平常做文字处理，包括写作方案、报告，都需要在网上查一些东西，做一些笔记，但是好多情况下，为了一个简单的内容或数据，找一个自己过去的文件或笔记要费好长时间，这样不仅浪费了时间，而且使工作过程被打断，使你的工作效能大打折扣。
为什么会出现这种情况呢？一是自己对自己文件夹规划不清，对文件命名没有规范；二是不会利用工具来查找。还有很多情况，不过解决了这两个问题会使工作效能大大提高。建议采用以下几种方法：
一、合理规划文件夹：为自己的主要工作规划文件夹，好多朋友的文件放在一个文件夹里面，致使自己想找资料的时候忙于应付，一旦合理规划的自己的文件夹，说明你对自己所要做的工作有了清晰的结构。
不管如何设计，适合你的就是最好的。
二、采用规范命名的方式来起标题：对于自己写过的笔记、文件、报表使用自己喜欢的统一的命名方式。这样当你查询历史报表和文章的时候，就会很容易地找到你需要的内容。并且，参考历史内容，你现在的工作会变得越来越轻松。
三、善用搜索工具：
朋友们一定用过Windows系统自带的搜索，但我强烈推荐大家使用一款软件：everything。这款软件一打开，上面有一个搜索框。我们已经对文件进行了统一的命名，当查阅文件的时候，你只需要输入一个关键词。下面很快会显示你的电脑里有题目中包含这个关键字的所有文件，例如我搜索我电脑中关于写作的文件，窗口里立即显示所有有关以包含以写作关键字的文章。（由于上传图片太慢，多次发图未能成功，所以略去了图片。）
简单吗？简单。我是自说自话，别笑我。你如果已经会了，读到此请忽略。本文的核心是讲一个快速找到你想要的东西，结构化你的知识。
你所要参考的内容，随时可以点击打开。要点是：你以前把文件名的写规范，然后的一切自然发生。关于everthing这款软件，我不再多说，大家自行搜索，上手很快。
总之，工具总是为工作服务的，当你使用了以上的方法后，再查找起文件来，相信就不会忙手忙脚了。重视使用工具会使工作效能大大提升。
