2017年8月，笔者在企业组织了一场2.5小时的《中药辨认大赛》，参与的13名选手是由各区域举荐的中药工（药店抓中药的人员）。本次活动共设置两个项目：50种常用中药编码默写、100种常用中药外观辨认。
通过这种方式，实现两个目的：
1、缩短中药调剂时间，在保证抓药无误的前提下提升顾客满意度；
2、对现有学员当前水平摸底，让学员从意识、态度上对两项技能提升引起重视。
整个活动组织过程基本流畅，结束后公司领导要求加场。作为这次活动的策划及组织者，是如何通过管控流程，抓好关键细节顺利实施活动呢？
一、全局思考，确定活动组织职责
本次PK的两项技能，可以归为中药工入门级别。所以，在中药饮片辨认范围的品种选取时，要优先考虑抓药频率最多的品种为宜，而借助数据资料、面谈及自我经验很快就梳理出中药饮片辨认品种清单。
虽然这次活动人数不多，由于是首次举办无先例可循，将近半个月的筹备进程并不轻松，涉及的物料很多对细节的把控和衔接，要求还是蛮高的。因此，在培训前、中、后先梳理出主要的工作职责，更便于我能高效推进和落实关键事项。
二、分段落实，有效管控活动关键点
根据上图《活动组织者职责表》，从活动前、中、后三个阶段，有序推进及落实关键工作。
（一）活动前：以终为始，定方案
1、确定活动主题、方式、人员和时间
这次参赛人数较少，考虑到以辨药活动方式举办用时较少，在理清活动目的后，又增加了一项关于“中药编码记忆测试”的环节，而两者又刚好都对应缩短中药调剂时间的目标。同时，由于这次活动需对学员目前状况做下摸底，让每位选手都逐一测试才能获得量化结果，所以在比赛方式设计成以个人为参赛单位最合适。
另外，在活动日期确定前自己整个策划思路都没有成形，这类活动又是首次筹备，过程中避免不了会出现一些预想不到、边思考边完善的事项。所以，给这次筹备时长预定了一个月。
2、会议室申请，物资确认
无论是组织培训还是活动，内部会议室都需要提前申请通过审批，这个是在方案确定阶段前首先要进行的事项，也是确保活动顺利实施的保障。
这次在物资准备中，工作量最大的两个部分：中药辨认品种的样本准备、各类现场测试表单的设计。针对这两方面的准备，也是自己花精力最多的地方，关于其中运用的一些小技巧将在后面详述。
3、提前七天发布活动通知
为使本次测试结果取得更好效果，活动通知至少要提前7天发布，不仅利于选手做准备，还能预留时间防范更换参赛选手。同时，根据主题需要，通知中提供了《150种常用中药饮片编码清单》，让选手在准备方面更具方向性和针对性。
而在活动通知文案中，针对要学员关注的重点事项，特别更换了字体颜色和加粗以示强调。
4、活动前两天再次提醒参赛选手
这次选择的时间点是店铺交接班前，这个时段当天上班人员最为集中，更利于门店关注到邮件并提醒到参赛选手。
5、活动前两天确定工作人员，告知赛前碰头会安排
这次活动现场的工作人员，都是比赛前两天从业务部门临时抽调的，以业务部门经理和主管为主。由于前期筹备工作都是我一人进行各项筹备，他们对整个活动议程、任务等情况都不清楚。为更高效的进行活动落实，选择在活动正式开始前一小时召开碰头会，既能降低沟通成本，提前告知也利于彼此给活动当天预留时间参与。
（二）活动中：各司其职，巧推进
1、活动前一小时，召开碰头会
会议中对整个活动议程介绍完毕，给与会者详细说明了各项工作的具体要求、任务和分工，并派发大家需要的表单及物料。
（1）工作分工表
活动现场根据需要， 6位工作人员分成两个工作组：监考组和阅卷组，其他如会场布置、接待、拍照及颁奖等工作大家共同参与。
（2）活动实施推进表
2、管控活动流程
附：
笔者作为活动组织者，除了参与阅卷及担任主持人外，尽量避免承担更多具体工作，以保证有更多精力处理实施中的突发问题，以及总体管控整个活动按照议程安排有序推进。不过在活动现场，还是出现了5个小插曲：
1、学员入场跟催，业务部门首当其冲
这次业务部门也非常重视，其部门经理亲自担任监考官，与大家在现场共同组织此次活动。还没等到活动开始前，自发担任“纪律委员”电话催促学员抓紧入场，以免影响活动正常开展。
2、增加“经验分享”环节
在“中药辨认”测试结束前，业务部门主管主动请缨要进行常用中药饮片辨认经验分享，大概15分钟时间。这个提议果然是神来之笔，不仅起到“以赛代训”的目的，避免了这次议程设计中的漏洞， 还给阅卷组进行成绩统计预留了足够时间，也使各项流程衔接更流畅。
3、调整奖项设置
两个比赛环节选手们总体成绩跟预期存在一定差距，第一个环节无选手获得评奖资格，意味着该奖项会“空缺”。同时，事前领导计划根据这次比赛成绩，再额外申请些福利激励优秀选手的设想，也即将破灭。因为前期基于这方面的考虑，除设定的评奖资格门槛有点偏高外，透过成绩也暴露出部分选手对活动重视程度不高的问题。
针对当前情况，紧急召集部门经理及业务部门经理商讨对策，最终决定：增加“参赛纪念奖”，原有奖项根据成绩排名仅奖励1～2名选手。虽然这次成绩总体不佳，也是第一次摸底，还是要以鼓励员工为出发点。
4、“中药编码默写”业务部门主动加场
活动开始前，也激发了业务部门经理的兴趣，拿起《中药编码默写》答题卡自测起来，脱离门店工作6年之久，居然正确率还可以达到60%以上；同时，过程中他主动索要本次试卷，要在下个月会议中，对店长也组织一轮摸底测试。
5、“中药辨认样本”转为培训道具
这次活动公司总经理大部分时间也在现场，在观摩选手比赛过程中，指出后续要我完成两项工作：将职能部门涉及中药饮片相关工作的员工，后续也纳入进来学习；将100味“中药饮片样本”直接转为培训道具，涉及相关费用走公司报销程序。
（三）活动后：提前规划，显成效
1、比赛测试结果，发给业务部门领导
活动结束后，将所有选手《比赛成绩汇总表》拍照，发给业务部门经理，方便其分享给各片区经理在后续巡店过程中，有针对性对部分学员进行关注。
2、派发工作人员活动纪念品
这次本来是没有预算给工作人员准备纪念品的。刚好在跟采购部门经理寻求资源时，被旁边一位合作伙伴获悉此事，对方可以根据我提供的数量，赞助些赠品。因此，在现场增加“参赛纪念奖”时，才能游刃有余。同时，也能有资源，派发给工作人员表示感谢。
3、活动新闻稿整理
撰写新闻稿是预料之中的事，为确保能按照领导要求在活动后一天内发布，前期有计划的准备相关素材，尤为重要。企业新闻稿要求图文并茂，总经理发言内容更是必不可少。这两方面的素材收集，两招即搞定：总经理发言时，手机录音；活动后第一天上班后，马上通知大家当天把照片原图发给我。
4、活动物料清理、相关费用报销
三、精心设计，抓好活动准备5大细节
为保障这次活动各环节衔接流程，取决于充分的准备。根据这次活动设计的情况，主要在以下几个方面进行了细致的准备。
（一）“中药辨认样本”准备与摆放
此环节在整个活动中物料使用量最大，在活动前核心目的是利于高效进行工作准备，活动中努力为学员提供快速答题的外部环境。
（二）活动表单设计与存放
表单的设计与存放，充分从使用者的角度来思考，利于工作人员提取，方便选手答题。同时，考虑到“中药辨认”环节选手是站立手持答题纸作答，特别提供答题纸垫板轮流使用，以避免因纸张太薄作答中减缓选手答题速度。答题卡如图：
（三）会场布置上的设计
张贴会场座次指引卡、中药编码摆放排序卡，提高布置效率，降低沟通成本。
（四）拍照的前期安排
1、 将贴有活动主题的名牌，放置在样本陈列长桌上，不仅能进行指引，在拍照时更能凸显活动主题；
2、 将活动主题关键字，分别打印在3张A4纸上，在合影时让学员手持，替代横幅功能；
3、会前要求选手着工装、化淡妆参赛，目的是希望拍照时更能体现其专业化风采。
（五）时间规划上的设计
1、 将“中药编码默写”考核设置在第一个环节，不仅利于阅卷时间充足，还能在“中药辨认”环节穿插编码加时赛，从而避免不用再安排休息时间让大家等待比赛结果；
2、提前预告下月活动主题，方便选手提早进行相关技能提升的准备。
