高效工作六步法
1、工作分析:对工作进行归纳提炼
2、挖掘需求:明确做好工作的关键点
3、制定方案:指导工作,有序展开
4、提请决策:获得需求者肯定
5、精细执行:关注执行,保证预期
6、总结复盘:向自己学习,改善提升
一、工作分析:对工作进行归纳提炼
高效工作的起点是明确定位,了解期望,要了解我们的定位和对我们的期望,是什么
二、挖掘需求:明确做好工作的关键点
需求是高效工作的出发点。重视需求,是否满足需求决定了工作是否有价值;挖掘需求,高效工作必备的核心工作技能;辨识真需求,需求出发者:企业组织需求\管理者需求, 需求的呈现状态:显性需求\隐形需求。
挖掘需求的五件法宝
找出期望、背景分析、读懂资料、主动换位、确认需求
确认需求是挖掘需求过程中的关键动作,在挖掘需求时,一定要学会去确认,认真倾听、记录重点,条理清晰地复述,向对方确认,如果有疏漏或理解错误,立即请对方纠正和补充。
挖掘需求的本质:将任务转化为目标,任务是指定担当的工作和责任 目标是想要达成的标准,高效工作的首要工作就是将工作任务转化为目标,最后可验收的标准。
三、制定方案:指导工作,有序展开
很多伙伴习惯于有了初步思路,就迅速开始行动。面对工作任务,我们最常用的处理方式是思考自己用什么方法来完成任务或处理面临的问题,或者召集团队成员共同商议完成工作任务的策略。一旦有了初步的思路,就开始分头工作。
高效工作者会先做系统思考,然后有序推进各项工作。作为承担某项工作任务的责任人,我们最重要的工作不是在最短时间内完成任务,而是要对保证出色完成此项工作任务的各个因素进行全面的思考,制定一个完整、系统的工作方案,作为指导自己及团队全面推进各项工作有序进行的基础!
制定方案必须考虑的两因素
动力因素:能够推动目标实现的因素方法、措施、已经具备的资源
阻力因素:阻碍目标实现的限制性因素,以及在实施过程中可能遇到的风险及不可控因素
系统拟定工作方案的好工具:5W2H
系统制定工作方案的好工具:思维导图(忆图图示专家)
结构清晰、层次分明、使用简单、激发思考、视觉呈现、便于记忆、利于沟通
四、提请决策:获得需求者的肯定
1、请上级决策前的自问预演
(1)这个方案是否满足了需求或解决了问题?
(2)实施这个方案后,可能出现的结果是什么
(3)如出现风险,应对预案是什么?
(4)是否有备选方案,方案间的区别是什么?
(5)是否考虑或征求过利益关联方的意见?
2、有助于上级快速、准确做决策的技巧
(1)了解组织的决策氛围:激进型决策氛围(创新、冒险、进取、敢于担当);稳健型决策氛围(稳妥、遵循规律、做风险管控)
(2)熟悉上级的决策习惯和风格:偏理性决策者(提供数据、事实、证据、表格);偏感性决策者(提供案例、成功经验、换位思考)
(3)准备备选方案:管理者不喜欢被剥夺选择权,他们喜欢对比和分析
(4)用事实数据支撑论点方案:多用数据、事实支撑论点及解决方案,帮助上级准确地高效决策
(5)汇报有清晰的结构,便于理解:结论先行、以上统下、归类分组
五、精细执行:关注执行,保证预期
想想你的工作中是否常会出现类似的意外情况:
你精心准备的一次员工大会,因为会场音响设备突发故障而变成了无声电影,近百名员工与领导在会场内静静的等待抢修设备。
明天要召开主材商会议,你突然发现因没有对主材商的随行人员进行统计,来宾人数大大超出了公司会议室的接待能力。
作为公司的营销部经理,营销活动就在明天,但布展时发现活动主题写错了。
如何看待工作中的意外
我们对工作中可能发生的各种意外深恶痛绝,对一些重要场合可能出现的意外更是提心吊胆,但工作中绝大多数所谓的意外,都来源于,我们思考和行动的不周全,缺乏强有力的执行管控措施。
我们是否了解结果的标准是什么
上级和下级经常都会郁闷:
1、上级郁闷:因为下级不能给他想要的产品或服务,即结果;
2、下级郁闷:不知道上级想要什么,以为自己尽力就可以了。
关键点:执行前,下级向上级明确工作做好的标准
六、总结复盘:向自己学习改善提升
柳传志: 要想提高谋定而后动的能力,复盘很重要。想想做成一件事有哪些是偶然因素,别以为是自己的本事。尤其是失败后,要血淋淋地剖析自己,不留任何情面地总结自己的不足。这样,你的能力自然会不断提高!
总结复盘要达到的目的
1、不再犯同样的错误
2、为了总结规律和固化流程、优化流程
3、为了传承经验和提升能力(个人有记忆,组织没有记忆)
何时做复盘
1、(小事)及时复盘:制定改进方案并落实
2、(大事)阶段性复盘:对目标、策略在过程中及时调整
3、(项目结束后)全面复盘:大的项目或战略结束后,要进行总复盘全面总结经验教讪,提炼启示(规律)
阶段性复盘力保当下“赢”;全面复盘为了未来“赢”;二者互不可缺!
如何进行工作的总结复盘
1、回顾目标:当初的目的是什么(期望的结果),要达成的目标
2、评估结果:亮点(与原来目标比),不足(与原来目标比)
3、分析原因:成功关键因素(主观\客观),失败根本原因(主观\客观)
4、总结规律:经验和规律,行动计划,开始做什么,停止做什么,继续做什么
复盘要学会萃取最佳实践
1、复盘要学会萃取最佳实践
2、结合工作调整现有做法开始新实践