Excel高手都是这样操作表格的,你占了几条?

职场

在日常的工作中,使用Excel来操作表格怎样体现出高手与菜鸟之间的差距呢?

正所谓高手到底高在哪里呢?接下来就来看看你与高手之间到底差在哪里。

1、打开多个Excel文件

工作中,我们经常会碰到打开多个Excel文件,对里面的数据信息进行操作。


打开多个Excel

菜鸟做法:按部就班,逐个双击打开。(不嫌麻烦,无聊之时可以这么做)

逐个打开

高手做法:

情况1:所有Excel文件都要打开。按住Ctrl+A,全选,按回车键打开。

全选

情况2:打开多个连续Excel文件。拖动鼠标,选中要打开的多个Excel文件,按回车键打开。

连续的Excel文件

情况3:选择多个但不连续的Excel文件。按住Ctrl键,鼠标进行单击选中,按回车键打开。

不连续的Excel文件

【注】:情况3,大家会对这种方法觉得效率并不高,还不如直接双击速度快呢。

这样想就错了,为什么呢。大家都知道要打开文件会将文件弹出,影响你对原文件的打开速度。

不信的话,大家可以自己动手试试,看看到底哪种快。

2、打开常用的Excel文件

工作中,我们经常会用到较为常用的Excel文件,或者说使用次数远远大于其他Excel文件。

常用Excel文件

菜鸟做法:不停的翻动文件,找到其文件夹,然后打开自己平时常用的Excel文件。

高手做法:把常用的Excel文件名置于最顶端,方便查找,用时直接打开。

步骤如下:【文件】——【打开】——点文件名右侧的小箭头

操作步骤
常用Excel文件

3、新建一个Excel文件

工作中,很容易会新建一个或多个Excel文件,来进行操作使用。

菜鸟做法:【文件】——【新建】——【选择空白工作薄】

空白工作薄

高手做法:直接快捷键,按住Ctrl+N,迅速生成新的空白工作薄出来。

4、删除多个没用的Excel工作表

日常工作中,有些我们不需要的Excel工作表,我们要对进行删除。

菜鸟做法:老一套,逐个选取——右键——删除,一张张来。

逐个删除

高手做法:先删除掉一个工作表,选取另一个工作表直接按下F4键即可,想删除几个工作表就按几下F4键。(F4键,可以重复)

神奇的F4

【注】:有的人电脑上按住F4键,没有用。尤其是用笔记本的各位,在这里注意了,想要达到F4键的效果。你需要用到另外一个键Fn,按住Fn+F4键就能够达到其效果。

5、选取表格中的某列

平时,我们为了工作需要,选取某列来进行操作其他数据。

某列

菜鸟做法:选取第一行,向下拖动,直至到数据低端。

高手做法:选取第一行,按住shift键不松,双击下边线即可。

6、删除空行

面对表格中隔三差五的空行,我们不需要这些空行,需进行删除。

原件

菜鸟做法:逐行选取一个个删除。

逐行删除

高手做法:

选取首列——按住Ctrl+G键,进行定位——定位条件:空值——删除——整行


结果如下:

结果图

7、插入多行(6行为例)

工作中,经常会遇到要在源数据中插入行数来完善数据。

菜鸟做法:右键——插入,反复重复6次。

高手做法:

做法1:向下选取6行——右键——插入。

选取6行

做法2:选取某一行,将鼠标放置下边线上,按住shift键不松向下拖动即可。(向下选取多少行,就可以向下插入多少个空行)。

8、两个工作表对比

在处理数据过程中,经常会要对两个工作内数据进行查看。

菜鸟做法:看一眼A表,再看一眼B表,在回过头看一眼A表,再看一眼B 表...不停的对两个表进行切换。

高手做法:视图——新建窗口——全部重排——重排:垂直并排,这样就能够同时显示2个工作表。

对比两工作表

9、查看行数、列数

前不久,网络上流传的一段视频,一位国外小伙闲来无事,看看Excel中到底有多少行,有没有底线,然后他就一直拖动鼠标,花费了好几小时才知道最后一行的行数是多少。

行列数

这是不是典型的菜鸟的操作方式呢。

菜鸟做法:一行行向下拖动,直至看到最低行数。列数向右拖动,直至看到列数

高手做法:按住Ctrl+方向键:下键,查看行数。

查看行数

按住Ctrl+方向键:右键,查看列数。瞬间解决这个问题,1秒钟搞定几个小时的操作。

查看列数

10、日常学习心态

菜鸟心态:Excel这么简单不用学习,自己摸索就会了。

高手心态:不会的Excel知识点越来越多,要加油努力学习!


Excel高手要掌握的操作技巧有很多,在这里挑出平时很常用的一些。上述的技巧你会几条呢?

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