请回顾一下你的家，或者你的办公室，总之是你经常呆的并且有自主权的环境。你会怎样布置这样的环境呢？你对这个环境有怎样的要求？比如，你希望布置简单明了，要求卫生仔细？还是希望随意一些，自己看着顺眼就可以？或者你不是很在意环境，因为你的焦点在其他地方。
同样的，我们对于会议记录也有类似的态度。有的人希望会议纪要简单明了，有的人希望尽可能细致，还有的人认为会议纪要可有可无，甚至是累赘。
实际上，会议记录是一个会议室成功的一半；会议纪要决定了会议决策执行的90%。
一、会议记录有以下功能：
1、提炼会议的重点，包括：议题、讨论的过程、发言的要点、异议、决议、未达成共识的部分、有待讨论的部分、参会人员作出的承诺等。没有记录，参会人员可能各自记得的是自己感兴趣的部分，人的大脑也容易忽略很多信息，会议记录里的要点可以让参会人员看到会议的价值，注意会议未完成的部分。
2、会议记录可以让参会人员的思考和发言更谨慎。你我都知道，说过的话，和写下来的字，有着不同的分量。
3、会议记录会提醒参会成员自己做过的承诺。
3、会议记录给下次会议和执行和跟进提供参考依据。
某公司每个月都有一个固定的项目，流程是一样的。他们会在这个月的项目筹备会时，拿出上个月的项目总结会的会议记录，把上个月出现的问题强调一遍，目标是“同样的错误只能犯一次”。
4、会议记录为其他会议提供了参考。
例如某公司的夏季产品研讨会会议记录，可能为第二年同样主题的会议提供参考。
5、会议记录为缺席的人提供了全面的信息。
6、会议记录可能在某一时间，为“调查人员”提供资料。
某分公司接受总公司审计，需要提供某几次的会议记录以说明情况。
二、关于决议的会议记录要点
实际上所有的记录，都需要明确主语、谓语、宾语。也就是：谁，说了/做了什么动作，对谁。对于会议的决议，这个结构尤其重要，还要加上时间。例如：会议达成共识，全年销售额1000万，销售一部王总计划在明年10月底前完成700万，销售二部李总计划在明年10月底前完成300万。
详细的计划可以使用图标，更为清晰。可以分三列
对于没有形成决议，或者没有形成行动计划的部分，也需要记录下来，例如就某问题“未达成共识”，或“下周五例会讨论”，或“提交董事会确定”。
三、会议记录的审核与使用
会议记录可以根据具体情况书写，通常由秘书配合会议主持人完成，秘书部参与会议发言。在会议过程中，记录者有时需要插话，来确认一些口头表达或因为讨论热烈而不够明确的信息。
会议记录尽量在会议后3-5天形成文本，交由会议主持人审核，然后分发给会议参与人，同时归档。尤其对于有承诺和行动计划的会议记录，是用于跟进会议决策执行的重要文件。
