我们经常感觉时间总是不够用,恨不得一天有48小时!
想做的事总是被打乱,计划永远赶不上变化!
做了很多学了很多却总感觉原地打转!
老说吃青蛙,这个青蛙到底怎么吃!
杂事到底变为行动!
有些事管了不重要,不管又惦记,怎么破!
今天参加了拆书家嘟嘟就时间管理深度拆解,让我治好了时间管理真正落实到行为改变上。
课程的核心内容:
1、能让重要的事情轻松解决的FAST模型。
2、清空收件箱,让杂事不再侵犯你的大脑。
3、检视的能力:每日重开机,长久保持高效能状态。
拆页一:用FAST原则吃青蛙
F:先吃掉那只青蛙
F是英文单词“Frog”(青蛙)的缩写,代表的是需要完成的工作。
如果每天早晨你先做最有挑战性的事情,一天中其他的事情都会显得无比轻松。高效的人并不是每天做很多小事,而是把时间花在最重要的几件事情上。所以,我们要勇敢地吃掉“最丑”的青蛙。
9:00排出今天最重要的三只青蛙,到了18:00青蛙都吃完了,这样无论今天还有哪些琐事没有完成,起码完成了三件重要的事。你已经具备了高效能的基本分数,这样一来每天无论怎样都能保持效能了。
A:列出行动清单
A代表“Action list”,英文中的行动清单。把今天要做的事情列成清单,之后就专注地一项一项做完。
每天早上花点儿时间,列出包含1~3只青蛙、5-7只蝌蚪的每日行动计划。青蛙之后的其他任务就是“蝌蚪”,就是我们所说的琐事或小任务,相对来说不是非常重要的事。蝌蚪意味着如果今天做不完可以适当舍弃。这份清单除了自己使用,还可以和团队共享,让队员互相了解彼此的进
S:拆解青蛙
S是“Slice”的缩写,代表切成小片。有些青蛙,不是一口能吃完的,需要分成几天甚至几周才能吃完,那么就需要切成小片。当你面对那些很有压力、复杂的高难度任务时,如果将它们切成小片,找到合适的下一步行动,执行起来就会顺畅得多。
思维导图和九宫格两种方法,大家灵活使用可以将复杂任务拆解成行动清单,让吃青蛙变得容易。
T:训练自己的时间感知能力
T代表“Time”,也就是时间。在每天吃青蛙的过程中,时间感知能力也可以帮助我们合理地制订并遵守日程。
番茄工作法和SWEET原则会使我们面对日程更从容。掌握了这两种方法,只要利用简单的倒计时,就可以帮助你制订合理的日程或计划,让你做事井井有条,准时下班。
拆页二:P133—135 LINE:检查自己的收件夹系统(Input)
Input代表杂事储存在什么地方也就是我们前面提到的即时通信、电子邮件、笔记的储存处。
L:Line等即时通信工具
例如短信、微信、微博、Facebook等
I:Inbox 邮件收件夹
N:Note 笔记收件夹
E:Extra 其他收件夹
例如手机相册等
拆页三:P108—109 捅人利器
不仅如此,使用动词库来加工杂事,就能把相同动词的行动提示“束”在一起,成为行动清单,有助于分批处理。比如列出外出清单,就可以一次出门,同时办很多件事。这样的益处当然是效率大大提升。
捅:放入系统
人:授权他人
利:立刻行动
器:马上丢弃
拆页四:P108—109 加工杂事的语法公式
我们从小学起就开始学习英语语法公式 ,譬如“ask sb for sth”,只要把里面的某人、某物、某事替换成你想要的,就能造出简单句。同样,当我们描述一件杂事时,若缺少语法,这件事就无论怎样都无法被推动,但是如果用语法去描述它,这件杂事在大脑中就变成了行动。
主语+动词+宾语+宾语
主语:主语就是做这件事情的主体,具有主动性。如果主语是我,那就是我执行;如果是别人,那就是授权给别人执行。当主语是我时,一般会省略掉,比如“打电话给Kris问明天的见面地点”。
动词:在你的任务描述里加入“动词”,也就代表你要做的动作。 时间管理中有五种动作最常用:
1.打电话:如今说到电话,主要是指手机。现在手机俨然成了人的一个器官。出行时你借助它查找路线,使用Uber搭车,购买商品;需要与人沟通联络时,手机能够帮助我们穿越空间的阻隔。所以,无论是打电话还是使用微信等APP,都可以将“打电话”作为动词。
2.当面沟通:虽然Facetime很方便,但是电话沟通毕竟和见面不同。在人类的交流过程中,只有35%的信息是通过语言传达的,其余65%是通过微表情、肢体语言,甚至服装等表达的。所以当面沟通仍是无法被取代的,对于重要的事情、重要的人,要尽量用当面聊的方式。
3.外出:有些事情需要离开家或办公室才能处理,就可以用这个动词加工,列成清单,外出时一并处理。
4.电脑:有些需要大量打字,或者处理图片、视频等,对软件要求更高的事情,还是需要用电脑来完成,就用这个动词来加工。
5.思考规划:有些事情需要进一步的规划,可以用此动词加工,例如思考并列出今日的青蛙,思考下午商务谈判的计划等。
第一个宾语: 关键人物
将杂事往预定结果推进的关键人, 也是我们动词的接收对象。例如打电话给奶奶,和老板当面沟通,发电子邮件给老师,等等。
第二个宾语: 往预定结果推进所需要的东西
行为的目的大多是获得关键信息。 例如打电话向奶奶询问体检结果,和老板当面沟通到美国出差的行程,发电子邮件向老师确认论文大纲。
上述的杂事加工语法, 让我们有一个加工杂事的SOP(标准作业流程),这样才能自动化处理杂事, 加工成各种行动提示。
拆页五:P133—135 STAR: 检查自己的行动提示统(Output)
Outpute杂事加工成行动之后,会存放在这里。
S:Schedule 日程表
每日、每周、每月的行程
T:Task 任务管理
A:Action 行动清单
今天或近几天需要做的大小事情
R:Reference 参考资料库
原文拆页六:P198—120 每周检视
周检视需要做以下几个步骤:
1.清空收件夹针对笔记、邮件、微信等
完成将杂事加工成行动的动作
2.检视过往一周的工作日志
这时就可以拿出上周每天发的记录,检视一次。
3.检查上一周的日程表及未来一两周的日程表
在个人的日程表上,标注着未来的重要日程及事件。
4.思索近期任务
每个人都有一份明确的任务清单,思索下周重要任务的推进,可以采取怎样的行动完善,记录下来作为下周的行动事项。
5.检视年度目标
公司每周有目标、每个员工都有年度目标,一周一次,检视自己手上的青蛙及任务方向是否朝向年度目标前进,是否偏离,速度是超前还是太慢。
公司同人经过这样的每周检视,对自己上周的工作状况及下周即将推进的任务能有大致的了解。上述个人或公司的时间管理进步,都建立在闭环的基础上。把自己或团队的日程与任务纳入这个闭环,统一检视,并且方便随时检视。这样的益处是做事情时更能够把时间花在关键行动上,在日程表系统中就能看到自己的短中长期计划,让自己与团队向共同的年度目标不断前进。
STAR是一个圆。我们无论怎样安排任务与规划行程,最终都要在这个圆,而我们所有任务执行的终点也是转回这个圆,甚至当我们反省回顾自己的状态时,也可以回到这个圆上检视。
只有圆才不会有遗漏,任何东西都只会在圆里运转,无论转到哪里去,最终都还在圆里面。