一个文件管理系统是一组系统软件，通过文件的使用为用户和应用提供服务，包括文件存取，目录维护和存取控制。文件管理系统可以看成一个系统服务，它本身由操作系统提供服务，而不是操作系统的一部分。但是，任何系统中，至少有一部分文件管理功能有操作系统提供。

文件是记录的集合，访问记录的方法决定记录的逻辑结构，而且在某种程度上决定记录在磁盘上的物理组织。如果一个文件主要是整体处理，那么顺序文件结构是最简单，最合适的。若干既需要顺序访问，也需要对一个文件随机访问，则一个索引顺序文件可以提供很高的性能。如果对文件是随机访问，那么索引文件或堆文件是最合适的。

无论选用哪种文件结构，都需要一个目录服务，以让文件组织成分层形式。这个结构对用户跟踪文件是十分有用的，对于文件管理系统为用户提供访问控制或其他访问也是有用的。

文件记录，即使是定长的，通常也不和物理磁盘块的尺寸相同。相应的，需要一些分块策略，复杂度，性能，和空间的使用决定使用的分块策略。

任何文件管理方法的一个关键功能是管理磁盘空间。其中包括了分配磁盘块给文件的策略。文件的分配使用了许多种方法和数据结构。另外，还需要对磁盘上没有使用的磁盘进行管理。其中主要维护含有空闲新的磁盘分配表。