文 | 琳琳七

我的一个英文老师说，微信就是反映一个人精，神，气最直接的窗口，所以在发文之前最好三思而后行。

其实对于邮件也是这样。

在我们工作往来之中，经常用邮件和同事，上司和客户沟通解决问题。如果在跨国公司，有些同事，你们彼此还从未谋面。这时，邮件就是你的“形象代言人”。有些写得好的邮件，你会觉得如沐春风；有些写得很粗鲁的邮件，你会觉得碰得一脸灰。就好像那些经常在微信上骂家婆，骂老公或是爆发负面情绪的微信那样，一副怒气冲天的骂街形象跃然纸上。

那么怎样才算一封好邮件呢？

The first，who you write to need to be indicated very clearly.

这封邮件你是写给谁的要在主体清楚列出来。不要一句Dear或Dear all就算完事。不要看这个很简单，其实很多人都做不到。很多时候，为了贪图方便，我们就直接reply to all,然后dear all就当这封邮件写完了。经常会看到这样的邮件：to给很多人，然后写dear all,巴拉巴拉……最后就渺无音讯了。

所以最好的做法应该是：你这封邮件是写给谁的，就to谁，然后其它相关人士就放在cc。如果这封邮件是写给两个人以上的，你还可以给名字加亮或是加粗，让收件人知道这件事他或她是owner。

The second, why you write this mail?

为什么你要写这封邮件。当你写的时候可以站在对方的角度或是更大的立场（公司的利益）去阐明。最近公司发生了一件事是这样的。德国的客户有一个很急的订单要急着出货，可是生产过程中，发现有一根线有质量问题，不能继续生产。工程部的同事提议可以换另一个线，但是这个必须得到德国研发部的同意。工程部就把这个来龙去脉在邮件里说明了一通，希望得到同意和回复。可是邮件飞来飞去，始终没有消息。我们客户服务的同事就比较有技巧，她也没有说“尽快回复之类的话”，而是从公司的角度去阐明会发生的后果，并要求今天之内给予答复。这件事情得以顺利解决。

The third, when you need a feedback.

不要说“尽快回复之类的话”，最好说几月几号之内给予回复。

The fourth,Be precise.

言简意赅。

对于要阐述的问题，用言简意赅的语言列出来。在浩如烟海的邮件中，每个人停留在一封邮件上的时间不会太多。

The fifth, check the grammars, typo and attachment.

邮件写好了，发送之前，记得检查一下语法，时态，还有是否有拼写错误。最后还要看看是否附上了你要附上的附件。

总结：

1.写给谁就TO谁，责任明确；
2.这封邮件要解决什么问题；
3.具体的回复时间；
4.言简意赅；
5.检查是否有语法，拼写错误，是否附上了附件。

END.