11/70,小自班006,如何用滴答清单创建四象限系统来管理时间和任务(初级版)

四象限法则是一种常用的时间管理理论,它将需要处理的事按“重要”和“紧急”两个维度划分,并对应到四种待处理状态中,可以帮助我决定下一步应该做什么。

图片发自简书App

通常,我需要马上执行“急事”,确保它们不会延期,比如:银行账单要付,长辈生日要到了需要购买礼物。但“要事”比“急事”更重要,需要马上执行的“急事”往往曾经也是“要事”,早点把“要事”做完就不会有deadline的焦虑了。

在实际情况中,恼人的“烦事”会比预期多。这些突发事件本不在你的计划中,但又不得不尽快解决,比如:老板的非工作指令,亲朋好友各种咨询求助。第三象限的事最具有欺骗性,因为需求很迫切会让我产生“这很重要”的错觉,其实这是别人很重要的事,而不是我的。因而一定要减少在这个象限的停留时间。

《自控力》一书中也提到“善之恶”,忙碌之后我就想可以看看电影、约朋友吃饭聊天放松放松......忙碌之后确实需要缓缓,反而更容易失控。提醒自己还有第一象限里的“要事”要处理,关注重要并紧急的事。尽量减少在第三象限的忙碌,尽早处理第二象限的事情,第四象限的事最好不接受。

合理分配时间,去做对我而言重要的事情,才是四象限理论的核心。

前天看了古典老师的时间管理利器展,就选择了滴答清单来尝试四象限法则。决定先学会基础版,再进阶高级版。

如何利用滴答清单创建四象限系统

滴答清单可以快速搭建起简易的四象限任务系统。只需要做好以下四步,就能在滴答清单里实践四象限了:

1. 创建四个清单,对应四个象限
2. 将这四个清单放进同一个文件夹“四象限”
3. 将收集箱的任务移动到对应清单
4. 每天在“四象限”文件夹下查看并及时调整任务的状态

在处理收集箱前,先在侧边栏创建四个清单,分别和四个象限对应。然后为它们创建文件夹“四象限”。

图片来自滴答清单
注:长按清单A并拖放到清单B上即可为清单A和B创建文件夹。

推荐给清单设置不同的颜色,更好的区分任务在哪个象限。以后每天处理收集箱时,就可以将任务逐条移动到对应的清单内。

今天给女友买生日礼物 → 重要且紧急
打电话给小文帮忙购买《哈利波特 8》英文原版书 → 重要不紧急
明天下午2点去面试 → 重要且紧急
买回家的火车票 → 重要不紧急
帮赵星问推荐信的书写要求 → 不重要但紧急
预定纪念款球衣 → 不重要不紧急

在“四象限”文件夹的“所有任务”中,选择「按清单排序」,就能清晰的看到每个象限中都有什么事情。

图片来自滴答清单

注:当某件事情从某个象限转化到其他象限时,你可以直接在文件夹的“所有任务”中,长按这条任务,并拖动到对应的清单,如果需要提醒,记得给任务设置好日期和时间

接下来,就可以每天查看、处理并调整任务——做完的事情及时打勾,有变更的事情及时移动。

优先执行重要且紧急的事件

尽量提前规划重要不紧急事件,在它们变得紧急前就完成

如果可以的话,试着将不重要但紧急的事情交由他人处理,或者学会对别人的请求说 Sorry

需要控制去做不重要不紧急事件的时间,不要过度放松

在滴答里实践四象限系统,我要马上去试试。

最后提醒自己四象限的核心:去做对我真正重要的事儿,我的时间我安排。

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