别担心项目中各种临时任务,项目经理做好这5点很重要

00 引言

项目中,你的团队正在接收来自十多个不同方向的要求,你在回答一个电子邮件的同时,公司的即时通信工具上已经弹出来6、7个窗口等你沟通,每次会议都会产生3-4个新问题。
作为项目经理,你就是一艘大船的船长,你需要远离海上风浪的中心,包括通过一些实际步骤来管理事情,下面的五个最佳实践,可以帮助你避免灾难的发生。

01 设置一个守门员

无论是项目经理、团队领导,还是部门主管,需要设置一个人处理所有的决定。 此人审核收到的请求,确定优先级并分配工作。 守门员是使工作与目标一致的关键,这也将减少团队的冲突和混乱。

02 写下来

为了避免额外的打扰,可以将要求在会议上进行传达并记录,将非正式的要求粘贴在走廊上或者公共场所明显的位置,明确表示项目团队只会接受以书面形式请求的工作。
你可以制定一个工作需求模板,让所有的要求按照统一的格式输入进来,一旦你开始工作,你就会发现这样做会很容易让你获得你想要的结果。

03 汇总工作请求

到处粘贴的便签、不同格式的excel表格,堆积如山的电子邮件,这些很容易让你浪费掉大量的时间。
你需要建立一个单独的文件夹,将任务进行优先级排序并进行跟踪,你要知道是谁在做哪件事,删除掉重复的请求,给出清晰的责任人。

04 组织新的工作需求

积极主动的应对新来的工作需求,不要等着别人来催促你完成。你需要知道如何采取下一步的行动,你要不断的组织工作需求,让团队明确任务重点,保证团队对重点工作保持关注。

05 将收到的需求映射到战略目标

为了帮助项目团队的工作能够达成项目目标,建议需要通过每周、每月或者每季度的会议和项目团队保持沟通,提供工作的内容全景图,并阐述如何让它们联系到最终的战略目标,这种阐述不仅仅在团队层面,还需要扩展到部门层面和企业层面。

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