上一篇文章里，我们已经迈出了在 Notion 中搭建个人事务管理系统的第一步，完成了任务数据库页面的创建，知道了怎样定义 table 字段，并且实现了几个用公式计算的字段。同时也提出了疑问，在使用这个页面做任务管理时，任务的粒度应该怎么确定？对于一些可以拆分成多个子任务的复杂任务来说，应该怎么管理才合理？

在本篇文章中，我们带着问题，来了解一下什么是 P.A.R.A 方法，它究竟能为我们搭建事务管理系统提供什么样的理论依据。

P.A.R.A 方法 - 一种管理数字化信息的通用系统

一种管理数字化信息的通用系统，这是 P.A.R.A 方法 的提出者，著名生产力专家 Tiago Forte 的定义。以下内容翻译自官方网站：

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想象一下一个完美的管理系统。它支持并增强了您所做的工作，准确地告诉您应该将一条信息放在哪里，以及在您需要的时候在哪里找到它。
这个系统必须是：

• 通用，包含任何来源的任何可以想到的信息
• 灵活，能够在现在和将来参与任何项目或活动
• 简单，不需要任何超过最低限度的耗时的维护、编目、标记或重新组织
• 可操作，与任务管理方法和项目管理方法无缝集成
• 跨平台，能够与任何已有或尚未开发的应用程序一起使用
• 以结果为导向，用一种可以支持交付有价值工作的方式组织信息
• 模块化，允许根据当前任务的需要隐藏或显示不同级别的详细信息
• 机会主义，从好的意义上讲，利用已经完成的工作，而不是开销专门的时间

我相信我已经开发了一种管理数字信息的系统，它满足了所有这些要求。在向各种各样的人介绍了几年之后，我相信它是有效的。在这篇文章中，我将尝试向你展示如何做到这一点。

P.A.R.A 代表 Projects - Area - Resources - Archives，这四个顶级类别涵盖了您在工作和生活中可能遇到的所有类型的信息。

让我们从定义开始。这些都是非常精确的表述：

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Project 是“与一个目标相关的一系列任务，有最后期限”。
比如：完成应用程序模型；开发项目计划；执行商务发展活动；撰写博客文章；敲定产品规格；参加会议

Area 是“一组活动范围，有一个需要长期保持的标准”。
比如：健康；财务；职业发展；旅游；爱好；朋友；公寓；汽车；生产力；直接报告；产品开发；写作

Resource 是“持续感兴趣的话题或主题”。
比如：习惯养成；项目管理；超人类主义；咖啡；音乐；园艺；网络营销；搜索引擎优化；室内设计；建筑；笔记

Archive 包括“来自其他三个类别的非活动项目”。
比如：已完成或不活动的项目；您不再致力于维护的领域；您不再感兴趣的资源

让我们来看一个可视化的比喻：

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我们每天都在完成任务，这些任务自然而然地分组成项目，这些项目属于我们的责任领域。

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例如，您可能发现自己正在撰写一篇博客文章的初稿，该文章与项目“产品 x 发布”相关联，后者属于一个名为“产品开发”的责任领域。这可能只是你在工作中负责的几个活动领域之一，还有“商业策略”、“招聘/人事安排”和“财务报告”。在你的个人生活中，你还有更多的领域，比如“育儿”、“爱好”和“公寓”。

项目 vs. 责任领域
这些定义看起来相当简单，但我想集中讨论项目和责任领域之间的差异。经过多次尝试和错误，看到许多人努力区分他们，让我开始相信，即使是最小的混淆这两个类别，也是很多个人生产力问题的一个根深蒂固的原因。

让我们把这两个类别的定义分成两部分：

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一个项目要有一个实现目标————一个将要发生的独立事件，允许这个项目被完全删除并从列表中删除。这个目标应该在一个特定的时间点实现。它有一个最后期限或时间框架，无论是外部的还是自我强加的。

相比之下，责任领域有一个标准需要维持。而且没有结束日期或最终结果。你在这方面的表现可能会随着时间的推移而起起伏伏，但是这个标准会无限期地持续下去，并且在任何时候都需要一定程度的关注。

项目总是可以归属于某个责任领域，举几个例子：

• 跑马拉松是一个项目，而健康是一个领域
• 出版一本书是一个项目，而写作是一个领域
• 节省3个月的开支是一个项目，而财务是一个领域
• 去泰国度假是一个项目，而旅游是一个区域
• 计划周年晚宴是一个项目，而配偶是一个领域

在所有这些示例中，项目都有完成日期。它们要么是完整的，要么是不完整的。另一方面，责任领域有必须无限期维持的实行标准。

问题的答案

等等，原文还很长，但是到这里为止，我想已经找到答案，现在可以回到我们的问题了。

首先从上面的原文翻译中总结一些和事务管理相关的关键信息：

• 项目必须有一个目标，包含一系列任务，并且有最后的结束日期，可以归属于某个领域。
• 领域是一组活动范围，有一个需要长期保持的标准，没有结束日期或最终结果。

再来回答开头的问题：

• 问：做任务管理时，任务的粒度应该怎样确定？
  答：从 P.A.R.A 方法中可以看到，我们需要管理的不仅仅是任务，如果只用任务一个笼统的概念，它的粒度可大可小，大任务可能由许许多多小任务共同组成，需要完成每个小任务才能完成目标，而小任务可能是一个独立的原子动作，或许只需一分钟就可以完成。因此，为了有序且结构化的进行事务管理，还需要引入项目和领域两个概念。从范围由小到大的顺序，应该是任务=>项目=>领域。
• 问：对于一些可以拆分成多个子任务的复杂任务来说，应该怎么管理才合理？
  答：有了上一问题的答案，这个问题自然有了答案的标准。对于复杂任务，应该将它定义为由多个任务组成的项目。任务应该尽可能贴近一次操作或者多次重复操作就能完成的粒度，比如打一个电话，背 100 个单词，洗一堆衣服，开一个例会等等。

现在我们一定会发现，上篇文章里将“创建个人事务管理系统”作为一项任务定义在任务数据库中，无法很好的进行管理和跟踪，因为“创建系统”是一个复杂的过程，应该可以拆分为很多粒度更小的任务。而且，它有明确的目标，有最后的结束日期，所以，更应该作为一个项目来管理。

在下篇文章中，我们会将项目这一概念引入到系统中。