过年期间，我一直在思考一件事，如何让自己的工作更高效？

通常来说，为了完成更多的工作达成更高的业绩，采用的方式无非是延长工作时间和提高单位时间内的工作产值。

从去年下半年基本上一直在加班的我，也不意外地出现身体健康的问题。于是趁着过年休息的时间，反思自己过去一年一直加班的原因，看能否找到解决方案，在新的一年更高效更轻松地工作。

1、为什么忙？

1）部门人力资源不足、人才梯队不健全

部门一共8家客户，业绩目标是1900w的签约、1600w的回款。

而整个事业部的人员编制是这样的：共11人，其中事业部负责人及合伙人2人、销售2人（含下半年入职新销售1人）、交付顾问7人（含应届毕业生1人）。

因此，为了保证业绩目标的达成及事业部利润的最大化，部门所有人必须协同配合，不断挖掘新商机、促成交易并完成项目快速交付。每个交付顾问都必须得售前、实施、售后全部都会、全部都做。仅去年实施中及已完成的大小项目，合计近30个。

但毕竟部门人员有限（实际负责项目交付才7人），而且人才梯队不健全，7个交付顾问中含4个高级顾问3个初级顾问，缺乏中坚力量。因此在项目交付过程中，初级顾问尚不能独立实施项目，必须由高级顾问带领，在项目中指引教导。

2）没能勇敢说不

去年下半年我已经高负荷在同时实施多个项目，尤其是一些新项目的推广，后期需要耗费较大精力负责新项目的使用答疑及数据调整。

10月份的时候，新签了项目又分配给我，第一次我拒绝了，因为已经顾不过来了。但是领导在部门内盘问了一圈没找到合适又愿意做的人，又来找到我，我没能拒绝。

而自己未能拒绝的主要原因，是考虑到项目无人交付，而我从能力、对客户及业务的熟悉程度各方面最为合适。于是乐观地想着自己再挤挤时间把活干了。却忘了衡量自己实际上能否应付过来。这直接导致自己后面忙疯。

3）个别低产出项目占据较大精力，未能及时调整实施策略

 就拿我自己举例，去年同时实施、管理着4个项目。

其中含合同金额600w+的大项目、100w+的中型项目及低于50w的小项目。而仅一个大项目，占据了我80%的精力。

我作为项目经理需要负责整个项目6个子系统10几个专项的项目管理工作，和其中单套系统的实施工作。 因此为了保证多个项目的正常实施及管理，不得不经常加班加点。

从投入产出比来说，在大项目中的确更累，但是对个人业务能力、项目管理能力的提升也是非常显著。反而是应该快交付的小项目，仅营改增报表的核对，牵涉历史数据的核对处理、规则的校验修改等各种突发状况，让我总是应接不暇。 

而一味地低头做事、“救火”，反而未能未能提醒自己要抬头看路，思考当前的项目实施策略是否正确。

2、怎么改进？

分析完原因，需要对症下药，解决自己能解决的问题：

1）明确自己的能力边界，敢于说不

项目经理很重要的一项工作职责，是编制项目计划。而一份合理、可执行的项目计划编制，是建立在对明细工作项所需时间的准确预估上的。也就是，无论是基于历史项目经验还是估算模型，项目经理都必须心中有数，项目中的全部工作项有哪些，大概需要多长时间。

因此，将自己手头的工作列出清单，明确列举出有哪些事项、事项的复杂程度及耗时，就能清晰地看出自己能承接新工作，还是需要其他人帮忙。

更重要的是，自己做不到的，一定要及时、大胆地说出来。你自己不说，领导不了解你的实际工作情况，还以为你能做好。最后可能是你累得不行、无法兼顾事事都做好，领导还觉得你活做得不漂亮。

2）抬头看路，及时纠偏

意识到“个别低产出项目占据较大精力，未能及时调整实施策略”这个问题后，我静下心来，从最终期望达到的结果一步步倒推过程需要做的工作。思考过程如下：

a.最终要达到的目的是什么？

项目顺利验收、客户回款；

b.谁来验收？验收标准是什么？

客户对接人验收，验收标准是最终的7张报表数据无误；

那么，到这一步，已经明确了报表无误是项目验收的关键。

c.当前报表核对过程有什么问题？

范围太广、客户的重视程度及投入精力普遍不够。

之前客户全国所有城市公司都在测试，且各个公司都是断断续续在测试所有报表、反馈问题。

客户反馈后，研发同事也对这种“十天半个月改一个问题”、“总有问题改不完”的情况不满，投入力度也不高。直接拉长了整个验收周期。

于是到现在，客户对接人不敢拍胸脯说哪一张报表一点问题都没有。

d.如何解决当前的问题？

第一，明确范围，确定核对项目。挑选项目配合程度高的一个项目为范本，去进行报表核对；

第二，编排报表核对计划，不再一次核对所有报表，而是一张报表核对无误再开展下一张；

第三，将报表核对计划发送相关领导，引起项目人员的重视，并在过程中及时通报进展；

第四，为了顺利开展鼓舞士气，先安排几张容易些的报表开头；

e.客户对解决方案怎么想？

有了解决方案，确认可行后便与客户沟通解决方案。

客户唯一的顾虑是，一个项目验证无误如果后续其他项目如果有问题怎么办。为了打消客户顾虑，承诺如果后期核对过的报表出现问题，积极配合排查，有问题及时解决。

 f.我还做了什么？

在编排计划的当天，我就开了个好头，完成了第一张报表的核对，并写出了详细的核对步骤及截图，证明核对方法及结果的正确性。客户也更愿意配合下去了。

以上，是我对自己工作状态的分析及改进方案，希望自己新的一年能更高效、轻松地工作。