Word作为现在很多上班族必备的日常工具，无论是写简历、写论文、写文案还是写计划书等等都需要借助word的帮助。

然而90%的人对于word只掌握了10%的功能，没有准确掌握一些实用技巧，以至于在日常的工作中常常吃不懂word快速技巧操作的亏。

如果你在工作中常遇到为新建下一页疯狂回车，还在一遍遍使用基础Ctrl+C和Ctrl+V，或者还在为文字转表格、PDF转word等发愁，那么建议你收藏好这篇文章，空闲时跟着下文中提供给的方法多操作几遍，在关键时刻说不定可以让你在上司和其他同事面前秀一把。

01 批量复制粘贴

复制粘贴在每个人的工作中是很常用的操作，word里面还有一个很常用的复制方法就是格式刷。

然而多数人在利用格式刷时往往只知道单击一次格式刷可以将格式复制粘贴一次，却不知道其实在面对同类型格式需要多次复制时，也可以双击格式刷，这样就可以连续使用格式刷进行多次的格式复制粘贴了。

格式刷虽然方便，但是在进行跨页面操作时容易出现意外退出格式刷的情况，要想实现稳定的连续复制粘贴功能，快捷键的存在会让你觉得这简直就是开挂的操作。

很多人都知道Ctrl+C和Ctrl+V是用来复制粘贴内容的，可是Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V会变成什么呢？答案是Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V是用来复制粘贴格式的，在某种程度上来说等同于格式刷，但又比格式刷稳定（至少在跨页面操作时不用担心出现意外退出的情况）。

即便有了Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V这两组快捷键，在面对一份已经完成了的文档，可是需要修改标题字体、字体颜色等，仍需要逐个选中标题才能实现格式刷的作用，那么有没有可以一次选中所有标题，再一次性把格式粘贴过去的办法呢？

答案是有的。在word中隐藏了一个很神奇的功能，那就是选中格式相似文本。

先在文本中其中一个需要修改的标题或者内容按要求修改好，然后按下Ctrl+shift+C，这时复制的格式会被保存到后台，然后点击需要进行同样操作的标题二，接着点击开始工具栏内的选择-->选择格式相似的文本，这时就会看到文档里所有的标题都被选上了，然后再按Ctrl+shift+V就能轻松实现一键修改所有的标题格式。

02 文件格式转换

工作中在制作完一份精美整洁的Office文档（包括Word、Powerpoint、Excel等）需要发送给客户，或者是临时收到一份PDF文件需要转换成普通Office文档的时候，往往会把很多人一下子都难住了。

也有一些聪明的小伙伴会借助一些格式转换工具来实现文件格式转换，事实上Office本来就自带可以实现格式转换的功能，但需要注意的是在进行文件格式转换时，可能存在转换后文档内容出现错乱的情况。

由于部分文件格式的特殊性，如PDF，想要百分之百将原文件转换成另一种格式，目前是不可能的。但总体转换，在做局部修改也能实现文件格式转换。

1. Word 和 PDF互换

Word转PDF其实只需在保存文档时直接将保存格式设置为PDF即可，建议选择另存为PDF文件，以防止在转换过程中出现错乱。

而将PDF转成Word则需要根据情况进行操作：

如果PDF文件是可修改的，那么可以直接新建一个空白文档将PDF中的内容复制粘贴过去，在对空行、错位等进行小范围修改即可。

如果很不幸PDF不能修改，也还是有两种办法可以转换成Word。一种是直接利用Word，但这个方法仅限于你电脑的Office版本是Office2013及往后的版本。

操作方法就是直接点击需要转换的PDF文件，右击选择打开方式为Word2013或2013以上的版本。在进行这个操作时Word会提醒你转换后可能会和PDF有差异，点击确认，接着就会得到一份Word，再根据PDF稍作调整就好。

如果电脑上没有高本版的Office，也可以借助一些插件或者在线转换器完成格式转换。

操作较为简单的在线转换器如PDF365、Smallpdf、迅捷PDF转换器等。

2. Word 和 PPT互换

将Word转换成PPT时需要先根据文本内容设置相应的大纲级别。具体操作是在Word中点击视图→大纲视图，将Word中对应的标题内容设置成级标，操作见下图：

然后打开PPT软件，点击开始→新建幻灯片，选择幻灯片（大纲级别），选择设置了大纲级别的Word文档打开，在进行美化，就能实现Word转PPT。操作如下：

PPT转换成Word的操作跟Word转PPT相似，也是打开大纲视图，然后Ctrl+A选中全部，然后Ctrl+C复制到新建的Word中就可以了。操作如下图：

3. Word 和 Excel互换

将Word文档另存为网页文件格式，之后打开Excel表格，点击文件打开保存的网页文件，然后保存为工作簿的格式就能实现Word和Excel的转换。具体操作见下图：

将Excel转换成word则需要同时打开Excel文件和空白的Word文档，然后选中Excel数据区域，按住Ctrl不放，将表格拖进Word文档中，这样就可以完整地将Excel格式放进Word中了。具体操作如下图：

03 快速查看文档被修改的内容

在家办公最不方便的就是没办法面对面沟通，这也是导致效率低的原因之一。由于没办法近距离沟通，所以有时候文案内容被修改过了，我们却不知道修改了哪里，导致后面自己重新整理的时候没有及时更正修改，粗心大意不说，还会拖慢工作进度。

要想在发送文档后能清楚地知道别人修改了文档中的哪些内容，就需要在发送文档前将文档设置成审阅模式。具体的操作是点击上方工具栏中的审阅，然后点击修订，使修订按钮显示灰色的高亮状态。这样文档在被发送后就会自动记录别人修改过的地方。

如果忘记给文档开启审阅模式，或是上司觉得审阅模式下的修改提示对他们阅读文章造成不适或者困难，那么也可以在不开启审阅模式的情况下知道他对文档进行了哪些修改操作。

方法就是在收到领导发回来的已经修改了的文档以后，打开修改过的文档，然后点击审阅→点击比较，在原文件中选择先前发给领导的没有修改的文件，在修订的文档中选择领导修改完发回来的这份，然后点击确定，word会将两份文档放到一起并标记出已经被修改的地方。

需要注意的是，在使用word文档比较时，需要保证同时保存了修改前文档和修改后文档的情况下才能进行操作。因此在保存领导发回来的文档时需要另存为新的文档，不可以直接覆盖原文档。

如果需要限制接收文档的人对文档进行修改，或是只允许接收方再能修改文档内局部的内容，则需要借助限制编辑这一功能的帮忙。

对全文开启限制编辑功能后接收方只能查看文档，但不能对文档进行修改。

而在一些特殊的文档内容的限制中，则需要借助word上方工具栏开发工具中的控件来辅助实现。如果Word上方工具栏中没有开发工具这一工具栏，则需要通过打开左边的文件下拉通道中的选项，选择自定义功能区，勾选开发工具前的按钮来调出开发工具栏。

需要注意的是，在对文章中的内容进行了控件设置后，必须打开审阅中的限制编辑才能让控件生效。

不管是在家办公还是在公司办公，熟练掌握这些办公工具的操作都能让你工作起来事半功倍。

也许有些人已经回到工作岗位了，有些人仍被困在家里办公，无论你现在处在怎样的状态，都希望借助这次疫情在家办公的机会，能好好利用空闲时间好好提高自己对工具的利用能力。

中国自古有云“工欲善其事必先利其器”，想要在工作中出色表现并且获得赞赏，就必须先提高自己的能力。很多时候工作靠的不是一味的埋头苦干，更重要的是要懂得借助工具和他人的帮助。

如果你还要什么其他的Word技巧或者能提高办公效率的方法，欢迎到留言里分享给大家哦。

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