昨天在微信群里面看到一句特别有趣的话：“世界上最遥远的距离是周一到周五，最短的距离就是从放假到收假。”

对于很多上班族来说，每天都有处理不完的工作，开不完的会议，写不完的报告，总感觉时间不够用。

时间管理的方法学了很多，可是实施起来难度极大，一忙起来，所有的方法和工具都被抛在一边。

早上一睁眼就觉得有好多事情要做，临睡前发现自己都忙成狗了，还觉得荒废了人生，内心无比焦虑。

如果你也曾经或者正在陷入这样的困境，一定要仔细阅读本文。

今天，惊鸿想给大家分享一个全球500强企业员工都在用的工具——GTD工作法，帮助你告别低效工作状态，轻松变身高效达人。

01 何为GTD工作法？

GTD是英文“Getting Things Done”的缩写，意思是把事情做完。

GTD工作法来自于David Allen戴维·艾伦的一本畅销书《Getting Things Done》。这本书的中文译本书名是《搞定：无压工作的艺术》。

在这本书中David Allen提出了GTD这一开创性的效率管理理念。他在序言中写道，学会了这种方法，将会重塑你的工作和生活方式。

关于时间管理，很多人都有一个误区，认为时间管理就是要像排课程表一样，把每天每个时间段要做什么事情列清楚，然后对照计划去执行。

这样做的好处是每个时间段要做什么事，都一目了然；坏处是如果因为计划不准确，导致某件事情没按时完成，就会造成任务积压，影响每日计划的完成。

要改变这种现状，你只需要一个改变，养成一个列任务清单的习惯。

然后让所有待处理的事情在你的日历本上展开，并且每次只做一件事情，通过这样的习惯有效的解放你的大脑。

这种有意识的行为管理，就是当下流行的GTD工作法，这是一种消灭压力的高效工作方法。

DavidAllen认为，压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。

试想一下，当你总是有很多事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响眼前的工作，要么就是会忘记了去做。

GTD的核心理念在于我们可以通过列任务清单做记录的方式把头脑中的各种所有事情移出来，让我们的头脑不用塞满各种需要完成的事情，可以心无挂念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。

简单来说，把你需要做的事情列出来并逐一处理它们。GTD用一个逻辑严谨的流程，去捕捉我们工作和生活中处理的所有事情，把它们整理进任务清单，再定期检视和处理。

02  如何使用GTD？

通过上面的流程图，我们可以看出GTD工作法可分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

第一步：收集把我们需要处理的所有事务，全部列举出来，建立任务清单。收集的关键在于用记录的方式，把所有的工作赶出你的大脑。

第二步：整理定期或不定期对所有需要处理的事务进行整理。看看哪些事情是可以马上付诸行动的，哪些事情是没办法做的，哪些事情是不需要做的，做一个分类整理。对于不能做的，可以进一步分为参考资料、日后需要处理以及垃圾三类。对于可做的任务，还需要考虑这个行动是否可在两分钟内完成？如果可以，则立即行动完成它，如果不行就对下一步行动进行组织。

第三步：组织组织是GTD中的最核心的一个步骤。这一步需要将能做但无法在两分钟内处理的事，按紧急情况分类，一部分指派别人，一部分做出项目计划，组织相应的行动方案。等待清单就是那些委派他人去做的工作，日程表则是那些需要在指定时间完成的任务，而下一步行动则是需要尽快完成的任务。

第四步：回顾前面已经将工作清单分为：委托他人、延迟处理、定期处理。我们还需要阶段性地去回顾一下这些事情的进度，防止忘记自己的工作。通过定期回顾，来优化我们的工作事项。

第五步：执行开始行动，把待处理的工作任务逐一完成。

03 掌握GTD的三个关键原则

在《搞定：无压工作的艺术》书中，作者指出GTD是一套系统的方法，要想用好，需要掌握三个原则。

原则一：养成收集的习惯

DavidAllen认为，焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由缺乏控制、组织、准备和行动引起的。减少工作中的焦虑和压力的有效办法之一，就是把一切分散注意力的事情全部放进“工作篮”。

当你把所有的待处理的事务从大脑中清理出来，重新审视它们，你就能做到全盘分析、客观判断，你就会清楚哪些是可以立刻实施的，哪些是应该拒绝的，哪些是需要重新商定的。

所以，我们养成收集的习惯，就可以时刻清空大脑的“内存”，并随时将各种任务收入到“工作蓝”中。

原则二：确定“下一步行动”

马克·吐温曾说过“在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成易操作的小任务，然后立即实施其中第一项内容。”

从最基础的层面入手，定义出行动的具体计划，并将行动提示信息有效地组织和管理起来，这是我们提高工作效率、营造轻松内心环境的关键。

明确事务的目标，确定下一步行动，这才能最大限度地提高工作效率。

如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层。当明确了下一步行动后，我们就可以在处理事务的过程中，澄清问题、明确责任、提高效率。

原则三：学会关注结果

理想主义者认为，短期的问题无关紧要；愤世嫉俗之人相信，长期的目标没有什么了不起；而现实主义者认定，短期问题的处理，决定了长期目标的实现。结果和行动是紧密联系、相互影响的。

只有当我们对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有我们清楚的知道该如何行动的时候，结果和现状才能联系起来。

GTD强调的结果型思维，要求我们在考虑事务时，学会有效地捕捉、理清、组织整理事务，以及评估结果，以便我们能更清晰地思考，并有效的去改善我们的生活体验。

总结一下：

GTD是一种高效工作方法，能轻松帮助你提升头脑的潜能。GTD 工作法核心其实就是两点：

1)清空你大脑的内存。把所有要做的事情分门别类，存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去，释放大脑的存储空间。

2）把所有的待办任务转化为具体行动。只有把待办任务和事项都具体化，我们才会清楚优先做什么，才能有效提高工作效率。

GTD工作法通过创建任务清单来减少压力和提高效率，让我们能够集中精力，高效地去完成当前的任务，而不会因为堆积如山的工作感到焦虑与压力。

文/惊鸿      图片/来自网络

作者 | 惊鸿，爱阅读爱写作爱分享的职场女性，主业是项目管理咨询管理和培训讲师，当当网认证荐书官。欢迎关注微信公众号：惊鸿伴你终生成长。持续分享阅读写作、个人成长和职场干货。