进入职场后的感悟回顾(一)

正式进入职场也差不多半年了,临近年末,想逐步回顾一下这份工作带给自己的变化。时间关系,分批记录。

首先让我感触比较深、也是自己变化比较大的一点是:我对写邮件的规范性,尤其是对如何措辞的敏感度大大提升。

拿最近的例子来说,在处理一个业务的时候,日本方让我协助他们把处理那个案件的结果告知中方客户,希望我协助和中方做调整。

我在最开始的邮件中写到:

……日本认为这两个案件还是分开处理比较好。因为这个案件已经……如果再和其它案件混搭起来处理会比较麻烦。

上司看了第一句之后就说:“‘分开处理比较好’”显得太口语化了,邮件中尽量不要出现这么口语化的词汇。然后把“比较好”删去了,把那句话改成了“需要分开处理”。

“‘需要分开处理’,这语气不是很强硬吗?”我反问道。

“你觉得语气很强硬?”

“因为藤井在邮件里不是说希望我们帮助协调一下,和东风商量吗?这感觉有点像是很坚定,没有回旋余地说不可以了。”

“因为这件事本来就很麻烦,如果你不这样说,让他们觉得还有余地选择别的,一来一回更麻烦。”

后面又看到上司把我写的“比较麻烦”改成了“相当麻烦”。

还有几个差不多意思的词语,上司也把它们删了,说:“商务邮件要尽量简洁,凝练,不要写那么冗赘”。

之前英国方提供的资料出现了一些错误,我一连写了几个问句,上司说不要连续写那么多问句,显得有点咄咄逼人,会让对方有压力……

还包括结论先行,再附加写原因;按开头,正文,结尾分段写;说明事情时尽量不要纯说让对方怎么做,附件添上实际业务的例子或截图,方便对方马上动手去做等等。

诸如此类,在此前看来很简单普通、不怎么在意的措辞,我现在都会加以斟酌考量,反复斟酌怎么措辞才能让对方更清楚明白,更容易接受,最有效率地达到我们最想要的效果。

越来越感受到措辞的力量,对文字、对说话这件事情也越来越看重。

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