高效反馈有套路

你上一次是怎么传达对别人的满意与不满?你有没有因为善意的提议却遭到了同事的误会与不快?每次表达自己意见前是否都会担心引起意想不到的误会?

如何能用最简单的方式去达到最大反馈效果呢?我先简单说一说反馈有多重要吧。

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反馈,就好比我们打游戏冲关,那么每各阶段的幸苦打怪,都能得到升级加点数、或更多装备等这样的奖励,令我们欲罢不能。如果能借鉴游戏机制,又快又正中我们痛点或者痒点的反馈的方法,那么起码能让日常工作变得和打游戏一样有趣,让团队成员觉得每一次努力都是有价值有作用的。同时,也能对有问题的部分进行及时止损,保持团队步伐高效一致。


同时,这种反馈能力,在日常生活中也是同样适用,老师对学生的反馈教育,亲子沟通、亲密关系、也能让我们人际交往中,让身边的人更多有被看见、被重视的感觉,让沟通少一点情绪干扰,多一点理解和支持。


那么我们先来说说第一部分:正面鼓励/赞美式反馈,它可分为三个层次:

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一直干一件事但得不到任何反馈,或者得到一句“不错”而已,没有实质性的内容, 这就是零级反馈。

二级反馈是公开的、正面的口头简单的表扬。但还不够精准。

三级反馈,是我们要提倡的最高级的反馈,是通过表扬告诉对方好在哪里原因,同时正向塑造和调整行为。


其实大教育家陶行知先生早早就给我们做了个好榜样。大家还记得我们小学课本中读过的四颗糖的故事吗?陶先生在当校长的时候,有一天发现一个小男孩打同学,他把孩子叫到办公室等他。孩子很不安,以为校长要批评他,结果,陶校长一进办公室,就先给他一颗糖,说“这是奖励你的,因为你按时来这里等我。”接着他又拿出一颗糖放在孩子手里,说“这颗糖奖励你,我不让你打人时,你立即住手了,说明你尊重我。”男孩还从震惊中没缓过神来,陶校长又递过去一颗糖:“我调查过了,你打那些男生是因为他们欺负女孩子,你正直善良,敢于站出来制止坏事。”这时候男孩感动得哭了,说“其实我也不好,我不该打同学。”陶校长这时候再拿出一颗糖奖励他“你能认识到自己的错误,这是你应得的奖励”。陶校长用四颗糖的正向反馈,让这孩子懂得了尊重、善良、勇敢、反思这些做人的道理,他已经深深得影响了这个孩子,给了他最好的人生导向。


高级的反馈,最重要的是要大方、明确、真诚,细节化正,让对方意识到对自己和他人的价值和意义。


具体现实情况中,我们可能会在职场中遇到长辈比较多,不提好意思当面对工作做提评价,顶多就是一句“真厉害”。其实,从最简单的改变入手,可以在微信群里发信息,甚至私信,告诉他你觉得这个事情的哪些方面做得很对,对团队有很大的帮助。


正面反馈关键在于及时、精准,虽然很简单一个动作,却让团队每个人觉得被看见了,被认可了,而且大家都会更明确往这个方向使劲是对的。


二、如何做负面反馈?

最让我们头疼、最容易引起误会的负面反馈。负面反馈并不是批评,它涵盖了分析、倾听、启发和鼓励,具体怎么做呢?

其实很简单,大家可以依照这个负面反馈流程图, 一步步跟着我的思路走一遍。

负面反馈流程


我用前几天给刚入职场的小May做的负面反馈为例。

第一步,我见她之前,首先一个人在办公室里先深呼吸清除负面情绪,把要说的话在头脑中预习一遍,确定避免“总是、从来不、一直、都、不够、我听说”之类带主观猜忌和判断的词。

第二步:小May进来坐定后,我让她做了几个伸张动作放松,给她一杯茶,然后开门见山地说,来,今天想和你谈一下你近来的公众号软文发布情况。


第三步:用BIC模型客观描述问题。

B:对方行为的事实客观论述。

I:因为这个行为造成短期、局部的负面影响。

C:长期后果,大范围后果以及本身利益。

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在这次反馈中,我这么说:“上个月你共发布了四篇文章,点击率相对前几个月下降了50%。这影响了我们公众号的对外活泼积极的形象。我担心这样下去会影响下一季度的招生,而且也不利于你自己在运营方面的发展。能告诉我发生了什么导致这个情况吗?”


BIC模型负面反馈的特点客观事实,不批判,且说明事情的影响。


第四步:倾听和理解。小May变得有点紧张,她支支吾吾的说其实上个月她和男朋友分手,所以写新闻软文完全打不起精神,也写不出调侃的意味,就马马虎虎写了纯新闻类的文章交差。她事后也觉得不妥,正在检讨。我刚一听到这个理由,心里是升起了火气的,怎么可以闹个分手就影响工作质量呢?但想到学到的负面反馈的要素,我默默按压住火气,挺胸坐直张开手臂,允许自己过滤负面情绪,才注视着小MAY开口说。分手是很痛苦,我也同样经历过。我静下心来仔细听她的困扰,克制住自己想给直接说教的欲望。我想了想如果自己是她,最需要什么?是不是倾听、关切和一点耐心呢?

于是我关切得问,那你有什么需求我们团队可以一起互相帮一帮的?如果没有头绪的话,你想想你的偶像王老师吧,换了是她会怎么调节情绪?…… 小may突然眼睛一亮,低头思考起来。。


第五步:商讨改变:

代入(GROW)模型教练式提问环节。例如“你对接下来的的工作有什么改进的想法?你觉得会遇到哪些困难?你打算什么时候开始这几个步骤呢?”

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怎么使用GROW模型?

1、确立目标

2、检查目前的现状

团队成员描述他们目前的现状。采用3W1H:what, who, when, and how often)

3、后果:与长期利益、大范围利益,和本身利益挂钩。

4、建立意愿:有了目标和方案之后,需要打一剂鸡血,坚定他们行动的决心。


Grow的核心在于启发式提问,只问问题不介入答案,让对方独立思考。

经过半个多小时的谈话,MAY找到了思路,打算参与一些软件设计课程,参与教师团队的一些会议,以及多接触一些学生去寻找更多的切入点,提高业务水平。

这其中我问了很多问题,例如:

你觉得目前有哪些方面还有提升空间?发布时间和文章长度如何归类控制?你提出增加软文趣味性的几个想法,各有什么实施困难和优势?提升技能的课程你打算什么时候开始?想达到什么水平?等等的问题。

目标达成一致后,最后,我们约定一周后再跟进,离开办公室的时候,她显得她转过身的背影,少了一点忧虑,多了一些坦然。

最后,我们约定一周后再跟进,离开办公室的时候,她显得她转过身的背影,少了一点忧虑,多了一些坦然。

三、在反馈前、甚至过程中,适当运用高能量姿势去过滤负面情绪。

什么是高能量姿势?

例如,抬头挺胸、双手叉腰,就是肢体放松、展开的开放性动作。如图所示。

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我在反馈过程中觉得最难的部分其实就是自我情绪的调节,很容易爆出主观的评判。

美国社会心理学家艾米卡迪提出“改变姿势能改变内分泌和脑神经的状态,让人变得更自信、更有力量。而且,在短短的一两分钟内,我们就能体会到变化。”


这种改变情绪的方法,不但使能让反馈的人更有说服力和信服力,也能让接受反馈的人消除焦虑、更有适应力,心胸更开阔,而且更有信心能达到预社的目标。

我个人的经验是:

1、双方可以在对话前都做一些高能量的姿势,过滤负面情绪。

2、对话过程中,持续调节情绪。如果有情绪干扰了,尝试换一下姿势,停顿一会,冷静下后再继续。

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最后,总结一下反馈的套路:

1、正面反馈要说清楚好在哪里,为什么好;

2、负面反馈则要客观论述,不猜测臆断,结合对方切身利益和大局影响,倾听和鼓励对方,让他们自己找出解决方案,最后协助跟踪复盘。

3、反馈前后注意过滤负面情绪,尊重对方,协助对方找到解决方案。

4、最后,也要约定时间跟进和复盘。

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