掌握商英八大原则,提高80%沟通效率

如果你曾迷茫,如何提出自己的请求;如果你曾沮丧,不能把想说的话传达到位;如果你苦恼,自己或对方说一大通都说不到点上;说如果你彷徨,说话直到底是不是好事,这篇文章也许能助你一臂之力。

学点商英套路,对你生活也有好处。

所谓商英八大原则,就是大名鼎鼎的7C 以及 尽量用肯定啦。

7C:

1.Counsideration(体贴)

个人觉得,这是最重要的一条,以下的6C都是围绕此条的,因为以“You attitude”(对方为重)的人,想着让对方体验更好些,想着“我能为你做什么”,会不知不觉地遵守其他原则。体贴就是换位思考,要记得这是在沟通,不是展示自己的时候,如果要展示自己还不招人烦的话,发朋友圈啊!

举一例:我们的商英写作课是在机房上的,老师和同学都坐在电脑前上课。有一天老师刚上课时站了起来,说:

“我在监考雅思口语和口译,前几天有一个我的学生来考口译,我监考,我认出来她了,她没认出来我。咱们上课一直坐在电脑前大家都可能不认识我,我站起来给大家认一下”               

        她说:“我站起来给大家认一下”。她没有说你为什么不认识我?”,没说“你不认识我是你的损失”,没有“反正我们就相处一个学期”的想法,她说的是“我站起来给你们认一下。(将来可能还有机会服务到你们)”! 

原谅我的大惊小怪,被压迫久了不习惯被这么平等地对待,但是你知道吗,越是这种高能力低姿态的稀缺,越能体现她的特别,却不会让大家少敬重她半分。

再举申请书的例子(书P27)

I believe my experience and ability would benefit the company.我相信,我的经历和能力对贵公司非常有用。(你多能干没用,公司想知道的是你对公司多有用)
You can reach me at the above address or by phone at 2837465.您可以按以上地址或拨打2837465与我联系(不是“这是我的电话地址”而是“您能通过此方式联系上我”)

2.Courtesy (礼貌)

说实话,这一点,对越亲近的人越难做到。所以此条的关注点是如何像对待客户一样对待家人。

除了礼貌用语“谢谢”、“麻烦”、“请”用起来以外,问一下自己,你对朋友不会做的事,为什么对家人就会做,只是因为你确信他们不会离你而去?

摘一段卡耐基书中的话

“Next to care in choosing a partner,” says Mrs Damrosch, “I should place courtesy after marriage. If young wives would only be as courteous to their husbands as to strangers! Any man will run from a shrewish tongue.”“在选择伴侣时,下一步要关心的,我会把礼貌放在结婚之后,如果年轻的妻子用对待陌生人的礼貌对待丈夫的话,所有男人都能逃离泼妇的谩骂”

礼貌选择包括真诚,得体,感激。如果你不翻陌生人信件,不辱骂顾客,因为朋友送的一件小礼物就能感动半天,想一下,以同样的态度对待家人会是什么效果。

3.Clarity(清楚)

这主要是技能的磨炼,措辞恰当,避免误解。

把对方知道的信息补全了,把对方不知道的信息给解释清楚。特别是和非本行业的人沟通的时候,如果非要用一些专业术语和大词,最好在词后面就给解释。英文中解释的出现形式通常是同谓语,比如Riley, an English teacher;或者用which is,that is 的句型,太复杂的的从句就不要用啦,目的是解释清楚。

时态和口气。英文的时态有多好用,且举三例:

(1)指出别人错误时用被动语态:

Thank you for your prompt delivery. However, the goods reached us were not the ones we ordered.要点:先感谢对方做对的事(用主动),指出不足(用被动,不是你做错了事,而是事被做错了,听着会舒服很多,虽然描述的是同一个事实)

(完整地指出错误要加上这件事对你造成的损失,以及给对方具体明确的补救方案。还有,永远先解决问题,再追究责任。责任追究来追究去很耽误事。)

(2)自己做错事用过去时

写报告的时候要写自己的功劳,自然也免不了要报告自己的过失,这时过去时就很管用。试比较:I have lost my key. 和 I lost my key. 过去时,钥匙掉了就掉了;完成时,钥匙掉了,对现在有影响(我进不了门了)。过去的过失尽量让它留在过去,变个时态,不给自己找麻烦,省下来的时间,把事做好。

(3)感谢的时候用虚拟语气(如果不是你,我不可能成为这么好的自己)

书P55的推荐信:

Without his cooperation and assistance, I couldn't have achieved as I've done.               

听过太多用虚拟表忧虑和叹息,从今天起,试着用虚拟表示感激,你会发现世界充满善意。

4.Conciseness(简洁)

切忌长篇大论。林肯有一次给儿子写信,在信一开始就道歉说,很抱歉写这么长,如果我有时间,一定能写短一些。商英邮件中一句话不应长于30个单词,平均15~20个。大家都很忙哒,没空来解析句型结构,这不是考试,太复杂的句型不要用,提供简洁有力的信息,让对方能迅速做出决定。

用超短裙来做比,记住这一点:

A good conversation is like a miniskirt, short enough to retain interest, but long enough to cover the subject.

5.Concreteness(具体)

Be specific!

用Randy 的话说:

You give people specific things to do, at specific time and specific penalty or reward. Thursday is not a specific time;Thursday afternoon before 4p.m is.

学会具体明确,最好的老师是各类短信广告,特别是正规店家,光说打折优惠不够有吸引力啊,一定要把什么折扣告诉你啊:

手机里一条短信:

【**旗舰店】520预售火热疯抢中!明星面霜剁手价两瓶68!买2套再加赠1瓶!更多优惠点击 tb.cn/l6eT5Ky 退订回N

如果你正好想买面霜的话,标清了价格和优惠的这条短信,会不会有些诱惑力呢?

具体的方式:举例子,列数字等,避免含糊,别让人家猜你的小心思。

6.Completeness(完整)

商务邮件一封邮件必须包含所有你要表达的信息。做一个对照清单,写完邮件或写完信对照一下有什么遗漏的。万一漏了重要的信息,一笔交易就做不成,或者会导致误解,比如《老友记》最后一季,Ross去追Rachel,去错了机场。

小到出门检查物品清单,大到商业订单,都可以用这种方式

出门记住身手钥钱,      商业记住5W1H

7.Correctness (正确)

这条就是学术严谨的问题啦,发消息之前检查自己语法、句法、拼写等有没有问题。


学完7C,你回答"说话直到底是不是好事"的问题了吗?其实重要的是你怎么说,商英邮件的选择是“开门见山,具体明了”,我写信来是为了感谢、道歉、催款、建交……都是建立在前面七条选择上哒。再把话说好听些,附赠上第八条原则:

8.尽量用肯定

试比较

“公园八点门”和                              “公园到八点”。

在脑海里的印象就完全不同的,一个是人去楼空的景象,一个是人来人往的热闹。


如果实在是负面消息,仍可以用肯定些的说法。试比较

“对不起,这事办了。”和“很遗憾,这事没成功。”

没成功只是短暂的状态,而办砸了,就容易导致彻底的绝望。


商英不是绝对的悲观个绝对的乐观。悲观主义者林黛玉说“花开了要谢,还不如不开;人聚了要散,那不如不聚。”,乐观主义者贾宝玉说“愿花常开,愿人常聚。”商英说:“这朵花从二月开到九月,品种是玫瑰,可作商业,也可养殖。二月十四情人节,以八元的价格售出,可以使公司利益最大化,同时可以让一个男子,以最小的成本哄伴侣开心。”

商英不是不近人情,恰恰相反,当套路溶于你心的时候能最恰当地表达和抚慰感情:

期末考试有同学问老师能不能拷PPT,老师微微一笑,说了如下的话:

这个,以前拷过给学生,结果被他穿百度文库上去了,当时很生气。大家拍照片吧,或者做笔记,也有助于整理思绪。网络传播是无法控制的。

分析:

一句话表述拒绝理由:这个,以前拷过给学生,结果被他穿百度文库上去了,当时很生气。(情绪没有好坏,别人做错了事,生气,承认自己的生气,但没有再说那同学一句不好。)

给出替代选项并阐明替代选项的优点:大家拍照片吧,或者做笔记,也有助于整理思绪。(以后别人求你办事,你没空或不想帮,也可以进一步给出替代选项或人选,会让人家很服气)

甚至都不需要再加解释的最后一句话:网络传播是无法控制的。(巧妙绕开了信不信任我们会不会也把ppt传上网的争议点,给出了一个不可反驳的事实:网络传播是无法控制的。)

没有同学再多说一句话,这事儿圆满结束。


八大原则熟记于心,不光是提高80%的沟通效率,还提高80%的做事效率,甚至提高80%的幸福指数:

1.Counsideration(体贴)
2.Courtesy (礼貌)
3.Clarity(清楚)
4.Conciseness(简洁)
5.Concreteness(具体)
6.Completeness(完整)
7.Correctness (正确)                              8.尽量用肯定

试一下吧,一定会有惊喜。

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