又是一个周一,今天你的状态准备好了吗?每个周一7点我们一起聊聊职场,这个周一我们来聊聊~如何高效开展会议
听到开会,很多人感到是紧张的,需要组织会议的紧张如何把人组织起来,主持会议的想着如何把会议主持好,汇报工作的想着如何把汇报做好,而还有一些同事就痛苦了,前三者都不是,其中痛苦只有自己知道。
企业中如何高速的运营,会议是要开的,很多企业周会,月度,季度,半年度,年度会议,还有平时的各种共创会等等,如何将会议高效开展,既要节省企业的成本又能帮助组织效能提升呢?
我们今天说五个原则:
一、按时开始
按照约定的时间会议准时开始,如果因为一个人迟到,不要等待,等待看似重要会议或者某个人,其实是对本来已经按时到场人的不尊重,那如果有人迟到了呢,相对一个人比较重要的时候,大部分的会议会停下来把之前的内容再说一遍,事实上这也是一种纵容会议可以迟到的一种行为。会议主持人不能忽略在一个过程中TA人的感受,时间时一个企业最大的成本,一个人浪费的时间乘以每个人参会人员,核算企业的成本是不低的。
二、汇报重点
汇报重点是汇报人的原则,通常很多人喜欢汇报做了什么事情,而忽略了做了这些事情带来的工作成果,还有一些人习惯说了很长时间的事情,到说成果的时候时间不够了。
三、解决问题
在常态的会议开展中,大部分会议时会议着带着问题来,会议中的讨论会占用大量的时间,通常通过会议短暂的讨论结果也不是完美的,因此通常会出现会后会,所以带着方案来,让大家原则,在做出决定,会议效率会大大提升 。
四、全情投入
在会议中每个人应该都要全情投入,通常在一些会议中,会发现很多人至始至终是没有说一句话的,会议主持人需要观察评估不说话,也不参与讨论的人是否有必要参加本次会议,下次会议是否还有必要邀请,高效会议最关键的就是邀请的人是不是必须要参加的。如果平时的你是这样的,今天可以尝试,认真的记下每个人的发言,你会发现在日后的工作开展都是重要的信息提示。如何以往的会议你是习惯拿着电脑做事,拿着手机看信息或者交流的,也可以尝试转换一些,全情投入一起让会议高效开展。
五、按时结束
控制好流程在既定的时间内结束会议,如果会议多次是在不按时开始,不按时结束后情况,与会人员就会有情绪,高效人士习惯按照自己的工作计划安排,所以会议延迟推后都会影响TA的工作安排。
还有三个提示:
1.会而议
会议上重要决策是需要大家一起讨论,后期才能共同执行好。
2.议而决
讨论的事情一定要有个决策,不能讨论没有结果,走变成了会后会。
3.决而行
既然是大家一起讨论的结果,在讨论中每个人可以充分表达自己的想法,一旦决定了,每个人都要全力以赴去执行。
文中内容来自两本书《团队协作的五大障碍》《周一清晨的领导课》
要事第一,用心做事,开心生活,愉快的一周又开始了~