职场经验之二:多年办公室工作的三点感悟

作为一名办公室的老兵,本人就如何搞好参谋服务,谈三点自己的感悟。

第一点感悟,就是从事办公室工作,首先要胸怀全局,放眼长远,先谋而后动

人们常说,办公室担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号司令的任务,是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。它要按照单位领导的指令安排部署一个时期的工作,并抓好贯彻落实,为领导起参谋助手作用,为部门起协调服务作用。事实确实如此。就办公室而言,要担负起这些重要职责,那么其工作人员特别是主任,就必须胸怀全局,放眼长远,谋之而动。

胸怀全局,就是对机关单位的全部工作要了然于胸,各位领导的分工、委室的任务等都要掌握,这样才能在制定机关全年工作计划、阶段性安排和落实重点工作时,不漏不错,有序实施;胸怀全局,就是对监督对象的工作要相当的熟悉,因为监督工作在机关单位工作中比重较大,知晓机关单位要干什么、在干什么,才能确定要监督什么,才能有的放矢搞好监督,不与监督对象错位和撞车;胸怀全局,就是对本地的发展目标、中心工作、重点任务,以及机关单位在本地工作中扮演的角色等,要有充分了解,要在这种大环境中定位和部署工作,唯其如此,才能与党委同心,与政府同力,与地方发展同向;胸怀全局,就是要对党的路线方针政策和国家的法律法规有有基本的了解,要在大政方针的指导下和国家法律的规范下,明确机关单位的工作任务。只有这样,才能协助机关单位领导把握好机关单位工作方向和根本任务。

放眼长远,就是要看到本地方经济社会的发展趋势,今后地方要重点解决的问题,人民群众的迫切要求,在此基础之上,来确定地方机关单位一届内或若干年内应当完成的一些大事。就是要以开拓创新的精神,运用新思维、采取新措施,推动机关单位工作开创新局面。我们机关单位多年来能够得到上级和广大人民群众的充分认可,就是本着全局性思维和长远性考虑来开展工作的。办公室在推动机关单位重要思路的形成、重大举措的出台方面,是积极主动做了大量工作的,提出了不少建设性意见,并得到了领导的赞同。

先谋而后动,就是办公室要预先或超前提出机关单位年度工作的计划安排,包括分月的工作安排,提出为完成任务必须采取的措施和办法,然后在计划安排通过之后,不折不扣地去抓落实。一方面要按进度提醒领导某阶段应完成什么事,向领导汇报工作的开展情况,听取下一步的工作指示;一方面要协调各委室的工作,协调与地方其他部门单位的关系,商榷有关事项;一方面办公室要起表率作用,及时圆满地完成自身的工作任务,该加班的加班,该吃亏的要多吃亏,不忘吃亏是福的洪商文化精髓。

第二点感悟,就是从事办公室工作,应当边动边谋,动谋结合,以动验谋,以谋制动

一个单位的各项工作,不是一成不变的,是动态进行的,许多情况都是在不断变化的。为达到既定目标,同时又要适应变化的情况,作为办公室,就必须随势而动,因事而谋,在动态的工作中完成静态的目标任务。

所谓边动边谋、动谋结合、以动验谋、以谋制动,指的是办公室在工作中,为完成目标任务应当采用的工作方法。简言之,就是要遵循实践、认识、再实践的原则,边工作边思考,边反思边工作,及时总结、运用经验,发现、解决存在的问题,为领导决策和总结情况提供科学翔实的参考依据。特别是一些重要的、全局性的工作,如重要的会议和执法检查、情况调研,办公室在协同设计方案、执行方案中,首先要出好的点子,其次要针对工作进程,不断发现问题,及时纠正失误,弥补漏洞,将失误减小到最低程度,使工作做得更深入、更细致和更完善。一般来说,需要办公室办理和落实的重要的事情,都应当三思而行,边行边思,思而改之,改而善之。办公室要把一项活动、一个任务当成一件精美的工艺品来做,费尽心事,百般雕琢,要做得让人赏心悦目,交口赞叹。要做到这点,前提就是办公室工作人员敬业精神要强,业务知识要丰富,工作方法要正确。如果一个单位有这样的办公室工作人员,领导的工作实绩和档次也就相应的得到提升,领导还有什么不放心的呢?

第三点感悟,就是从事办公室工作,有时需要只谋不动,有时又需要动而不谋

一个单位的工作是纷繁复杂的,领导的工作、同事们的工作,其性质、重要程度都不一样。办公室又是“不管部”,没人管的事都交给了办公室。而且不同的领导有不同的个性和风格,有的喜欢个人作主,有的乐于集智。面对复杂世事,办公室工作人员在坚持做人做事底线的前提下,既要有原则性,也要有灵活性,善于随机应变,学会因人办事,协调处理各种人际关系,达到搞好参谋和服务的目的。该谋则谋,不事事谋,该服务则服务,不样样都服务。

    只谋不动,就是只出点子、想办法、提建议,不需要自己去做。例如,领导打算做一件事情,或准备拟一项决策,他只想听听你的意见,并不要求你去做,这时你的任务就是尽己所能提出有见地的意见和看法。至于是否采纳,怎么去做,不是你的事情,也就没必要争着去做了。又例如,同事因工作上的事情真心向你请教,你就只管说自己的看法就是了,他听后是否照办和怎么办,当然是他的事了,不用你做。尤其是领导层面的事,尚未决断的重大事项,办公室工作人员至多提些建议,不必亲历亲为。如果硬要争着做,往往会适得其反,自找麻烦。

动而不谋,就是埋头拉车,按指令认真做事,搞好服务工作。其实,办公室大部分工作是这样。比如,大政方针已非常清晰,工作任务已十分明确,方案做得相当具体,时间要求又特别紧迫,这时办公室工作人员就没必要多嘴多舌、指手划脚了,抓紧时间踏实做事就是,圆满完成任务才是硬道理。又比如,一些领导不喜欢别人干预他的思路和想法,愿意自己思考作主,然后交办工作人员去做。这时,办公室工作人员听懂弄明白后照着去做就行了。当然,碰到不属自己职权或能力范围内解决的事,应当及时向领导讲清楚,由领导再做决断,以免贻误事情。还有,有的领导交办事情,只要结果,不问过程,工作人员就应当明白领导意图,充分发挥主观能动性,把事情办好,而不要时时请示,处处汇报,特别是不能把鸡毛蒜皮的问题矛盾交给领导,自己却没有主张,要领导帮你解决。如果在事情办理过程中或办理之后,发现领导的想法、方法与事实不符,有不妥之处,那么不管领导是否愿意听,还是要采取恰当的方式提出来,但要让领导明白你是坚决执行他的指令的,只不过是要让指令得到顺利执行并得到好的结果才提出建议意见。我想,绝大多数领导是不会拒绝下属善意的中肯的建议意见的。对于一些重大工作事项,你对办理的方式方法和结果有自己的看法,领导当下或许不予重视,那么你可以在相应的会议上,或做总结订计划的时候,再行提出来,若是正确的东西,大多数领导会接受的。

总之,办公室的参谋服务工作是一档实事,又是一门学问、一种艺术,要做好并得到各方满意,很不容易。从某种意义上说,从事办公室工作,真的无过便是功。能得到几句赞赏,已经是莫大荣幸了。但不论如何,办公室当高参、设大谋、勤服务,是工作职责之所在,无法推托得掉。

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