官员会议记录，如何做？ ——《如何做会议记录》第二弹
作者：Ivy Chen（ XDFTMC Secretary
目录
- 会议记录五要素
- 记录类型 线上&线下
何时提议开会？
会前
会中
会后
发群通知注意事项
一. 会议记录五要素：
1.“时间”
2.“地点”
3.“参与讨论人”
4.“主持人” 官员会议的 主持人一般为主席或者秘书长
5.“记录人”
二. 会议记录类型
“会议”分为“线下会议”和“线上讨论”。
1. 线上会议
线上会议可分为“群聊讨论”（不同时）“群聊电话/视频会议”（同步）。
群聊讨论 需要 秘书长 及时梳理总结，可使用微信“合并转发”（择取重点信息），便于后来者快速熟悉讨论内容。
2. 线下会议
2.1何时提议开会？
- 如果是** 每月官员例会**，一般选择月底或月初，官员到场比较多，当天上午或者提前一天，在群里提议开会，并征集目前待解决问题，会议开场可再次征集讨论话题。
- 俱乐部有重要事件，需要群策群力，如官员调整，某官员突然被通知工作调动，离开当地时间较长（如三个月及以上），场地变动等
2.2会前
在群里提前收集议题，以官员例会为例
- 官员工作总结（如VPM, VPE，PR，财务官等汇报工作进度），下月工作计划
- 会议复盘
- 回顾之前的会议记录
2.3 会中 “引导讨论，把控节奏，合理分配时间”
注意事项
1）时间
会议开始明确讨论时间，是否有人因事需提前离开，邀请时间官（头马人的时间意识，让会议高效）
2）版面
记录纸的右侧留出1/4-1/3空间用做“内容补充，待解决问题” ；
3）纸笔
纸张大小，尽量A4或者更大；
准备两种不同颜色的笔（用于重点标识）；
4）讨论内容
明确议题，现场再次征集议题
5）会议照片
建议除了合照，还可以照一些会议瞬间，丰富会议记录，也是留念
2.4 会后：
1. 时间：整理时间建议不超过一天，注意记录的时效性
2. 发布地址：
可发布到XDF会议记录简书专栏，链接发到官员群和会员群（如果有俱乐部敏感问题，可制作两个版本，分别给会员和官员；），方便查看，长期不失效
3. 发布时间： 何时发布可能得到更多的回应和互动？
就像公众号等大号，一般会选择清晨上班时间，中午休息时间，晚上下班路上 或者8:00左右
4. 注意事项：
要求：
【内容】
1.发言概要
2.解决方法，接下来由谁推进，具体到人，明确期限
【结构】
分版块，挑取重点，简明扼要；
如果是官员例会，可以在最后特别突出下个月的工作重心
【命名】
会议记录需要存档，为方便之后快速调取，命名很重要
可以以日期命名，同时署名俱乐部 如 20170429XDF官员会议
发群通知注意事项
- 标题明确目标，让大家对于此帖一目了然
- 适当分段
- 简洁，文本尽量不超过一个屏幕的长度
- 适当使用表情，有亲和感不失严肃
- 如统计人数，可使用跟帖，人数适当调整
- 最后可署名，如XDFTMC Officers Team/XDF Secretary
关于秘书长的理解
“秘书长”并不像President主席，VPE教育副主席，VPM会员副主席，VPPR公关副主席这些将领带兵打仗上前线。
Secretary更像是政委或者参谋长，需要全局观，做官员之间的沟通和协调，像润滑剂，像串起珍珠的线。
秘书长的职责看似是文书工作，我在这一年里感受最深的是对思维方式的锻炼。如何抓取重点？如何引导讨论？
建议：
1）保存每位官员及助理的手机号和邮箱，会议记录
2）随时有backup，培养一些人（至少2-3个），一方面，分担工作量，也练习你激励和带团队的能力；另一方面，也可以给其他人锻炼做会议记录的机会
