等,你都要跟他们建立广泛且深入的联系。 - 你需要的是一颗真诚交流的心,去关注项目中的每个角色、每个成员的需求,理解他们的困难,愿意为他们提供发展的机会,帮助他们去获得更大的成功,仅此而已。
如果说,你还需要一个简单有效的办法, 那你就先去观察一下,在吃饭的时候,你的团队分成了哪些群体。这些自然划分的群体,哪些是你经常交流的?哪些是你缺少交流的?在工作之余,你要多关注和你缺少交流的群体,抽时间和他们多吃饭多沟通,让自己站在他们的视角想问题。这样一来,很快你就可以扩展自己对于冰山下项目风险的理解。
记住,我们识别出的风险越多,项目的风险就越低。
风险应对措施
接下来,你需要为识别出的每个风险,制定相应的风险应对措施。 对于发生概率很高的严重风险,一定要提前准备风险应对方案和危机应急预案。一旦风险和危机来临,应急预案就可以有效地降低风险的损失和危机带来的灾难。
比如“双十一”之前的故障演练应急预案,你就需要针对每一种可能发生的线上突发状况,提前确定好处理步骤、责任人、预计时长,甚至是每一步的指令或脚本,以免在出现突发问题时,手忙脚乱导致出错。
同时, 在项目排期时,你要确保有相应的故障演练计划,并且做好充分的准备。也许有些风险预案永远也用不上,但是这并不是说它们是多余的。在风险降临的危机关头,它们的价值就会凸显出来。
在项目执行期间,已识别的风险会不断地变化,新的风险也会产生。你需要在每周的项目状态同步会议上,对风险进行再评估,并通过周期性的风险审查,来识别新的风险。
树立正确的风险观
1. 治未病,建立系统性保健机制
举世瞩目的“阿波罗”登月计划,让项目管理开始风靡全球。当时的肯尼迪航天中心,流传着两个很有意思的“黑话”:沙包、打伞。
- “沙包”指的是把任务的延期藏起来,不到最后一刻不做汇报;
- “打伞”是说虽然你延期了,但还有更倒霉的家伙也延期了,而且率先被暴露了出来。
你看,即便在“阿波罗”计划里,瞒报延迟、寄希望于他人“打伞”也是无法杜绝的事情。
可是,为什么会有那么多的瞒报呢?因为在当时,及时汇报延期往往只会招来一顿责骂。实际上,越是严格控制的系统,越是有问题都窝着藏着,很可能一出问题就是大问题。事物的发展,总是从量变开始的。为了防止风险演变成问题,就要在项目早期,建立系统性的保健机制。
所谓的“治未病”,就是说要未病先防, 事后不如事中控制,事中不如事前控制。
“春江水暖鸭先知”,关于执行中的风险,群众永远是最有发言权的。如果这个系统是健康的,一定是可以自行去呈现和反馈风险的。而建立系统性保障机制的关键就在于, 你要致力于持续改善人与人之间的互动品质,提升项目团队的健康度。
经常做匿名的问卷收集或访谈,定期做一场坦诚布公的复盘会,都是系统性保健的好方法。
做调查问卷,是项目经理了解团队的重要方式之一。在每个重要版本结束时,你都可以用调查问卷的形式,收集大家的意见,其中有两个典型的问题:
- 对这个版本研发过程的综合评分(包括迭代方式、工作量、工作压力、团队配合、时间管理等各个方面),这反映了过程满意度;
- 对这个版本功能设计的满意度,即产品认可度。
你要坚持在多个版本中反复使用,积累数据。
这样一来,你就可以通过各个版本的数据变化,看到团队状态的起伏和健康度的走势。当团队对产品的发展方向产生疑虑或不认可,抑或是对过程中的管理方式或协作状态不满的时候,你要允许团队各抒己见,充分沟通表达。
事先预防永远胜过事后纠正,如果你有意识地在团队中构建这样的常规反馈渠道,系统性风险提示和保健的作用就会逐渐发挥出来。
如果你还不具备“望闻问切”的功力,那么匿名问卷,就是一个非常简单的措施,你一定可以做到。
2. 积极管理致命风险
其实,项目经理不是只要管理好常规执行风险就可以了,真正会导致项目失败的致命风险,往往在项目一开始就埋下了。
要管理好这些致命风险,确实不是仅凭项目经理一人之力就可以做到的。但是,如果我们只是一直做容易的事,做会做的事,对这些致命风险视而不见,就会把项目置于危险的境地。
一旦致命风险真的发生,很可能会回天乏力。有经验的项目经理,可以从过往经历的失败中,敏锐地嗅到危险的味道。那么,项目经理可以做些什么呢?
第 1 步: 挖掘出这些致命风险,把它们变为可见的、可谈的。很多管理者非常关心执行中的风险,却对于这类致命风险讳莫如深,只留在自己脑子里,这样反而是最危险的。
致命风险的挖掘,通常会让我们对项目背景的理解更加透彻,并对那些影响到项目生死存亡的关键要事,有更加清晰的认知和规划部署。
第 2 步: 正视风险,不存侥幸心理。你要和发起人一起想办法,发动核心团队,合力去制定应对策略。
第 3 步: 在项目的核心团队中,周期性地梳理和同步风险状态。
- 在互联网领域,成功突围者大多都是一路坎坷,从各种致命风险中爬出来的,堪称九死一生。
- 致命风险的存在,本身就是一种警醒。 加速构建核心能力,不断拓宽“护城河”,才是最根本的应对之道。
总结
总结一下,我们介绍了系统化风险识别的方法,以及项目典型风险列表。根据风险概率和影响,你需要召集项目组成员完成风险登记册以及风险具体评估,制定相应的风险应对措施及应急预案,同时对冰山下的风险保持敏感。
实际上,风险是一种不确定的事件或条件,用辩证的眼光看,风险的另外一面就是“机”。
互联网领域的产品创新,大多是一场跳进未知的冒险,这给传统的风险观带来了极大的冲击。在项目管理的过程中,步步为营的风险管理之外,积极把握不确定性带来的机会,提升系统的反脆弱能力,达到最优的效果,是项目经理需要持续修炼的功课。