13、时间管理-人人都要学习项目管理系列

提到时间管理,我想你已经接触或学习了各种关于时间管理的技巧,比如番茄工作法、创造“屏蔽时间”、设置“放纵时刻”、周末用24小时打破循环、日历时间管理法、二八原则等等。

市面上也有很多相关的书籍以及一些名人的时间管理经验,比如:李开复的时间法、贝佐斯的时间管理法等。

之所以这么多关于时间管理方面的技巧和经验,那是因为时间管理真的很重要。

时间是在十大知识领域的所有因素中,是唯一一个不以人的意志为转移,可调度最低的变量,时间会一分一秒的过去,其也是项目团队成员之间,引发冲突的主要原因。

| 什么是进度和工期?

所谓进度,就是项目的开始时间和结束时间。

这两个时间,都表现的为一个时间点,就是选择项目什么时间开始,什么时间结束。

项目的开始时间,就是正式启动的时间。项目的结束时间,也就是项目结束的时间。

所谓工期,就是完成项目持续的时间。

这表现为一个时间段,所有的项目活动,都要在此时间段里完成。

为什么项目的进度(开始时间和结束时间)如此重要呢?

这一点,金融学已经给出了最好的证明,举一个例子来说明。

假设一个投资者在80年前有1块钱,准备投资在股市上,你知道的,股市起起伏伏,有的年份收益率很高,是牛市;有的收益率很低,是熊市。要是投资者就这么不动,忘记了这1块钱,那么经过70年,这1块钱会变成多少呢?会变成2300多元。

那么如果这个投资者能够准确地择时,也就是熊市我就退出,牛市我就进入,经过70年,这1块钱,你猜猜能变成多少?17万元。所以,不择时和准确择时中间的差距是70倍。

| 时间管理的本质

管理学大师德鲁克有一句话说,世界上最没有效率的事情就是以最高的效率做没有效果的事情。

我们在做项目管理的时候,一定要以目标做为出发点。

很多人学习时间管理的出发点都是增加效率,但单纯的增加效率,只会让你的工作越来越多、压力越来越大。

而时间管理的本质是选择 ,根据自己的三观或项目管理的目标判断哪些事情(也就是目标和范围)更重要,应该选择做哪些事情?

我们都熟知的钢铁侠马斯克(Elon Musk),他一个人要管理特斯拉、SpaceX、The Boring Company、SolarCity和Neuralink多家公司,有这么多事情,所以很多人都非常好奇他是怎么做到的。

网上有很多关于马斯克的时间管理技巧,比如:

Musk最关键的时间技巧其实就在于:他把一天分成一系列的5分钟来使用。譬如他经常在开会中吃午饭,一般吃午饭的时间控制在5分钟或者以内。一般人不怎么关注5分钟的时间用途,过去就过去了;相反Elon Musk以5分钟为单位的工作法则让他基本不浪费任何时间。

再比如:

Musk没有两天是完全一样的,星期一和星期五他在洛杉矶的SpaceX工作;星期二、星期三和星期四他会在旧金山湾区的Tesla工作。平均他一周有42个小时在Tesla工作,40个小时在SpaceX工作。以及他还有星期六半天的时间在人工智能开源项目OpenAI工作。

还有类似于:

Musk一个重要的时间管理技巧是:坚持使用“邮件”沟通。因为邮件不需要及时回复,这也是他极少使用电话的原因,因为这些都会打断Musk的高效状态。而且Musk 80%的沟通都是创造性工作,如工程和设计,能够持续保证心流状态才是最高效的方式。

还有一些比如减少无效社交,保持好的睡眠等等这些我们已经听了无数遍的东西。

那么,你真的能够学习Elon Musk的时间管理技巧吗?

答案是否定的!

因为比起时间管理技巧来说,最核心的还是我们所选择的目标。

| 时间管理的工具

之前提到过,时间管理的本质是选择目标,而目标可以分解成一个个的任务(WBS,工作分解结构),那么我们在面对这些任务的时候,采用什么样的工具可以更有效的进行管理呢?

关于这些工具和使用技巧,我们已经听了很多很多了。在这里不再进行啰嗦。

我只介绍一种,比较底层的方法论工具:PDM(紧前关系绘图法)

两个活动之间在时间方面的关系,主要有以下4种依赖关系。

| 时间管理三字言

时间是灵活度最低的变量,无论是项目进展中出现什么情况,时间依然一如既往地流逝,按时交付是最大的挑战和引发冲突的主要原因

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