比特在飞,别急着追

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我们目前生活在移动互联网时代,这是一个比10年前信息化程度更加迅猛的时代。不管你是在洗澡还是上厕所,信息都会源源不断的汇聚到你的眼前,当大量过去渴求而不得的信息涌现的时候,一个以前人们意想不到的事情出现了:

人们对信息接受和吸收的能力,远远比不上信息产生的速度。

《比特素养》这本书应运而生,在这个比特的时代,作者提出了一个比特素养的概念。这是一套能使人在比特海洋中健康高效的工作生活的技能,而且适用于一切同电子信息有关的情景和技术。因此尤其吸引人。全书191页,从(原则)和(方法论)两个层面详细介绍了信息时代我们应该保持的态度和基本方法。重点介绍了

电子邮件管理系统
行动管理系统
照片管理系统
电子文档管理系统

等四个系统的建立和使用,很多内容非常具有可操作性,因此对我启发还是相当大的。

比特之道##

比特素养的核心就在于:“放空”,当信息大海扑面而来的时候,唯一的出路就是把涌入自己的数据流过滤、延迟甚至删除。放空不是拒绝,让自己拿着非智能手机,拒绝任何网络操作,放空是一种解脱的法门,老子在《道德经》里面说起过:

埏埴以为器,当其无、有,器之用。凿户牖以为室,当其无、有,室之用。故有之以为利,无之以为用。

就是说的“空”的智慧,老子论述了“有”与“无”即实在之物与空虚部分之间的相互关系。他举例说明“有”和“无”是相互依存的、相互为用的;无形的东西能产生很大的作用,只是不容易被一般人所觉察。他特别把“无”的作用向人们显现出来。如何能够让比特飞呢?就是保持放空的心态,维系放空的目标,采取信息化的手段去放空自己,让自己变得“空”起来。

从这个角度上说,“放空”就是比特素养之道。

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电子邮件管理系统##

对我来说,电子邮件原来不算很多,但近几年来,随时工作和学习不断变化,电子邮件渐渐增加了很多。有的时候也遇到紧急时候想找的邮件找不到,面对一堆垃圾邮件抓狂的情况。所幸这本《比特素养》中有很详细的表述:
比特素养的第一项技能就是关于流入 的信息,对于解决的原则,就很简单,就是不要让自己超出信息负载。因为一旦信息过载,不仅降低效率,还会让自己焦虑,带来心理上的负担。具体的解决方案也非常精炼有效:

一天一次清空收件箱

分门别类的处理邮件:把邮件按照私人邮件、垃圾邮件、工作信息进行分类,所有私人邮件全部阅读后删除,垃圾邮件不阅读就删除,工作邮件进一步细分贴上标签:

电子报刊
信息资料
待办事务

然后根据具体情况再决定是否删除或者保留,但不管怎样,每天处理完以后,应该放入不同文件夹或垃圾桶中,你的收件箱在处理完以后必须是空空如也。
这一点给我的感触很深,因为突然发现,我们平时所学过的那些行动管理方法论,他的第一步就是收集,这一点和电子邮件里面所有的东西先到收件箱是一致的。在行动管理中我们应该把收集箱清空,这在电子邮件管理中我们必然会每天清空自己的收件箱。这本书中提到的“导入初始化”这个概念,其实和行动管理方法论中的“全收集”是一样的,想要让自己的系统运转称心如意,必须拿出一定的时间来进行一个初始化,那么初始化怎么做呢,基本步骤是删除:

第一步,阅读后删除所有私人邮件。
第二股,删除所有的垃圾邮件。
第三步,成批删除通信和信息邮件

因为第一次进行初始化,可能自己电脑收件箱里面已经积压了成百甚至上千份电子邮件,万一删除重要的邮件怎么办?作者有一个很好的建议:

  • 先将邮件列表按主题排序。寻找那些积攒了好多的电子报刊,全部删除。只管向前看。他们已经在你的收件箱里呆着太久,既然这么久都没有影响,你不会因为删除它们错过某个信息造成损失。

  • 然后按照发件人来排序。找到所有信息性文件和抄送的邮件。先找到那些不用打开就可以直接删除邮件,比如说会议通知,以前讨论过已经解决的问题,或别人的回复。

  • 接下来按日期排序让最老的邮件放到最顶端。然后一封一封的打开查看并处理他们。在这一个步骤中速度极端重要。在初始化期间,不要拖延,越快越好。

可能西方对电子邮件的依赖程度比东方多得多。中国人比较讲究效率,更喜欢即时通信工具如微信、qq,可以及时得到反馈。但通过一段时间的工作学习感受,我发现他的最大缺点。是可以把你的时间越来越碎片化,从而使得自己整体效率更加降低。

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行动管理系统##

关于行动管理作者讲的问题很有启发性。虽然我感觉它是基于电子邮箱,比如说outlook进行行动管理的,这和我7年前刚到这个工作单位的时候,使用的行动管理系统非常类似。作者提出待办事项的生命周期主要包括四个阶段。

创建
休眠
激活
完成

创建是行动管理的开始,就是创造待办事项的时刻。
休眠是把它放在不是立刻就办列表中去,以防止干扰你现在正在做的事情。
激活就让代办事项开始保持活跃状态直到完成。
完成直到把待办事项办完,在列表中注销。

这种概念和我现在所使用的项目管理方法论有类似的地方,但坦白说我现在使用的行动管理方法,比你书中介绍的要更加系统和完善。作者在书中抱怨:有的行动管理的工具过于简单,有的则过于复杂,导致没有合适自己的工具。万幸的是我找到了比较适合我的行动管理工具,所以才能运转顺畅。

不过即便如此,作者在这部分还是提出了一个对我很有启发的概念,那就是待办事项列表的四个构成要件。

每个事项必须同一个特定的日期相关联。
用户可以通过电子邮件创建新的待办事项,不论激活时间是当天还是未来某一天。
待办事项在同一天,按照主次顺序排序
每一个待办事项,都应该包含详细的描述和摘要。

照片管理系统##

照片管理系统一直是我的管理弱项,自从有了小宝贝,我的照片就明显多了起来,随着技术的发展,可以拍照的工具也越来越多,单反相机智能手机,平板电脑。你随时随地的进行拍照。导致的结果是自己电脑上面的照片越来越多。以至于无法取舍甚至来不及在电脑上继续查看。
因为数码的照片,是年岁立等可取数量无限的,所以,传统的胶卷作为稀缺资源已经成为往事。作者指出比特不要交,知道我们合理的应用管理自己的照片,现在的技术可以给数码照片增加很多元数据。比如拍摄他的工具,他的直方图,拍摄地点,修改时间等信息。我们还可以用相片管理工具,为自己的每张相片增加标签,也就是描述性的关键词。

作者倡导的照片管理体系分三个步骤:扩容、筛选和二级存储。

扩容是在适当的时候,可以多照几张照片。因为数码相机没有胶卷,你可以拍许多照片传世拍到一张值得保存的照片的概率达到最大化。
筛选,是指不管拍多少张照片我们必须择优保存,,放心大胆地删除所有我们不想保留照片。包括放弃一些重复拍摄的好照片,有的人会舍不得下手。。我们要牢记这一点,拍多少照片并不重要,真正保留多少才是关键。
二级储存,作者是以年份为单位,进行第一级储存。第二集的文件夹是月份加事件或地点。

这种照片管理技能关键在于简洁,通过拍摄许多照片合理地进行筛选,然后讲好照片移到合适的文件夹里,只要有这一点点规则就可以,很好地掌控自己的照片。

电子文档管理系统##

对于电子文档管理系统,作者和前面的内容一脉相承,不管是管理照片,管理邮件,还是管理自己的订阅号,rss,或者是创建自己的文件文档。比特素养的目标,都是屏蔽和自己无关的可能照成困扰的信息,把时间花费在值得花费的地方,这是根本的原则。作者对于创建电子文档提出了两个概念很有意思

前置和结构###

重要内容的前置也可以理解成让“非说不可的东西先说”,在每条信息中要尽早展示自己的中心思想,这条原则适用于所有类型,尤其是电子邮件。这让我想起了金字塔原理这本书强调的总分总的归纳结构。具体而言:

标题要言简意赅且醒目。
把最重要的事情放在最前面
然后说次要的信息。
如果有更次要的信息,考虑一下要不要把这种信息写进去。
尽快收尾。

重要信息前置也就是说要尽早的把论点展示出来,露脸之后结尾之前要发什么内容呢?这就是论据,系用来支持和解释论点的支持性信息。因此以电子邮件为利,采取了结构应该是:

论点前置的标题
问候语
重申论点
论据
结尾

另外,在保存文档,或建立文档的,时候。作者倡议使用尽可能通用的,大多数人,不需要额外安装程序就可以阅读的东西,比如说txt文本文档,或者office系列能够方便打开的文件,以及不可修改的pdf文档。这种观念是值得我们借鉴的。

文件命名###

在这本书中,作者倡导的文件命名原则也非常有意义。他强调一个好的文件名,包含的信息含量正好可以描述文件的内容,不多不少,文件名的每个部分都应该承载有用的信息,或者说每个部分都应该有所作为。用户所要做的只是持续使用这种方法即可。

其他比特素养需要的技能##

除了这几个最让我感兴趣的内容部分以外,作者其实也有大量篇幅对rss订阅,信息化技能进行了阐述,因为篇幅的关系,我没有详细展开,但是很多很多精彩的表述对我也极具启发价值。比如作者提出了一个。比特杠杆的概念。
简单的说就是用少量的输入转化成大量的输出,为自己节约大量的时间和精力,提高自己的输出效率。这里涉及的技巧,包括电脑键盘快捷键的操作,新式键盘的操作,office宏操作等等,都非常有价值。
因为文化和语言的差异,有些内容我们可以参考,但不能完全移植照搬。但是,养成信息化时代的“比特素养”,让自己不再急急忙忙的被互联网上信息“乱花渐欲迷人眼”,则是最为重要的。

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